Uredba o varstvu dokumentarnega in arhivskega gradiva

Ta uredba podrobneje opredeljuje ustvarjalce arhivskega gradiva, zajem, pretvorbo in hrambo dokumentarnega in arhivskega gradiva v digitalni obliki ter izvajanje spremljevalnih storitev, urejanje, vrednotenje in uničenje dokumentarnega gradiva ter odbiranje arhivskega gradiva, izročanje arhivskega gradiva, hrambo in materialno varstvo dokumentarnega in arhivskega gradiva ter arhivske depoje, varstvo filmskega arhivskega gradiva, varstvo zasebnega arhivskega gradiva, strokovno obdelavo arhivskega gradiva, evidence, uporabo arhivskega gradiva, registracijo ponudnikov opreme in storitev, certificiranje opreme in storitev, registre elektronske hrambe ter delo arhivske komisije, Sveta direktorjev in Arhivskega sveta.

(1)Izrazi, uporabljeni v tej uredbi, pomenijo:

-        informacijski sistem je informacijski sistem za upravljanje dokumentarnega in arhivskega gradiva v elektronski ali fizični obliki, zajemanje gradiva v digitalno obliko ali pretvorbo iz ene v drugo digitalno obliko, hrambo in uporabo,

-        imetnik je pravna ali fizična oseba oziroma skupina oseb, ki hrani arhivsko gradivo in ni nujno ustvarjalec tega gradiva,

-        istovrstne osebe so osebe, ki opravljajo istovrstno dejavnost oziroma jih povezuje vsebina ali področje njihovega dela,

-        izvirnik je vsak primaren oziroma izviren zapis ne glede na pisno osnovo in način zapisa,

-        minister je minister, pristojen za arhive,

-        ministrstvo je ministrstvo, pristojno za arhive,

-        metapodatki so podatki o drugih podatkih, ki opisujejo vsebino, strukturo in okoliščine nastanka dokumentarnega in arhivskega gradiva, njegovo upravljanje in uporabo,

-        popisna enota je vsebinsko zaključena enota ureditve arhivskega gradiva, ki je bila oblikovana pri ustvarjalcu arhivskega gradiva ali pozneje v arhivu v kontekstu popisovanja,

-        reprodukcije so vse oblike kopij dokumentarnega in arhivskega gradiva, ki delno ali v celoti povzemajo vsebino zapisa, iz katerega je bila kopija narejena (na primer fotokopije, natisi, prenosi, mikrofilmski posnetki, fotografije, diapozitivi, digitalizirani posnetki, tonski in vizualni posnetki),

-        tehnična enota je oprema za arhivsko gradivo (na primer arhivske škatle, filmske škatle in druga oprema) iz kemično obstojnih materialov, ki mora ustrezati velikosti in obliki gradiva, oziroma sprejemni informacijski paket za arhivsko in dokumentarno gradivo v digitalni obliki,

-        ustvarjalec je pravna oseba, njena organizacijska enota ali fizična oseba oziroma skupina oseb, pri kateri nastaja dokumentarno gradivo, iz katerega se odbira arhivsko gradivo, ki se v skladu z zakonom izroča pristojnim arhivom,

-        zakon je Zakon o varstvu dokumentarnega in arhivskega gradiva ter arhivih (Uradni list RS, št. 30/06 in 51/14).

(2)Drugi izrazi, uporabljeni v tej uredbi, imajo enak pomen, kot ga imajo v zakonu.

(1)Pristojni arhivi vodijo register ustvarjalcev arhivskega gradiva, ki ga upravlja državni arhiv. Vpis in spremembe v registru ustvarjalcev izvede upravljavec na predlog pristojnega arhiva.

(2)Ustvarjalce, za katere pristojni arhiv na podlagi zakona ugotovi svojo pristojnost, se v register vpiše in izbriše s sklepom, razen ustvarjalcev, ki so neposredni in posredni proračunski uporabniki ter politične stranke, ki so v register neposredno vpisani oziroma izbrisani na podlagi podatkov iz uradnih evidenc, ki jih predpisuje zakon.

(3)Register se vodi v elektronski obliki.

(1)Za vpis v register pristojni arhivi posredujejo naslednje podatke:

-        naziv in naslov sedeža ustvarjalca,

-        matično številko ustvarjalca,

-        klasifikacijo ustvarjalca iz standardne klasifikacije dejavnosti,

-        pristojni arhiv in pristojne arhiviste,

-        naziv, naslov sedeža in matično številko imetnika, če to ni ista oseba kot ustvarjalec,

-        datum in evidenčno oznako veljavnih pisnih strokovnih navodil o odbiranju arhivskega gradiva iz dokumentarnega gradiva.

(2)Poleg elementov iz prejšnjega odstavka se vpisuje še:

1.pri pravnih osebah javnega prava in zasebnega prava ter fizičnih osebah, ki so nosilci javnih pooblastil ali izvajalci javnih služb:

-  datum začetka, vsebina in obdobje veljavnosti podeljenega javnega pooblastila oziroma datum začetka, vrsta in obdobje izvajanja javne službe,

-  številka in datum sklepa o vpisu v register;

2.pri političnih strankah:

-  datum vstopa in izstopa stranke v Državni zbor Republike Slovenije;

3.pri pravnih osebah, ki so pridobile status delovanja v javnem interesu:

-  datum pridobitve statusa delovanja v javnem interesu,

-  področje, za katerega so pridobile status,

-  obdobje, za katerega je status podeljen,

-  številka in datum sklepa o vpisu v register.

(3)Podatki se pošljejo na predpisanem obrazcu, ki je objavljen na spletni strani državnega arhiva, in so javno dostopni.

(1)Pristojni arhivi v okviru registra iz prejšnjega člena vodijo dosjeje ustvarjalcev arhivskega gradiva, za katere so pristojni.

(2)Dosjeji vsebujejo:

-        seznam dokumentov v dosjeju,

-        podatke o nazivih, notranji organizaciji, pristojnostih in delovanju,

-        podatke o imetniku gradiva, če ni ustvarjalec,

-        podatke o osebah, odgovornih za izvajanje obveznosti iz sedmega odstavka 39. člena zakona,

-        kopije izdanih pisnih strokovnih navodil in dodatnih pisnih navodil za odbiranje arhivskega gradiva ter strokovno tehničnih navodil,

-        osebno ime arhivista oziroma arhivistov, ki so pristojni za arhivsko gradivo ustvarjalca.

(3)Poleg podatkov iz prejšnjega odstavka so v dosjejih lahko tudi drugi podatki, pomembni za strokovno obravnavo, na primer:

-        dokumentacija o statusnih spremembah ustvarjalca ali spremembah pri poslovanju,

-        podatki o hranjenju, materialnem varstvu in urejenosti dokumentarnega gradiva,

-        podatki o upravljanju z dokumenti (pisarniškem poslovanju), vrstah evidenc in načinih razvrščanja,

-        podatki o odbranem arhivskem gradivu, ki še ni bilo izročeno arhivu,

-        zapisniki o opravljenem strokovnem nadzoru in zaznamke o pojasnilih.

(4)Poleg zahtev iz drugega odstavka dosjeji vsebujejo še:

1.pri političnih strankah:

-  statute stranke,

-  osebno ime zastopnika stranke;

2.pri osebah zasebnega prava, ki so na podlagi zakona pridobile status delovanja v javnem interesu:

-  sklep o vpisu v register ustvarjalcev;

3.pri pravnih osebah zasebnega prava ter fizičnih osebah, ki so nosilci javnih pooblastil ali izvajalci javnih služb:

-  sklep o vpisu v register ustvarjalcev;

4.pri pravnih osebah zasebnega prava in fizičnih osebah, katerih dokumentarno gradivo je bilo z odločbo razglašeno kot arhivsko gradivo:

-  odločbo o razglasitvi;

5.pri javnopravnih osebah, ki so pridobile dovoljenje za lastno varstvo arhivskega gradiva:

-  odločbo pristojnega ministra za lastno varstvo arhivskega gradiva,

-  podatke o strokovni usposobljenosti osebe, ki je odgovorna za arhivsko gradivo.

(1)Vsaka oseba iz prvega odstavka 17. člena zakona mora v zvezi z varstvom dokumentarnega in arhivskega gradiva v digitalni obliki:

-        določiti obseg poslovanja, ki bo urejen z notranjimi pravili,

-        popisati vrste in vire dokumentarnega in arhivskega gradiva v digitalni obliki,

-        pripraviti oceno tveganj in ukrepe za njihovo upravljanje,

-        izvesti oceno veljavnega informacijskega sistema in informacijske varnosti,

-        določiti zahteve za zajem, hrambo in spremljevalne storitve (pravne, poslovne, tehnološke),

-        pripraviti načrt za zajem, hrambo in spremljevalne storitve ter vzpostavitev oziroma prenovo informacijskega sistema.

(2)Vse faze iz prejšnjega odstavka morajo biti ustrezno dokumentirane.

(3)Način in obseg izvedbe posameznih faz priprave na zajem, hrambo in spremljevalne storitve sta opredeljena s pravilnikom, ki ureja enotne tehnološke zahteve.

(1)Notranja pravila iz zakona so − glede na to, kdo jih je pripravil in čigavo je gradivo, katerega upravljanje urejajo − lahko notranja pravila za lastno poslovanje, notranja pravila za izvajanje storitev ali vzorčna notranja pravila.

(2)Oseba iz 17. člena zakona na podlagi ugotovitev iz faze priprave na zajem in hrambo oziroma spremljevalne storitve pripravi in sprejme notranja pravila ali prevzame vzorčna notranja pravila.

(3)Če oseba prevzame vzorčna notranja pravila, jih mora prevzeti v celoti. V prevzetih notranjih pravilih oseba skladno z navodili pripravljavca vzorčnih notranjih pravil prilagodi samo tiste določbe ali dele določb, ki se nanašajo na njen status, notranjo organizacijo ali druge notranje lastnosti. Take spremembe ne smejo v ničemer vplivati na kakovost varstva dokumentarnega in arhivskega gradiva.

(4)O prevzemu potrjenih vzorčnih notranjih pravil mora oseba obvestiti državni arhiv ter sporočiti naslednje podatke: naziv osebe, ki je prevzela notranja pravila, njen sedež oziroma naslov, matično številko pravne osebe, poštni naslov, elektronski naslov, ime lastnika vzorčnih notranjih pravil, številko in datum odločbe potrditve vzorčnih notranjih pravil.

(5)Osebe lahko pripravijo in vložijo v potrditev državnemu arhivu vzorčna notranja pravila, ki jih istovrstne osebe prevzamejo skladno s prejšnjim odstavkom.

(6)Način prevzema vzorčnih notranjih pravil je podrobneje opredeljen s pravilnikom, ki ureja enotne tehnološke zahteve.

(1)Notranja pravila morajo vsebovati najmanj:

1.določbe o notranji organizaciji ter usposobljenosti in odgovornostih osebja za vse aktivnosti, urejene z notranjimi pravili;

2.določbe o upravljanju dokumentarnega gradiva, kar obsega najmanj: a)    določbe o vrstah dokumentarnega gradiva in njegovih lastnostih, b)    določbe o razvrščanju oziroma organizaciji dokumentarnega gradiva, c)    določbe o evidentiranju dokumentarnega gradiva, d)    določbe o izločanju in uničevanju dokumentarnega gradiva, ki mu je pretekel rok hrambe;

3.določbe o zajemu in hrambi dokumentarnega gradiva, kar obsega najmanj: a)    določbe o načinu izvajanja zajema in hrambe, b)    določbe o kontrolnih aktivnostih, c)    določbe o dokumentiranju izvajanja zajema in hrambe;

4.določbe o spremljevalnih storitvah: a)    določbe o obsegu in načinu izvajanja spremljevalnih storitev, b)    določbe o kontrolnih aktivnostih, c)    določbe o dokumentiranju izvajanja spremljevalnih storitev;

5.določbe o infrastrukturi informacijskega sistema in njegovem upravljanju, ki obsegajo osnovne tehnične in postopkovne lastnosti ter podatke o ravni varnosti in zanesljivosti infrastrukture, kar obsega najmanj: a)    določbe o oceni in upravljanju tveganj, b)    določbe o prostorih in lokacijah, c)    določbe o fizičnem in tehničnem varovanju prostorov in infrastrukture v teh prostorih, d)    določbe o razvrstitvi informacijskih virov in njihovem upravljanju, e)    določbe o preizkušanju ustreznosti infrastrukture ali njenih delov, f)     določbe o varnostnih nastavitvah ter uporabi informacijsko-komunikacijskih sredstev in opreme, g)    določbe o notranjem nadzoru delovanja informacijskega sistema, h)    določbe o ukrepih ob nepredvidenih dogodkih in okrevalnem načrtu, i)      določbe o upravljanju sprememb;

6.določbe o periodičnem spreminjanju in dopolnjevanju notranjih pravil ter njihovi veljavnosti;

7.določbe o notranji in morebitni zunanji presoji izvajanja notranjih pravil.

(2)Kadar notranja pravila obravnavajo arhivsko gradivo, morajo vsebovati še najmanj: a)     določbe o sodelovanju s pristojnim arhivom, b)     določbe o odbiranju arhivskega gradiva iz dokumentarnega gradiva, c)     določbe o izročanju arhivskega gradiva pristojnim arhivom.

(3)Osebe, ki poslujejo v skladu s predpisi o upravnem poslovanju oziroma predpisi o poslovanju pravosodnega organa, se glede določb prvega in drugega odstavka tega člena lahko v notranjih pravilih sklicujejo na interne predpise.

(4)Vzorčna notranja pravila morajo biti sestavljena tako, da jih osebe lahko prevzamejo v celoti in nedvoumno glede vseh dejavnosti, katerih izvajanje načrtujejo, ter morajo poleg določb iz prvega in drugega odstavka tega člena vključevati še navodilo za prevzem, ki vsebuje najmanj: a)     opis postopka izvedbe predhodne priprave, b)     opis postopka prevzema vzorčnih notranjih pravil, c)     določitve dovoljenega obsega prilagoditve določb ali delov določb, ki se nanašajo na status, notranjo organizacijo ali druge notranje lastnosti osebe, ki prevzema vzorčna notranja pravila (personalizacija), d)     opozorilo, da mora oseba, ki prevzema vzorčna notranja pravila, o prevzemu obvestiti državni arhiv.

(5)Podrobna opredelitev vsebine notranjih pravil glede na njihov namen in področje urejanja je sestavni del pravilnika, ki ureja enotne tehnološke zahteve.

(1)Zahteva za potrditev notranjih pravil se vloži pri državnem arhivu na predpisanem obrazcu.

(2)Državni arhiv v postopku potrjevanja preverja skladnost notranjih pravil z določbami zakona in na njegovi podlagi izdanih podzakonskih predpisov.

(3)Ne glede na določbo prejšnjega odstavka skladnosti notranjih pravil ni obvezno preverjati v tistem delu, za katerega osebi pristojni organ ali neodvisna organizacija izda potrdilo o skladnosti, ki je opredeljeno v pravilniku o enotnih tehnoloških zahtevah.

(4)Če državni arhiv ugotovi, da so predložena notranja pravila v skladu z določbami zakona in na njegovi podlagi izdanimi podzakonskimi predpisi, jih potrdi in vpiše v register potrjenih notranjih pravil.

(5)Na podlagi obvestila o prevzemu notranjih pravil iz 7. člena te uredbe prevzeta notranja pravila državni arhiv vpiše v register.

(6)Če državni arhiv v postopku preverjanja ugotovi, da predložena notranja pravila niso skladna z zakonom, to uredbo ali pravilnikom o enotnih tehnoloških zahtevah, predloženih notranjih pravil ne potrdi in vpis v register potrjenih notranjih pravil zavrne. Če ugotovi, da se pomanjkljivosti lahko odpravijo, o tem pisno obvesti vlagatelja zahtevka za potrditev notranjih pravil in določi rok za odpravo teh pomanjkljivosti.

(7)Vsebina zahteve za potrditev notranjih pravil in nabor pripadajoče dokumentacije sta predpisana s pravilnikom, ki ureja enotne tehnološke zahteve.

(1)Spremljanje izvajanja notranjih pravil iz 21. člena zakona se opravi glede na določbe zakona, na njegovi podlagi izdane podzakonske predpise, potrjena notranja pravila in ugotovitev iz faze priprav na zajem in hrambo.

(2)Spremljanje izvajanja notranjih pravil se izvaja v obliki notranjega preverjanja z notranjimi presojevalci, ki preverijo izvajanje notranjih pravil ter delovanje informacijskega sistema za zajem, hrambo in spremljevalne storitve v zvezi z dokumentarnim in arhivskim gradivom v digitalni obliki.

(3)Notranji presojevalci morajo biti strokovno usposobljeni s področij pisarniškega poslovanja, arhivistike, informacijske infrastrukture in varnosti.

(4)Spremljanje izvajanja notranjih pravil se izvaja na podlagi predhodnega načrta presoje, ki vsebuje tudi merila za presojo posameznih določb aktov in dokumentov iz prvega odstavka tega člena.

(5)Načrt iz prejšnjega odstavka mora vsebovati najmanj obseg preverjanja izvajanja določb aktov in dokumentov iz prvega odstavka tega člena ter način izvedbe preverjanja. Načrt prve presoje mora predvideti preverjanje izvajanja celotnih notranjih pravil. Preverjanje se izvaja najmanj vsaki dve leti. Kadar notranja pravila obravnavajo arhivsko gradivo, se preverjanje izvajanja notranjih pravil opravi najmanj enkrat na leto. Za spremljanje izvajanja notranjih pravil za izvajanje storitve, ki jo certificira državni arhiv, se šteje postopek certificiranja storitve.

(6)Po končanem preverjanju se pripravi poročilo, ki vsebuje ugotovitve o izpolnjevanju ali odstopanju od določb aktov in dokumentov iz prvega odstavka tega člena in predlagane ukrepe za odpravo ugotovljenih odstopanj ter roke za izvedbo ukrepov. V prilogi k poročilu se ustrezno dokumentirajo podatki, na podlagi katerih so bile oblikovane ugotovitve v poročilu.

(7)Kadar so v poročilu predlagani ukrepi za odpravo odstopanj, poslovodni organ lastnika notranjih pravil zagotovi izvedbo ukrepov v predlaganih rokih ter vnovično preverjanje izvajanja notranjih pravil v delu, na katerega se nanašajo ukrepi.

(8)Način izkazovanja strokovne usposobljenosti notranjih presojevalcev je določen s pravilnikom o enotnih tehnoloških zahtevah.

(1)Pomanjkljivost notranjih pravil se ugotavlja na podlagi spremljanja izvajanja notranjih pravil iz 21. člena zakona in 10. člena te uredbe.

(2)Osebe, ki imajo od državnega arhiva potrjena notranja pravila, morajo spremenjena notranja pravila obvezno poslati v vnovično potrditev, kadar:

-        spremembe neposredno vplivajo na dostopnost, uporabnost, celovitost, avtentičnost ali trajnost zajetega ali hranjenega dokumentarnega in arhivskega gradiva v digitalni obliki,

-        spremembe razširjajo obseg notranjih pravil.

(3)Zahteva za potrditev spremenjenih notranjih pravil mora imeti poleg dokumentacije, določene s pravilnikom o enotnih tehnoloških zahtevah, priložen tudi seznam izvedenih sprememb.

(1)Za zajem izvirnega dokumentarnega gradiva v digitalni obliki se šteje uvoz ali ustvarjanje novih enot gradiva v digitalni obliki, vključno z metapodatki v informacijski sistem.

(2)Postopek zajema iz prejšnjega odstavka mora vključevati najmanj:

1.evidentiranje vseh enot dokumentarnega gradiva ne glede na obliko zapisa, način nastanka in druge tehnološke značilnosti;

2.razvrščanje zajetega dokumentarnega gradiva;

3.pravilen zajem vsebine dokumentarnega gradiva, ki obsega:

-  vse ključne vsebinske podatke ali ustvari vse potrebne metapodatke, vključno s podatki, ki zagotavljajo celovitost (neokrnjenost vsebine), avtentičnost (dokazljiva povezanost zajetega dokumentarnega gradiva z vsebino izvirnega dokumentarnega gradiva oziroma njegovim izvorom) in uporabnost dokumentarnega gradiva (omogočanje popolne interpretacije podatkov kot smiselne informacije) ter omogoči strogo nadzorovano in dokumentirano dodajanje teh podatkov,

-  dodane podatke, ki so posebej in jasno ločeni, shranjeni in drugače označeni od izvirnih podatkov (dodatni vsebinski in tehnični metapodatki), ter vse pomembne opombe in podatke o postopku zajema in o izvirnem dokumentarnem gradivu;

4.samodejno oziroma ročno kontrolo pravilnosti zajema vsebinskih podatkov in metapodatkov z namenom odprave napak oziroma odstopanj;

5.hrambo zadostnega obsega dokumentacije, s katero se dokazuje, da uporabljena orodja, metode in postopki zagotavljajo zanesljiv zajem.

(3)Za pravilno izvajanje postopka iz prejšnjega odstavka mora biti imenovana odgovorna oseba.

(4)Postopek zajema iz prvega odstavka tega člena je določen s pravilnikom o enotnih tehnoloških zahtevah.

(1)Vsaka oblika digitalizacije šteje za pretvorbo in zajem dokumentarnega in arhivskega gradiva, izvirno nastalega v fizični ali elektronski analogni obliki.

(2)Postopek digitalizacije iz prejšnjega odstavka mora vključevati najmanj:

1.evidentiranje vseh enot dokumentarnega in arhivskega gradiva ne glede na obliko ali nosilec zapisa, način nastanka in druge tehnološke značilnosti;

2.pravilno pretvorbo in zajem vsebine dokumentarnega in arhivskega gradiva v digitalno obliko, ki:

-  obsega vse ključne vsebinske podatke,

-  zajema ali ustvari vse potrebne metapodatke, vključno s podatki, ki zagotavljajo celovitost (neokrnjenost vsebine), avtentičnost (dokazljiva povezanost reprodukcij z vsebino izvirnega dokumentarnega in arhivskega gradiva oziroma njegovim izvorom) in uporabnost dokumentarnega in arhivskega gradiva (omogočanje popolne interpretacije podatkov kot smiselne informacije z možnostjo identifikacije enot gradiva) ter omogoči strogo nadzorovano in dokumentirano dodajanje teh podatkov,

-  obsega dodane podatke, ki so posebej in jasno ločeni, shranjeni in drugače označeni od izvirnih podatkov (dodatni vsebinski in tehnični metapodatki), ter vse pomembne opombe in podatke o postopku zajema in o izvirnikih;

3.samodejno oziroma ročno kontrolo pravilne izvedbe digitalizacije z namenom odprave napak oziroma odstopanj;

4.evidentiranje digitaliziranega dokumentarnega in arhivskega gradiva;

5.hrambo zadostnega obsega dokumentacije, s katero se dokazuje, da uporabljena orodja, metode in postopki digitalizacije zagotavljajo zanesljiv zajem v digitalno obliko.

(3)Za pravilno izvajanje postopka iz prejšnjega odstavka mora biti imenovana odgovorna oseba.

(4)Postopek digitalizacije iz prvega odstavka tega člena je določen s pravilnikom o enotnih tehnoloških zahtevah.

(1)Kot pretvorba na mikrofilm šteje vsaka pretvorba dokumentarnega in arhivskega gradiva iz fizične ali digitalne oblike na mikrofilm.

(2)Za potrebe dolgoročne hrambe mora postopek pretvorbe na mikrofilm vključevati najmanj:

1.evidentiranje vseh pretvorjenih enot dokumentarnega in arhivskega gradiva ne glede na izvirno obliko ali nosilec zapisa, način nastanka in druge tehnološke značilnosti;

2.pravilen zajem vsebine na mikrofilm, ki:

-  zajame vse ključne vsebinske podatke,

-  posebej in jasno ločeno od izvirnih podatkov shrani in označi dodane podatke ter vse pomembne opombe in podatke o postopku pretvorbe na mikrofilm in o izvirniku;

3.samodejno oziroma ročno kontrolo pravilne izvedbe pretvorbe na mikrofilm z namenom odprave napak oziroma odstopanj;

4.hrambo zadostnega obsega dokumentacije, s katero se dokazuje, da uporabljena orodja, metode in postopki pretvorbe na mikrofilm zagotavljajo ohranjanje celovitosti in avtentičnosti vsebine pretvorjenega dokumentarnega in arhivskega gradiva.

(3)Za pravilno izvajanje postopka iz prejšnjega odstavka mora biti imenovana odgovorna oseba.

(4)Pogoji pretvorbe na mikrofilm so določeni s pravilnikom o enotnih tehnoloških zahtevah.

(1)Za druge pretvorbe in za pretvorbe specifičnega gradiva s posameznih področij (na primer javne evidence, slikovno gradivo, prostorski podatki itd.) se smiselno uporabljajo določbe členov tega poglavja.

(2)Pretvorba uradnih evidenc se obvezno izvede, kadar:

-        se konča vodenje evidence,

-        se spremeni način vodenja evidenc,

-        se pripravi evidenca za predajo pristojnemu arhivu ali

-        to pristojni arhiv zahteva v strokovno-tehničnih navodilih.

Dokumentarno gradivo je urejeno, če so posamezni ali združeni dokumenti (spis, zadeva, dosje) razvrščeni v skladu z načinom upravljanja dokumentov oziroma pisarniškega poslovanja ustvarjalca.

Državni arhiv, ki skrbi za enotno strokovno izvajanje javne arhivske dejavnosti, pripravi seznam dokumentarnega gradiva, ki je lahko ovrednoteno kot arhivsko gradivo, in ga objavi na spletni strani.

(1)Ustvarjalec mora seznaniti arhiv s svojo organizacijsko strukturo, pristojnostmi oziroma nalogami, predmetom poslovanja, načinom upravljanja z dokumenti oziroma pisarniškim poslovanjem, funkcijami in dejavnostjo ter evidencami o dokumentarnem gradivu.

(2)Ustvarjalec mora dati arhivu podatke, potrebne za vrednotenje njegovega dokumentarnega gradiva.

(3)Ustvarjalec mora ob spremembah pristojnosti ali poslovanja, ki vplivajo na način upravljanja z dokumentarnim gradivom ter ob izročitvi dokumentarnega gradiva drugi osebi to sporočiti pristojnemu arhivu najpozneje v 30 dneh.

(1)Komisija za sprejem pisnega navodila za odbiranje arhivskega gradiva na podlagi podatkov o ustvarjalcu in sistemu poslovanja ter na podlagi klasifikacijskega načrta oziroma seznama dokumentarnega gradiva sprejme pisno strokovno navodilo, ki ga izda pristojni arhiv.

(2)Pri javnopravnih osebah, ki delujejo na celotnem državnem ozemlju in njihove organizacijske enote spadajo v pristojnost več arhivov, se lahko pripravi enotno skupno pisno strokovno navodilo.

(3)Komisijo za pripravo enotnih skupnih strokovnih pisnih navodil imenuje državni arhiv ob soglasju regionalnih arhivov. Komisija mora ta navodila obvezno uskladiti z medarhivsko delovno skupino, ki pokriva to področje. Usklajeno enotno skupno pisno strokovno navodilo izda državni arhiv.

(1)Pisno strokovno navodilo mora vsebovati najmanj naslednje elemente:

-        naziv osebe, za katero se izdaja pisno strokovno navodilo,

-        opredelitev in navedbo arhivskega gradiva z obrazložitvijo,

-        imena in priimke ter podpise članov komisije za sprejem pisnega strokovnega navodila.

(2)Dodatno strokovno navodilo opredeli:

-        arhivsko gradivo, ki ni bilo zajeto v prvotnem pisnem strokovnem navodilu, in

-        druge napotke ustvarjalcu ali imetniku dokumentarnega in arhivskega gradiva.

(1)Dodatno strokovno-tehnično navodilo za arhivsko gradivo v digitalni obliki iz 40. člena zakona vsebuje za vsako vrsto arhivskega gradiva:

-        obseg arhivskega gradiva s spremljajočo dokumentacijo,

-        postopek priprave arhivskega gradiva za izročitev,

-        vsebinsko in tehnično urejenost arhivskega gradiva,

-        oblike in nosilce zapisov,

-        postopek in način izročitve arhivskega gradiva.

(2)Podrobnejša vsebina dodatnih strokovno-tehničnih navodil je določena v pravilniku o enotnih tehnoloških zahtevah.

(1)Arhivsko gradivo se odbira vsakih pet let, razen kadar pristojni arhiv s pisnimi strokovnimi navodili opredeli drugače.

(2)Ustvarjalec oziroma imetnik mora pred začetkom odbiranja arhivskega gradiva o tem pisno obvestiti arhiv.

(3)Ustvarjalec oziroma imetnik mora upoštevati pisna strokovna navodila za odbiranje iz 34. in 40. člena zakona.

(4)Ustvarjalec oziroma imetnik popiše odbrano arhivsko gradivo v skladu s 23. členom te uredbe, ga vzdržuje v urejenem stanju in tehnično opremljenega do izročitve arhivu.

Arhivsko gradivo je za potrebe izročanja popisano, ko ustvarjalec oziroma imetnik po odbiranju arhivskega gradiva iz dokumentarnega gradiva izdela popis arhivskega gradiva najmanj na nivoju združenih dokumentov, ki vsebujejo:

1.osnovne podatke:

-  ime ustvarjalca arhivskega gradiva,

-  čas nastanka arhivskega gradiva,

-  obseg izročenega arhivskega gradiva, izražen v tekočih metrih ali bajtih, in količino arhivskega gradiva, izraženo s številom tehničnih enot,

-  osebno ime osebe, ki je izdelala popis arhivskega gradiva,

-  datum izdelave popisa arhivskega gradiva;

2.elemente prevzemnega popisa:

-  oznako tehnične enote,

-  oznako popisne enote,

-  klasifikacijsko oznako popisne enote (če obstaja),

-  naslov popisne enote,

-  čas nastanka popisne enote,

-  roke nedostopnosti.

(1)Arhivsko gradivo, ki se izroča v fizični obliki, je tehnično opremljeno, ko so posamezni ali združeni dokumenti vloženi, na primer v papirnate ovoje ali mape, ti pa vloženi v tehnično enoto, ki jo opredeli pristojni arhiv v skladu s 40. členom zakona.

(2)Arhivsko gradivo, ki se izroča v fizični obliki, ne sme biti speto s kovinskimi sponkami in drugimi kovinskimi predmeti in ne sme biti v plastičnem ovoju.

(3)Tehnične enote morajo biti opremljene z napisi, ki vsebujejo najmanj:

-        ime ustvarjalca arhivskega gradiva, po potrebi tudi naziv notranje organizacijske enote, ali oznako, ki jo določi arhiv,

-        zaporedno številko tehnične enote.

(4)Napisi na tehničnih enotah lahko, skladno z navodili pristojnega arhiva, vsebujejo tudi druge podatke.

(5)Podrobnejša pravila za tehnično urejenost arhivskega gradiva v digitalni obliki se določijo z dodatnimi strokovno-tehničnimi navodili pristojnega arhiva iz 40. člena zakona.

Ustvarjalec oziroma imetnik lahko po izdanem pisnem strokovnem navodilu pristojnega arhiva začne postopke izločanja in uničenja dokumentarnega gradiva iz 13., 13.a oziroma 14. člena zakona.

(1)Komisijo, ki sodeluje pri postopkih izločanja in uničenja dokumentarnega gradiva, ki mu je potekel rok hrambe skladno s 13.a členom zakona oziroma je bilo mikrofilmano ali zajeto in pretvorjeno v digitalno obliko za dolgoročno hrambo skladno s 13. oziroma 14. členom zakona, imenuje predstojnik ustvarjalca oziroma imetnika ali oseba, ki jo pooblasti predstojnik.

(2)Pred postopkom uničenja mora komisija sestaviti zapisnik, ki vsebuje najmanj:

-        naziv in naslov ustvarjalca oziroma imetnika,

-        osebno ime zaposlene osebe ustvarjalca oziroma imetnika, ki je odgovoren za izvajanje obveznosti po 39. členu zakona,

-        imena in priimke članov komisije,

-        datum uničenja dokumentarnega gradiva.

(3)Komisija k zapisniku iz prejšnjega odstavka kot prilogo doda popis dokumentarnega gradiva za uničenje, ki vsebuje najmanj:

-        naziv in naslov ustvarjalca,

-        čas nastanka dokumentarnega gradiva,

-        podatke o vsebini,

-        podatke iz evidence o dokumentarnem gradivu ustvarjalca,

-        potrdilo o uničenju dokumentacije, v primeru, da uničenje za organ opravi zunanji izvajalec.

Kadar ustvarjalec oziroma imetnik za opravljanje storitev urejanja, odbiranja, popisovanja in zagotavljanja varnih prostorov v skladu s to uredbo za arhivsko gradivo v fizični obliki pred izročitvijo v pristojni arhiv izbere zunanjega izvajalca, mora izvajalec izpolnjevati enake pogoje glede strokovne usposobljenosti in materialnega varstva kot ustvarjalec.

Rok za izročitev javnega arhivskega gradiva iz pisnega strokovnega navodila pristojnemu arhivu se začne s prenosom dokumentarnega gradiva v stalno zbirko ustvarjalca, skladno s predpisi s področja poslovanja.

(1)Pristojni arhiv sestavi zapisnik o izročitvi in prevzemu arhivskega gradiva arhivu na obrazcu, ki je objavljen na spletni strani državnega arhiva.

(2)Zapisnik iz prejšnjega odstavka vsebuje:

-        naziv in naslov ustvarjalca oziroma imetnika, ki izroča arhivsko gradivo, ter osebno ime odgovorne osebe,

-        naziv in naslov arhiva, ki prevzema arhivsko gradivo, ter osebno ime odgovorne osebe,

-        imena in priimke ter podpise pristojnih uslužbencev za izročitev in prevzem arhivskega gradiva,

-        kraj in datum izročitve,

-        ime ustvarjalca arhivskega gradiva,

-        oznako fonda/zbirke ali arhivskega gradiva, kadar se izročajo posamezni dokumenti,

-        čas nastanka arhivskega gradiva,

-        obseg izročenega arhivskega gradiva, izražen v tekočih metrih oziroma bajtih, in količino arhivskega gradiva, izraženo s številom tehničnih enot ali številom dokumentov, kadar se izročajo posamezni dokumenti,

-        ugotovitve o ohranjenosti arhivskega gradiva in pojasnila izročitelja o tem,

-        podatke o dostopnosti arhivskega gradiva,

-        podatke o obstoju in imetnikih pravic intelektualne lastnine na arhivskem gradivu,

-        izjavo imetnikov o prenosu pravic iz prejšnje alineje in pogojih za objavo arhivskega gradiva na svetovnem spletu,

-        seznam arhivskega gradiva, ki je izjemoma ostalo pri izročitelju, z navedbo razloga za to in roka, do katerega bo izročeno.

(3)Prevzemni popis arhivskega gradiva iz 23. člena te uredbe je priloga k zapisniku iz prvega odstavka tega člena.

(1)Ustvarjalec oziroma imetnik krije stroške v zvezi z odbiranjem, tehnično opremo in izročanjem arhivskega gradiva arhivu, vključno s prevozom oziroma dostavo arhivu in nujnimi restavratorskimi posegi.

(2)Če namesto ustvarjalca oziroma imetnika nujne restavratorske posege opravi pristojni arhiv, od ustvarjalca oziroma imetnika zahteva finančno nadomestilo, določeno v pravilniku, ki ureja nadomestila stroškov v arhivih.

Materialno varstvo obsega:

-        določitev pogojev za ustreznost prostorov in opreme za hrambo dokumentarnega in arhivskega gradiva,

-        določitev potrebnih ukrepov za zavarovanje dokumentarnega in arhivskega gradiva pred tatvino, vlomom, obrabo, prahom, ognjem, vodo, neustrezno temperaturo in vlago, svetlobo in škodljivimi sevanji ter drugimi škodljivimi biološkimi, kemičnimi in fizikalnimi vplivi.

(1)Arhivski depoji se uporabljajo samo za hrambo dokumentarnega in arhivskega gradiva.

(2)Arhivski depoji morajo biti:

1.ločeni od drugih prostorov;

2.varni pred vdorom vode, vlago, požarom, potresom, nepooblaščenim vstopom, strelo ter ustrezno ločeni od plinskih, vodovodnih in kanalizacijskih napeljav, kurišč, dimovodov, glavnih vodov centralne kurjave, električnih napeljav, ki niso namenjene delovanju depojev, ter podobnih nevarnih napeljav in sistemov;

3.grajeni tako, da zagotavljajo stabilne in ustrezne mikroklimatske pogoje za hrambo dokumentarnega in arhivskega gradiva;

4.ustrezno hidro- in toplotno izolirani;

5.opremljeni z ustrezno električno napeljavo s centralnim izklopom električnega toka v vseh depojih;

6.opremljeni s svetili, ki ne oddajajo škodljivih sevanj.

(3)V arhivskih depojih in njihovi neposredni bližini se ne smejo hraniti gorljive, vnetljive in druge nevarne snovi.

(4)Arhivski depoji morajo imeti:

1.funkcionalno, mehansko, kemijsko in biološko stabilno opremo;

2.ustrezne gasilne aparate in sisteme;

3.naprave za merjenje oziroma uravnavanje stopnje vlažnosti in temperature;

4.naprave za javljanje požara, nepooblaščenega vstopa in izliva vode;

5.zaščito pred škodljivimi sevanji;

6.ustrezno tehnično opremo za vse zvrsti in formate dokumentarnega in arhivskega gradiva;

7.naprave za neprekinjeno električno napajanje, za hrambo dokumentarnega in arhivskega gradiva v digitalni obliki.

(5)Oprema arhivskih depojev mora omogočati:

1.racionalno namestitev dokumentarnega in arhivskega gradiva;

2.zavarovanje pred poškodbami;

3.lahko dostopnost do dokumentarnega in arhivskega gradiva;

4.kroženje zraka;

5.preprosto čiščenje.

(1)Dokumentarno in arhivsko gradivo se hrani v arhivskih depojih z ustreznimi mikroklimatskimi pogoji. Ustrezne mikroklimatske razmere za posamezne vrste arhivskega gradiva so v prilogi 1, ki je kot priloga sestavni del te uredbe.

(2)Dokumentarno in arhivsko gradivo, ki obsega manj kot 30 tekočih metrov, se lahko izjemoma hrani zunaj arhivskih depojev v zaklenjenih omarah na mestu, varnem pred požarom in izlivom vode, s smiselno uporabo zahtev iz 32. člena te uredbe.

(1)Ukrepi za zavarovanje gradiva iz druge alineje 31. člena te uredbe obsegajo:

1.vzdrževanje arhivskih depojev in arhivske opreme v snažnem stanju;

2.mesečno pregledovanje depojev ter dokumentarnega in arhivskega gradiva ter odpravljanje okoliščin, ki bi lahko povzročile poškodbe dokumentarnega in arhivskega gradiva;

3.zagotavljanje ustrezne temperature in vlage v arhivskih depojih;

4.obvezno merjenje temperature in vlage ter vodenje evidence o temperaturi in zračni vlagi v vsakem arhivskem depoju posebej;

5.prezračevanje arhivskih depojev;

6.obvezno stalno detekcijo in vzdrževanje naprav za preprečevanje požara in gašenje;

7.izklapljanje razsvetljave, kadar ni nikogar v depojih;

8.preprečitev nepooblaščenega dostopa v depoje.

(2)Pri obdelavi in uporabi dokumentarnega in arhivskega gradiva se ne uporablja odprti ogenj niti kakršnekoli snovi ali naprave, ki bi utegnile to gradivo poškodovati ali kako drugače uničiti.

(3)Pred prenosom v arhivski depo je treba dokumentarno in arhivsko gradivo razkužiti, osušiti, razprašiti.

Za arhivsko gradivo se uporabljajo trajnejše vrste papirja in zaščitna embalaža, njihove značilnosti pa opredeli državni arhiv in jih objavi na spletni strani.

(1)Dokumentarno gradivo, ki ima rok hrambe trajno ali najmanj 75 let, in arhivsko gradivo se pripravita tako, da se:

1.poravnata oziroma zložita v format, primeren za hrambo v arhivskem depoju;

2.vložita v ustrezne tehnične enote, ki ne smejo biti nepredušno zaprte, preprečevati pa morajo vdor prahu, te pa se zlagajo na police;

3.polagata v predalnike in le izjemoma obešata (velja za velike formate);

4.ob urejanju odstranijo kovinski predmeti in folije (umetne snovi), ki nimajo dokumentarne vrednosti, vendar tako, da ostanejo vidne prvotne celote združenih dokumentov;

5.postavita vodoravno na police, in sicer vezano največ tri enote druga nad drugo in nevezano največ do 5 cm (velja za gradivo, večje od formata A3).

(2)Kadar ustvarjalec ne more ravnati tako, kot je določeno v prejšnjem odstavku, ta o tem obvesti pristojni arhiv, ki mora čim prej izdati navodilo o tem, kako delati ravnati s takšnim gradivom.

Pri hrambi, urejanju in uporabi je treba z dokumentarnim in arhivskim gradivom ravnati previdno, tako da se ne poškoduje ali uniči in se ohrani njegova izvirna pričevalnost. Dokumentarnega in arhivskega gradiva se ne sme pregibati, obrezovati, po njem se ne sme pisati, risati, lepiti, drgniti, radirati ali z njega kakorkoli odstranjevati zapise.

Arhivsko gradivo se prenaša in prevaža na način in z opremo, ki zagotavlja zaščito arhivskega gradiva pred poškodbami.

Na poškodovanem arhivskem gradivu je treba v najkrajšem času opraviti nujne konservatorske in restavratorske posege.

Pri uporabi arhivskega gradiva v razstavne namene se ravna v skladu s prilogo 1 te uredbe.

(1)Ponudniki storitev zajema in hrambe ter spremljevalnih storitev, ki izvajajo storitve za javnopravne osebe, morajo za zajem in hrambo arhivskega gradiva v digitalni obliki ter spremljevalne storitve uporabljati pri državnem arhivu certificirano strojno in programsko opremo.

(2)Javnopravne osebe po zakonu morajo za zajem in hrambo arhivskega gradiva v digitalni obliki ter spremljevalne storitve naročati pri državnem arhivu certificirano strojno in programsko opremo. V primeru lastnega razvoja pri javnopravnih osebah se certifikacija programske opreme opravi najpozneje, preden se jo začne uporabljati.

(3)Katera strojna in programska oprema iz prejšnjih odstavkov mora biti certificirana in pogoji za pridobitev certifikata, ki ga izda državni arhiv, se podrobneje določi s pravilnikom o enotnih tehnoloških zahtevah.

Za obliko zapisa za dolgoročno hrambo se šteje taka oblika, ki izpolnjuje naslednje pogoje:

1.zagotavlja ohranitev vsebine dokumentarnega in arhivskega gradiva tako, da pomeni urejeno celoto vseh potrebnih podatkov in povezav med njimi;

2.je široko priznana in uveljavljena oziroma uporabljana ter je njena uporaba podprta z na trgu dostopno in uveljavljeno strojno in programsko opremo;

3.je neposredno uporabna za reprodukcijo vsebine ali jo je mogoče preprosto pretvoriti v obliko, ki je neposredno uporabna;

4.je sposobna samodejno zaznavati in poročati o nepredvidenih dogodkih pri pretvorbi;

5.je neodvisna od specifične programske ali strojne opreme oziroma okolja;

6.specifikacija oblike zapisa je stabilna in se pogosto ne spreminja, nove različice morajo biti združljive s starejšimi različicami;

7.temelji na mednarodnem, državnem ali splošno priznanem in praviloma odprtem standardu, če obstaja in ni varovan s pravicami intelektualne lastnine, ter

8.izpolnjuje druge zahteve iz zakona in te uredbe.

Za nosilec zapisa za dolgoročno hrambo se šteje tak elektronski nosilec zapisa, ki za obdobje hranjenja na tem nosilcu izpolnjuje naslednje pogoje:

1.omogoča ohranitev zapisa podatkov, tudi ko ni priključen na napajalno omrežje;

2.je široko priznan in uveljavljen oziroma uporabljan ter je njegova uporaba podprta z na trgu uveljavljeno strojno opremo;

3.zapis na takem nosilcu temelji na mednarodnem, državnem ali splošno priznanem in praviloma odprtem standardu, če obstaja;

4.znani so pogoji uporabe, rok obstojnosti zapisa ter način zagotavljanja trajnosti zapisa (na primer periodično preverjanje, prepisovanje) in

5.omogoča več prepisov s sedanjih na prihodnje nosilce zapisa.

(1)Pogoji hrambe za javnopravne osebe in ponudnike storitev zajema in hrambe ter spremljevalnih storitev, ki izvajajo storitve za javnopravne osebe, so:

-        v primeru dolgoročne hrambe mora biti dokumentarno in arhivsko gradivo hranjeno v obliki zapisa iz 42. člena ter na nosilcih iz 43. člena te uredbe,

-        poleg varnega shranjevanja na primarni lokaciji morajo zagotoviti tudi varno shranjevanje najmanj dveh kopij dokumentarnega in arhivskega gradiva na dveh geografsko oddaljenih lokacijah, tako da se prepreči izguba ali nepooblaščen dostop do tega gradiva,

-        v primeru hrambe dokumentarnega in arhivskega gradiva v računalniškem oblaku lahko hranijo to gradivo samo v zasebnem oblaku, kjer je fizična lokacija hrambe tega gradiva znana v vseh fazah hrambe ter obdelave dokumentarnega in arhivskega gradiva in ne sme biti zunaj meja Republike Slovenije.

(2)Druge osebe morajo poleg varnega shranjevanja na primarni lokaciji zagotoviti tudi varno shranjevanje najmanj ene kopije dokumentarnega in arhivskega gradiva na geografsko oddaljeni lokaciji.

(1)Ponudnik storitve hrambe mora zagotavljati ustrezno fizično varovanje svoje strojne opreme in nadzor nad fizičnim dostopom do svojega informacijskega sistema za hrambo.

(2)Informacijsko-komunikacijska infrastruktura ponudnika storitve hrambe, ki je povezana v drugo informacijsko-telekomunikacijsko omrežje, mora biti varovana z zanesljivimi varnostnimi mehanizmi (sistem za preprečevanje in odkrivanje vdorov, požarna pregrada in podobno), ki preprečujejo nedovoljene dostope prek tega omrežja in omejujejo dostop samo po protokolih, nujno potrebnih za hrambo podatkov, vsi drugi protokoli pa morajo biti onemogočeni. Če je sistem zasnovan tako, da obstaja komunikacija prek drugega omrežja do ponudnikovega sistema za hrambo, mora biti omogočeno, da na zahtevo naročnika poteka po varni (na primer šifrirani) poti.

(3)Informacijski sistem ponudnika storitve hrambe mora biti sestavljen zgolj iz strojne in programske opreme, ki je potrebna za hrambo, ter mora imeti vgrajene zadostne varnostne mehanizme, ki preprečujejo zlorabo s strani zaposlenih in omogočajo jasno ločitev nalog na področja.

(4)Podatki ponudnika storitve hrambe, ki vplivajo na zanesljivost in varnost delovanja ponudnika, ne smejo nenadzorovano zapustiti sistema, saj to lahko ogrozi delovanje v skladu z zakonom, to uredbo, pravilnikom o enotnih tehnoloških zahtevah in notranjimi pravili ponudnika. Po poteku uporabe morajo biti nosilci podatkov odstranjeni in podatki na njih varno zbrisani. V primeru zahteve naročnika mora ponudnik storitve hrambe po poteku uporabe nosilce zanesljivo uničiti.

(5)Ponudnik storitve hrambe mora opravljati dokumentirane varnostne preglede svoje infrastrukture vsak delovni dan. Če zagotavlja svoje storitve 24 ur na dan 365 dni na leto, pa vsak dan. Ponudnik storitve hrambe mora evidentirati vse svoje ugotovitve in posege.

(6)Ponudnik storitve hrambe mora imeti izdelan postopek ravnanja z dostopnimi pravicami do svojega informacijskega sistema za hrambo ter dokumentarnega in arhivskega gradiva v tem sistemu.

(7)Ponudnik storitve hrambe mora voditi evidenco o postopkih in posegih v infrastrukturo, ki vplivajo na zanesljivost njegovega opravljanja storitve hrambe. Rok hrambe evidenc je najmanj pet let.

Kadar se hramba arhivskega gradiva v digitalni obliki izvaja zunaj pristojnega arhiva, je treba o vseh spremembah, ki vplivajo na hrambo tega gradiva, ter o rezultatih opravljenih revizij nemudoma obvestiti pristojni arhiv. Kadar so te spremembe načrtovane, je treba pristojni arhiv obvestiti najmanj deset delovnih dni pred izvedbo sprememb.

(1)Zajem in hramba podatkov v uradnih evidencah ali drugih zbirkah podatkov ustvarjalcev, ki so določene kot arhivsko gradivo s pisnim strokovnim navodilom (v nadaljnjem besedilu: zbirka podatkov), mora poleg zahtev iz 12., 13., 44. in 46. člena te uredbe zagotavljati:

-        dokumentirane vire podatkov iz teh zbirk tako, da bo mogoče zagotoviti njihovo uporabo tudi zunaj okolja, v katerem so nastale,

-        dokumentiranost vzpostavitve in upravljanja zbirke podatkov,

-        dokumentiran nadzor nad dostopnimi pravicami do zbirk podatkov,

-        sledenje spremembam v zbirkah podatkov in hrambo zgodovine sprememb podatkov.

(2)Upravljavec zbirke podatkov mora o vseh spremembah podatkovnega modela zbirke podatkov najpozneje v enem mesecu po uveljavitvi spremembe obvestiti pristojni arhiv.

(1)Storitve zajema, hrambe in spremljevalne storitve v zvezi z arhivskim gradivom v digitalni obliki za ustvarjalce in za pristojne arhive lahko opravlja samo ponudnik, katerega storitev zajema in hrambe oziroma spremljevalna storitev je certificirana pri državnem arhivu v skladu s 85. členom zakona.

(2)V postopku javnega naročanja storitev zajema, hrambe in spremljevalnih storitev v zvezi z arhivskim gradivom so lahko izbrani le tisti ponudniki, katerih oprema, storitev oziroma spremljevalna storitev je certificirana pri državnem arhivu v skladu s prejšnjim odstavkom.

(1)Ponudnik storitev zajema, hrambe in spremljevalnih storitev mora izpolnjevati naslednje splošne pogoje:

1.registriran mora biti pri pristojnem sodišču ali drugem organu;

2.zoper ponudnika ne sme biti uveden ali podan predlog za začetek postopka prisilne poravnave, stečajni ali likvidacijski postopek, drug postopek, katerega posledica ali namen je prenehanje ponudnikovega poslovanja;

3.poslovanja ponudnika ne sme voditi izredna uprava oziroma ne sme biti uveden noben drug postopek, podoben navedenim postopkom, skladno s predpisi države, v kateri ima sedež;

4.ekonomsko-finančno mora biti sposoben (nima tekočih dospelih neporavnanih obveznosti);

5.ponudniku v zadnjih petih letih na katerikoli način ne sme biti dokazana huda strokovna napaka na področju, ki je povezano s storitvami zajema, hrambe in spremljevalnimi storitvami.

(2)Ponudnik storitev zajema, hrambe in spremljevalnih storitev mora zaposlovati najmanj tri osebe z najmanj srednješolsko izobrazbo s področja tehniške, organizacijske, informacijske oziroma sorodne naravoslovne smeri.

(3)Ponudnik storitev zajema, hrambe in spremljevalnih storitev mora zaposlovati osebo, ki ima izobrazbo s pravnega področja, pridobljeno po študijskem programu druge stopnje, oziroma izobrazbo, ki ustreza ravni izobrazbe, pridobljene po študijskih programih druge stopnje, v skladu z zakonom, ki ureja slovensko ogrodje klasifikacij (8. raven), ali imeti sklenjeno ustrezno svetovalno pogodbo z njo.

(4)Osebe iz drugega odstavka tega člena morajo imeti opravljen preizkus strokovne usposobljenosti, kot to določa osmi odstavek 39. člena zakona.

(1)Oblika izročitve filmskega arhivskega gradiva na 35-milimetrskem filmskem traku je izvirni negativ slike in tona ali digitalni intermediat ter ena filmska projekcijska kopija.

(2)Filmsko arhivsko gradivo, posneto na 35-milimetrski filmski trak, se v primeru izdelave intermediata izroči državnemu arhivu po izdelavi intermediata in projekcijske kopije. Če izdelava intermediata ni potrebna, se arhivu izroči filmsko arhivsko gradivo po izdelavi največ petih projekcijskih kopij.

(3)Pri povečavi negative slike in tona filma z 8-milimetrskega, super 16-milimetrskega in 16-milimetrskega na 35-milimetrski filmski trak je oblika izročitve negativ, intermediat in filmska projekcijska kopija.

(1)Za filmsko arhivsko gradivo na analognem nosilcu je oblika izročitve končni montirani izdelek in ogledna kopija v obliki in na nosilcu zapisa, določenem v 43. členu te uredbe.

(2)Filmsko arhivsko gradivo na analognih nosilcih se izroči arhivu takoj po izdelavi končnega zmontiranega izdelka.

(3)Za druga avdiovizualna dela na analognem nosilcu, ki so nastala pri dejavnostih javnopravnih oseb in drugih pravnih ali fizičnih oseb ter so bila financirana z javnimi sredstvi, je oblika izročitve enaka kot v prvem odstavku tega člena.

(1)Za filmsko arhivsko gradivo na digitalnem nosilcu je oblika izročitve digitalni master in digitalna projekcijska kopija v obliki in na nosilcu zapisa, določenem v 43. členu te uredbe.

(2)Če je na voljo kopija na filmskem traku, je tudi ta predmet izročitve.

(3)Filmsko arhivsko gradivo na digitalnih nosilcih se izroči arhivu takoj po izdelavi končnega zmontiranega izdelka. Ob morebitnem prenosu na 16- ali 35-milimetrski trak se gradivo arhivu izroči po končani izdelavi projekcijske filmske kopije.

(4)Za druga avdiovizualna dela na digitalnem nosilcu, ki so nastala pri dejavnostih ustvarjalcev in drugih pravnih ali fizičnih oseb ter so bila financirana z javnimi sredstvi, je oblika izročitve enaka kot v prejšnjih odstavkih tega člena.

(1)Domneva se, da ima zasebno dokumentarno gradivo lastnosti arhivskega gradiva, kadar to gradivo ustvari oseba zasebnega prava, ki je s svojim delom pomembno prispevala k družbenemu razvoju in je kot taka prepoznana v svojem okolju.

(2)Pri vrednotenju zasebnega dokumentarnega gradiva se smiselno uporabljajo z zakonom določena merila za vrednotenje javnega arhivskega gradiva.

(1)Pri ravnanju z zasebnim arhivskim gradivom, ki vključuje predvsem varovanje, vzdrževanje, odbiranje, urejanje, zajem, hrambo, konserviranje in restavriranje gradiva, se smiselno uporabljajo določbe te uredbe, ki veljajo za javno arhivsko gradivo. Arhiv, pri katerem se izvaja hramba zasebnega arhivskega gradiva, je upravičen do nadomestila stroškov, določenih s pravilnikom, ki ureja nadomestila stroškov v arhivih.

(2)Če zasebno arhivsko gradivo hrani lastnik, mora pristojni arhiv na prošnjo lastnika pripraviti navodila in pojasnila v zvezi z ravnanjem z zasebnim arhivskim gradivom.

Strokovna obdelava arhivskega gradiva v arhivih obsega urejanje, popisovanje in izdelavo arhivskih pripomočkov za uporabo z namenom zagotovitve dostopnosti arhivskega gradiva.

(1)Arhivsko gradivo se ureja po strokovnih načelih provenience (načelo izvora) in prvotne ureditve.

(2)Po načelu provenience se arhivsko gradivo, ki je nastalo med delovanjem enega ustvarjalca, obravnava kot celota.

(3)Po načelu prvotne ureditve se zahteva, da se arhivsko gradivo ohranja s takim sistemom ureditve, kot mu ga je dal ustvarjalec oziroma imetnik.

(4)Če prvotna ureditev ni ohranjena ali je ni mogoče v razumnem roku obnoviti, se arhivsko gradivo uredi vsebinsko, geografsko, številčno, kronološko, abecedno, po vrstah gradiva oziroma na podlagi kombinacije navedenih načinov.

(1)Arhivski fond je arhivsko gradivo, ki je praviloma nastalo med delovanjem enega ustvarjalca.

(2)Arhivska zbirka obsega arhivsko gradivo različnega izvora oziroma različnih ustvarjalcev arhivskega gradiva, ki je zbrano po vsebini ali zvrsteh arhivskega gradiva ter drugih merilih.

(3)Arhivsko gradivo v fondih in zbirkah je razdeljeno na popisne enote.

(4)Sistem ureditve arhivskega gradiva obsega strukturo, razčlenitev in sistem razvrščanja popisnih enot.

(1)Arhiv vsakih 10 let izvede inventurni pregled vsega arhivskega gradiva, ki je v arhivu.

(2)Inventurni pregled opravi komisija, ki jo v ta namen imenuje direktor arhiva izmed strokovnih uslužbencev arhiva.

(3)O poteku inventurnega pregleda in sklepnih ugotovitvah komisija sestavi zapisnik.

(1)Če se pri strokovni obdelavi ugotovi, da se arhivsko gradivo podvaja ali da so med arhivskim gradivom tudi dokumenti, ki niso arhivsko gradivo, se tako gradivo vrne izročitelju. Kadar to ni možno, se ga komisijsko uniči.

(2)Komisija, ki jo imenuje direktor pristojnega arhiva, odobri uničenje gradiva iz prejšnjega odstavka in zapisniško potrdi, da je uničeno. Popis izločenega gradiva je priloga k zapisniku. Oba se hranita v dosjeju fonda.

(1)Arhivsko gradivo se popisuje po nivojih, ki odražajo položaj popisne enote v strukturi fonda ali zbirke.

(2)Nivoji popisa so:

-        fond ali zbirka,

-        podfond,

-        serija,

-        podserija,

-        združeni dokument (na primer spis, zadeva, dosje) in

-        dokument.

(3)Vsaka popisna enota, ne glede na nivo popisovanja, mora vsebovati naslednje obvezne elemente popisovanja: signaturo, naslov, čas nastanka popisne enote, nivo popisa, popisne enote na nivoju fonda ali zbirke, podfonda, pa tudi količino in obseg gradiva popisne enote.

(4)Vsaka popisna enota na nivojih, nižjih od fonda ali podfonda, mora biti povezana s tehničnimi enotami, v katerih se hrani.

(1)Elementi popisovanja arhivskega gradiva so podatki, ki identificirajo popisno enoto, navajajo njen izvor, vsebino in ureditev popisne enote, pogoje dostopnosti in uporabe ter povezave popisne enote.

(2)Elementi identifikacije so:

-        signatura popisne enote,

-        prejšnje signature popisne enote,

-        klasifikacijska oznaka popisne enote,

-        številka tehnične enote,

-        naslov popisne enote,

-        čas nastanka arhivskega gradiva popisne enote,

-        zvrst arhivskega gradiva,

-        obseg popisne enote v tekočih metrih oziroma za digitalno gradivo v bajtih,

-        količina arhivskega gradiva popisne enote,

-        zunanje značilnosti arhivskega gradiva,

-        nivo popisa.

(3)Elementi izvora so:

-        ime ustvarjalca,

-        obdobje obstoja ustvarjalca,

-        historiat ustvarjalca,

-        historiat fonda,

-        ime izročitelja arhivskega gradiva,

-        datum in številka prevzema arhivskega gradiva.

(4)Elementi vsebine in ureditve so:

-        vsebina popisne enote arhivskega gradiva,

-        sistem ureditve arhivskega gradiva,

-        merila vrednotenja, odbiranja in izločanja.

(5)Elementi dostopnosti in uporabe so:

-        pravni status arhivskega gradiva,

-        omejitve dostopnosti,

-        pravice intelektualne lastnine,

-        jezik in pisava arhivskega gradiva,

-        stanje ohranjenosti,

-        pripomočki za uporabo.

(6)Elementi povezav so:

-        drugi imetniki delov arhivskega gradiva popisne enote,

-        kopije arhivskega gradiva ne glede na tehnologijo kopiranja,

-        vsebinsko sorodno arhivsko gradivo,

-        objave arhivskega gradiva.

(1)Arhivski popis je pripomoček, v katerem popisne enote, ne glede na nivo popisovanja, vsebujejo najmanj obvezne elemente popisovanja, določene s to uredbo.

(2)Arhivski inventar je podrobnejši popis. V uvodnem delu vsebuje elemente izvora in sistem ureditve, za popisnimi enotami pa kazala oseb in krajev.

(3)Arhivski vodnik po fondih in zbirkah arhiva je arhivski popis na nivoju fondov oziroma zbirk. Fondi oziroma zbirke so v vodniku razvrščeni na podlagi klasifikacij.

(4)V arhivskem vodniku popis vsakega fonda ali zbirke poleg obveznih elementov popisovanja vsebuje najmanj še historiat ustvarjalca, historiat fonda, vsebino, sistem ureditve, jezik gradiva, pripomočke za uporabo; obvezni del vodnika so podatki o zgodovini arhiva in njegovega arhivskega gradiva, pogoji dostopnosti in uporabe, navodila za uporabo vodnika in citiranje ter kazala.

(5)Za arhivski vodnik za določeno temo, časovno obdobje ali vrsto gradiva se smiselno uporabljajo elementi popisovanja iz prejšnjega odstavka.

(1)Signaturo popisne enote sestavljajo oznaka države, arhiva, številka fonda ali zbirke in oznaka popisne enote.

(2)Oznaka za državo Slovenijo je SI, oznake arhivov so AS (Arhiv Republike Slovenije), ZAC (Zgodovinski arhiv Celje), PAK (Pokrajinski arhiv Koper), ZAL (Zgodovinski arhiv Ljubljana), PAM (Pokrajinski arhiv Maribor), PANG (Pokrajinski arhiv v Novi Gorici) in ZAP (Zgodovinski arhiv na Ptuju).

(1)Tehnične enote, ki se uporabljajo za zaščito arhivskega gradiva, so označene v okviru fonda oziroma zbirke. Pri označevanju se uporablja zaporedno številčenje.

(2)Če je v fondu ali zbirki več vzporednih številčenj tehničnih enot, se morajo te ločiti s posebnimi oznakami.

(1)Evidenca fondov in zbirk vsebuje naslednje podatke:

-        signaturo fonda oziroma zbirke,

-        naslov fonda oziroma zbirke,

-        klasifikacijsko oznako fonda oziroma zbirke,

-        ime oziroma imena ter obdobje obstoja ustvarjalca arhivskega gradiva,

-        čas nastanka arhivskega gradiva,

-        obseg in količino arhivskega gradiva,

-        datum prevzema arhivskega gradiva v arhiv in zaporedno številko v prevzemni knjigi,

-        ime izročitelja oziroma izročiteljev,

-        navedbo pripomočkov za uporabo.

(2)Vsako spremembo podatkov iz prejšnjega odstavka mora pristojni arhivist sporočiti skrbniku evidence. Podatki so sestavni del dosjejev fondov in zbirk, ki so podlaga za vodenje evidence iz prejšnjega odstavka.

(3)Dosjeji fondov in zbirk obsegajo predvsem:

-        zapisnik o izročitvi in prevzemu arhivskega gradiva v arhiv, vključno s popisom prevzetega gradiva,

-        podatke o dejstvih, ki so vplivali na ohranjenost arhivskega gradiva,

-        podatke o stanju urejenosti arhivskega gradiva pred strokovno obdelavo,

-        podatke o strukturi fonda,

-        podatke o vrednotenju, urejanju in popisovanju,

-        seznam izločenega gradiva iz 59. člena te uredbe z utemeljitvijo,

-        podatke o potrebnih in opravljenih konservatorskih in restavratorskih delih na arhivskem gradivu,

-        podatke o potrebnem in opravljenem reproduciranju arhivskega gradiva,

-        v arhivu izdelane pripomočke za uporabo arhivskega gradiva,

-        seznam dokumentov v dosjeju.

(4)Evidence in spremljajoča dokumentacija se hranijo trajno.

(1)Evidenca o prevzemih arhivskega gradiva (v nadaljnjem besedilu: prevzemna knjiga) obsega:

-        zaporedno številko,

-        datum prevzema,

-        ime izročitelja,

-        naslov fonda oziroma zbirke,

-        čas nastanka arhivskega gradiva,

-        količino in obseg arhivskega gradiva,

-        morebitne povezave s predhodnimi vpisi,

-        opombe.

(2)Podatke za vpis v prevzemno knjigo posreduje pristojni arhivist skrbniku evidence najpozneje v petnajstih dneh po prevzemu arhivskega gradiva v arhiv.

(3)Evidence in spremljajoča dokumentacija se hranijo trajno.

(1)Za namene nadzora nad spoštovanjem določb zakona ter statističnih analiz vodi arhiv evidenco uporabnikov in uporabe arhivskega gradiva v arhivu.

(2)Evidenca iz prejšnjega odstavka obsega:

-        identifikacijsko oznako uporabnika, ki jo dodeli arhiv,

-        osebno ime oziroma naziv uporabnika in naslov,

-        številko in vrsto osebnega dokumenta,

-        podatke o gradivu (signatura fonda, naslov, oznake popisnih in tehničnih enot),

-        datum in namen uporabe,

-        podatke o pristojnem uslužbencu.

(3)Evidence in spremljajoča dokumentacija se hranijo trajno.

(1)Evidenca o arhivskem gradivu v zamejstvu in po svetu, ki se nanaša na Slovenijo in Slovence, vodi državni arhiv in obsega:

-        državo,

-        ustanovo, ki hrani arhivsko gradivo (uradni naziv ustanove in kraj),

-        podatke o fondu ali zbirki (signatura, naslov, čas nastanka in obseg evidentiranega arhivskega gradiva),

-        podatke o osebi, ki je evidentirala (uradni naziv ustanove, osebno ime osebe (oseb), ki je popisovala arhivsko gradivo),

-        čas popisovanja arhivskega gradiva,

-        zaporedno številko in datum vpisa v evidenco.

(2)Dokumentacija o arhivskem gradivu v zamejstvu in po svetu, ki se nanaša na Slovenijo in Slovence, obsega:

-        popise, inventarje, vodnike in druge pripomočke, ki so jih izdelali tuji arhivi,

-        popise, inventarje, vodnike in druge pripomočke, ki so nastali na podlagi evidentiranja takega gradiva,

-        popise reprodukcij tega gradiva, ki so bile pridobljene zaradi dopolnjevanja arhivskega gradiva v arhivih ali zaradi raziskovalnih potreb.

(3)Osebe, ki so evidentirale arhivsko gradivo v zamejstvu in po svetu, morajo po končanem evidentiranju predati državnemu arhivu dokumentacijo iz prejšnjega odstavka in poročilo o evidentiranju.

(4)Državni arhiv vsako leto objavi poročila o opravljenem evidentiranju.

(5)Evidence in spremljajoča dokumentacija se hranijo trajno.

(1)Evidenco javnih simbolov, grbov, zastav, pečatov, žigov in štampiljk vodi državni arhiv.

(2)Evidenca se vodi po subjektih, ki predpisujejo javne simbole, grbe, zastave, pečate, žige in štampiljke.

(3)Evidenca obsega naslednje podatke:

-        tekočo številko,

-        naziv in naslov subjekta,

-        datum vpisa v evidenco,

-        datum in številko predpisa o grbu oziroma zastavi.

(4)Priloga evidenci je dokumentacija, ki vsebuje dokumente iz petega, šestega in sedmega odstavka tega člena.

(5)Državni organi in organi lokalnih skupnosti, ki so pristojni za sprejetje predpisov o javnih simbolih, grbih in pečatih, morajo v mesecu dni od sprejema, spremembe ali dopolnitve predpisa o javnih simbolih, grbih in pečatih državnemu arhivu izročiti slikovni prikaz grba in zastave, predpis, ki določa geometrijska, likovna ter barvna pravila za oblikovanje grba in zastave (vključno z navedbo kode barve), ter odtise pečatov, žigov in štampiljk, ki jih uporabljajo.

(6)Slikovnemu prikazu je treba priložiti utemeljitev, ki pojasnjuje zgodovinske osnove in simboliko, ki jo predstavljajo grb, zastava, pečat, žig ali štampiljka.

(7)Vsa zahtevana dokumentacija mora biti oddana v pisni in elektronski obliki. Pisna dokumentacija mora biti oddana v barvni verziji.

(8)Evidence in spremljajoča dokumentacija se hranijo trajno.

(1)Javno arhivsko gradivo se v arhivih uporablja za znanstvenoraziskovalne, kulturne in publicistične namene, predstavitve arhivskega gradiva, izobraževanje, potrebe sodnih, upravnih in drugih uradnih postopkov ter za druge namene.

(2)Zasebno arhivsko gradivo se uporablja v arhivih v skladu z določbami tega poglavja, če drugi pravni akt, na podlagi katerega se zasebno arhivsko gradivo hrani v arhivu, ne določa drugače.

(1)Arhivski pripomočki za uporabo arhivskega gradiva so popisi, inventarji in vodniki.

(2)Drugi pripomočki so lahko prevzemni popisi, ki jih je izdelal izročitelj, ter spisovne evidence, kazala in pripomočki, ki so nastali pri poslovanju ustvarjalca.

(1)Arhivi morajo na svetovnem spletu omogočati dostopnost do:

1.evidence fondov in zbirk arhivskega gradiva;

2.pripomočkov, ki so nastali v elektronski obliki ali so dostopni v digitalizirani obliki;

3.registra ustvarjalcev iz drugega odstavka 54. člena zakona;

4.javnega arhivskega gradiva, ki je dostopno v digitalni obliki, v skladu s tehničnimi možnostmi arhivov.

(2)Dostopnost arhivskega gradiva iz 4. točke prejšnjega odstavka na svetovnem spletu, ki je zaradi tehničnih omejitev neprimerno za spletno objavo v izvirni obliki, lahko arhivi omogočajo tudi z uporabo oglednih različic gradiva. Elektronski dostop do izvirne oblike zapisa takšnega arhivskega gradiva morajo arhivi omogočiti na zahtevo uporabnika.

(3)Arhivi na svetovnem spletu omogočajo dostopnost arhivskega gradiva, ki je varovano s pravicami intelektualne lastnine ob upoštevanju predpisov, ki urejajo pravice intelektualne lastnine.

(4)Državni arhiv mora na svetovnem spletu omogočati še dostopnost do:

1.registra potrjenih notranjih pravil in potrjenih vzorčnih notranjih pravil;

2.registra ponudnikov opreme in storitev;

3.registra certificirane opreme in storitev.

(5)Uporabnikom se dostop in uporaba arhivskega gradiva, če je objavljeno na svetovnem spletu, praviloma omogoči na podlagi spletne prijave uporabnika.

(6)Pristojni arhivi vodijo statistiko o dostopu in uporabi do podatkov iz prvega odstavka tega člena v skladu s 63. in 64. členom zakona in 67. členom te uredbe.

(1)Informacijski sistemi v arhivih morajo omogočati zajem, upravljanje in uporabo arhivskega gradiva ter podatke o njem na način, da je mogoča sledljivost vseh sprememb, povezanih z arhivskim gradivom.

(2)Podatkovne zbirke o arhivskem gradivu v arhivih so povezane v vzajemen informacijski sistem, ki pomeni tudi evidenco arhivskega gradiva v arhivih.

(1)Fizična ali pravna oseba, ki želi uporabljati arhivsko gradivo (v nadaljnjem besedilu: uporabnik), mora ob prvi uporabi arhivskega gradiva v arhivski čitalnici ali prek spleta izpolniti matični list, ki je objavljen na spletni strani državnega arhiva.

(2)Matični list uporabnika vsebuje najmanj naslednje podatke:

1.identifikacijske podatke uporabnika: a)    fizična oseba: osebno ime, naslov stalnega ali začasnega prebivališča, vrsta in številka osebnega dokumenta, b)    pravna oseba: naziv in sedež pravne osebe, matična številka vpisa v poslovni ali sodni register, osebno ime predstavnika in razmerje do pravne osebe, vrsta in številka osebnega dokumenta;

2.datum izpolnitve matičnega lista;

3.podpis uporabnika in pristojnega uslužbenca arhiva v čitalnici.

(3)Mladoletna oseba mora predložiti od staršev, zakonitih zastopnikov ali izobraževalne institucije podpisano izjavo o prevzemu odgovornosti za morebitno materialno škodo na arhivskem gradivu in opremi ter za zlorabo varovanih podatkov iz arhivskega gradiva.

(4)Uporabnik na podlagi izpolnjenega matičnega lista pridobi identifikacijsko oznako, ki se uporablja pri naročanju arhivskega gradiva in njegovih reprodukcij.

(5)Pristojni uslužbenec arhiva seznani uporabnika s pogoji uporabe arhivskega gradiva skladno s to uredbo in čitalniškim redom arhiva. Sestavni del matičnega lista je izjava o seznanitvi s pogoji uporabe in dostopnosti arhivskega gradiva.

(6)Uporabnik mora o vsaki spremembi podatkov na matičnem listu seznaniti arhiv.

(1)Uporabnik naroči arhivsko gradivo v čitalnici arhiva ali po elektronski poti z izpolnjeno naročilnico za uporabo arhivskega gradiva, ki je objavljena na spletni strani državnega arhiva. Naročilnica vsebuje najmanj naslednje podatke:

1.identifikacijsko oznako uporabnika;

2.osebno ime;

3.namen uporabe arhivskega gradiva;

4.signaturo, naslov fonda ali zbirke, tehnično in/ali popisno enoto arhivskega gradiva;

5.datum naročila;

6.datum uporabe;

7.podpis uporabnika in uslužbenca arhiva, ki je naročilo sprejel.

(2)Uporabnik mora z imetnikom oziroma njegovimi pravnimi nasledniki sam urediti razmerja v zvezi z uporabo arhivskega gradiva, varovanega s pravicami intelektualne lastnine.

(3)Arhiv potrdi prejem naročila uporabe in uporabnika obvesti o času, kraju in načinu dostopa oziroma o morebitni nedostopnosti naročenega arhivskega gradiva.

(1)Arhiv mora uporabniku posredovati vsa dostopna informacijska sredstva o arhivskem gradivu, ki ga hrani, ter ga seznaniti s fondi ali deli fondov in njihovim obsegom, v katerih je pričakovati, da so podatki, ki jih uporabnik išče.

(2)Iskanje podatkov za znanstvenoraziskovalne namene ni obveznost arhiva.

(3)Pred uporabo arhivskega gradiva arhiv uporabnika seznani s čitalniškim redom in pogoji dostopa do arhivskega gradiva.

(1)Čitalnica arhiva je praviloma odprta za uporabnike vse dneve, ko arhiv posluje, in sicer najmanj šest ur na dan, čitalnica dislocirane enote arhiva v času poslovanja pa najmanj štiri ure na dan.

(2)Arhiv s čitalniškim redom določi podrobnejši potek naročanja in uporabe arhivskega gradiva v arhivu, zlasti pa delovni čas čitalnice, pogoje vstopa v arhiv in čitalnico arhiva.

(1)Javno arhivsko gradivo se daje v uporabo praviloma v izvirniku.

(2)Zasebno arhivsko gradivo se daje v uporabo v skladu s 70. členom zakona.

(3)Če so izdelane reprodukcije arhivskega gradiva, se zaradi materialnega varstva in zmanjševanja dejavnikov tveganja poškodovanja izvirnega arhivskega gradiva uporabljajo njegove reprodukcije. Uporabo izvirnika v takšnem primeru izjemoma lahko dovoli predstojnik arhiva.

(4)Filmsko in digitalno arhivsko gradivo se uporablja v obliki oglednih kopij.

(5)Uporabnik mora arhivsko gradivo uporabljati tako, da ga ohrani v urejenem in nepoškodovanem stanju.

(6)Uporabnik mora kriti stroške restavratorskih in konservatorskih posegov na arhivskem gradivu zaradi poškodb, ki so posledica njegovega namernega ali nenamernega nepravilnega ravnanja.

(7)Višina stroškov iz prejšnjega odstavka je določena s pravilnikom, ki ureja nadomestila stroškov v arhivih.

(8)Dnevna količina arhivskega gradiva za uporabo v čitalnici je določena v čitalniškem redu.

(1)Če uporabnik nepravilno uporablja arhivsko gradivo in krši čitalniški red arhiva, ga mora pristojni uslužbenec arhiva na to opozoriti.

(2)Opozorilo se zapiše na matični list uporabnika.

(3)Če uporabnik kljub opozorilu pristojnega uslužbenca arhiva nadaljuje dejanja iz prvega odstavka tega člena, ga lahko odstranijo iz čitalnice.

(1)Uporabnik ne more uporabljati arhivskega gradiva, ki:

-        je v postopku strokovne obdelave, restavriranja in digitalizacije,

-        je tako poškodovano, da ga v izvirniku ni mogoče uporabljati, njegove reprodukcije pa še niso izdelane,

-        ga uporablja drug uporabnik.

(2)Pristojni uslužbenec arhiva mora uporabnika arhivskega gradiva seznaniti, zakaj naročenega arhivskega gradiva ni mogoče uporabiti in kdaj bo uporaba tega gradiva mogoča.

(1)Uporabnik za lastno uporabo naroči reprodukcije arhivskega gradiva z naročilnico, ki je objavljena na spletni strani državnega arhiva.

(2)Naročilnica iz prejšnjega odstavka mora vsebovati najmanj te podatke:

1.identifikacijsko oznako uporabnika;

2.osebno ime uporabnika;

3.opredelitev načina reprodukcije;

4.signaturo in naslov popisne enote ter oznako tehnične enote, v kateri so dokumenti za reproduciranje;

5.datum naročila;

6.podpis uporabnika arhivskega gradiva;

7.datum reproduciranja, podpis uslužbenca, ki je opravil reprodukcijo, in število reprodukcij.

(3)Uporabnik lahko za lastno uporabo sam fotografira arhivsko gradivo v arhivski čitalnici na podlagi pisnega soglasja pristojnega arhiva.

(4)Podrobnosti o načinu in omejitvah reproduciranja pristojni arhiv določi v čitalniškem redu.

Če je gradivo varovano z avtorsko ali sorodnimi pravicami ter je imetnik pravic znan, mora uporabnik od imetnika pravic pridobiti predhodno dovoljenje za objavo reprodukcij in ga predložiti arhivu.

(1)Javno arhivsko gradivo se lahko izposodi za razstavne in podobne namene na podlagi pisne pogodbe.

(2)Pisna pogodba iz prejšnjega odstavka mora vsebovati najmanj:

1.seznam izposojenega arhivskega gradiva;

2.namen izposoje;

3.način zavarovanja in čas izposoje;

4.morebitno nadomestilo za izposojo;

5.izjavo uporabnika, da soglaša s povrnitvijo stroškov konservacije in restavracije v primeru poškodovanja arhivskega gradiva ter da je kazensko odgovoren za njegovo morebitno uničenje.

(3)Uporabnik mora med izposojo zagotoviti vse pogoje materialnega varstva arhivskega gradiva v skladu z določbami te uredbe.

(4)Če arhivsko gradivo še ni reproducirano, izposojevalec arhivu krije stroške digitalizacije arhivskega gradiva, ki bo predmet izposoje.

(5)Prireditelj razstave izposojenega arhivskega gradiva mora pri predstavitvi in spremnih publikacijah navesti naziv arhiva, signaturo in naslov fonda, v katerem je gradivo.

V primeru uporabe arhivskega gradiva zaradi potreb uradnih postopkov uporabnik izpolni vlogo za pridobitev podatkov iz arhivskega gradiva, ki je objavljena na spletni strani državnega arhiva. Vloga vsebuje:

1.identifikacijske podatke uporabnika: a)    fizična oseba: osebno ime, naslov stalnega ali začasnega prebivališča, vrsta in številka osebnega dokumenta; b)    pravna oseba: naziv in sedež pravne osebe, matična številka vpisa v poslovni ali sodni register, osebno ime zakonitega zastopnika;

2.kontaktne podatke uporabnika;

3.opredelitev, ali uporabnik nastopa kot stranka v postopku ali pa izraža pravni interes za uvedbo ali udeležbo v postopkih;

4.vrsto uradnega postopka in naziv organa, ki ga vodi;

5.izjavo uporabnika, da bo varoval podatke iz prvega in drugega odstavka 65. člena zakona;

6.opisno čim več podatkov o gradivu, ki ga želi uporabiti zaradi potreb uradnih postopkov;

7.datum izpolnitve vloge in podpis uporabnika.

(1)Verodostojnost izpisov ter istovetnost prepisov in reprodukcij z izvirnikom arhivskega gradiva arhivi potrdijo v fizični ali digitalni obliki.

(2)Potrditev v fizični obliki se opravi z odtisom pečata na hrbtni strani izpisa, prepisa ali reprodukcije. Obrazec besedila potrditve na pečatu je v prilogi 2, ki je kot priloga sestavni del te uredbe. Ob večjem številu listov se potrditev opravi tako, da se listi zvežejo z vrvico, ki je zavarovana z nalepko z žigom in z odtisom pečata na hrbtni strani.

(3)Potrditev v digitalni obliki se izvede z osnovnimi tehnološkimi sredstvi (na primer prstni odtis, elektronski podpis, časovni žig).

(1)Zaradi uvedbe ali udeležbe v uradnih postopkih mora oseba, ki želi vpogledati v arhivsko gradivo, ki vsebuje varovane podatke, izkazati pravni interes z ustrezno listino.

(2)Pravni interes se mora nanašati neposredno na vlagatelja, pri čemer se mu omogoči le vpogled v tiste dele gradiva z varovanimi podatki, ki so potrebni za uveljavljanje njegovega pravnega interesa.

(3)Oseba mora v vlogi konkretno navesti, v katere dele arhivskega gradiva, ki vsebuje varovane podatke, želi vpogledati in obrazložiti razloge, zaradi katerih sta vpogled in uporaba takšnega gradiva pomembna za odločitev v konkretnem uradnem postopku.

(4)V okviru že uvedenih upravnih in pravnih postopkov je za državne organe, organe samoupravnih lokalnih skupnosti, nosilce javnih pooblastil ali druge osebe javnega prava, ki vodijo postopek, arhivsko gradivo, ki vsebuje varovane podatke, na podlagi zahtevka dostopno brez omejitev.

(5)Zakoniti zastopnik ali pooblaščenec uporabnika, ki prosi za uporabo gradiva iz tega člena, se mora o tem izkazati oziroma predložiti pooblastilo o zastopanju. Odvetnik uporabnika dostopa do varovanih osebnih podatkov iz drugega odstavka 65. člena zakona v skladu s predpisi, ki urejajo odvetništvo.

(1)Za vpis v register iz 83. člena zakona bodoči ponudnik opreme ali storitev vloži zahtevo za registracijo pri državnem arhivu na predpisanem obrazcu.

(2)Zahteva za registracijo se vloži v slovenskem jeziku, priložena dokumentacija pa je po predhodnem soglasju državnega arhiva lahko tudi v drugem jeziku.

(3)Obrazec zahteve za registracijo ponudnika iz prvega odstavka tega člena ter nabor pripadajoče dokumentacije sta določena s pravilnikom o enotnih tehnoloških zahtevah.

(1)Za pridobitev certifikata iz 85. člena zakona mora ponudnik opreme ali storitev vložiti pri državnem arhivu zahtevo na predpisanem obrazcu osebno, po pošti, elektronsko prek enotnega državnega portala e-uprava ali spletne strani državnega arhiva.

(2)Zahteva se vloži v slovenskem jeziku, priložena dokumentacija pa je po predhodnem soglasju državnega arhiva lahko tudi v drugem jeziku.

(3)Obrazec zahteve za certifikacijo opreme oziroma storitev iz prvega odstavka tega člena ter nabor pripadajoče dokumentacije sta določena s pravilnikom o enotnih tehnoloških zahtevah.

(1)Na podlagi zahteve ponudnika in splošnih pogojev za izvajanje certifikacije državni arhiv v petnajstih dneh od vložitve popolne zahteve ponudniku pošlje predlog pogodbe o izvajanju certifikacije.

(2)Če je ponudnik storitev javnopravna oseba, se s ponudnikom podpiše sporazum o izvajanju certifikacije.

(3)Na podlagi ponudnikovega podpisa pogodbe oziroma sporazuma o izvajanju certifikacije državni arhiv v skladu s pogodbo oziroma sporazumom in splošnimi pogoji za izvajanje certifikacije pristopi k odločevalnemu certifikacijskemu postopku.

(1)Strošek certifikacije sta nadomestilo državnemu arhivu za vodenje postopka certifikacije in strošek postopka.

(2)Strošek postopka je skupek stroškov, ki nastanejo državnemu arhivu ali njegovemu pooblaščenemu zunanjemu svetovalcu med postopkom ali zaradi postopka certifikacije in gre v breme ponudnika.

(3)Državni arhiv predpiše strošek postopka certifikacije s splošnimi pogoji za izvajanje certifikacije.

(1)Državni arhiv vodi register potrjenih notranjih pravil in potrjenih vzorčnih notranjih pravil.

(2)Register vsebuje te podatke:

1.subjekt: a)    ime oziroma naziv vlagatelja, b)    sedež oziroma naslov vlagatelja, c)    matično številko, d)    elektronski poštni naslov, e)    telefonsko številko vlagatelja;

2.notranja pravila: a)    tip notranjih pravil, b)    oznako notranjih pravil, c)    opis namena notranjih pravil, d)    različico, datum potrditve in datum izteka veljavnosti potrditve notranjih pravil, e)    številko odločbe o potrditvi;

3.dodatno za vzorčna notranja pravila: a)    dokumente vzorčnih notranjih pravil (seznam dokumentov), b)    osebe, ki lahko vzorčna notranja pravila prevzamejo, c)    podatke o osebah iz četrtega odstavka 7. člena te uredbe, ki so prevzele potrjena vzorčna notranja pravila.

(3)Register je javno, spletno in brezplačno dostopen. Državni arhiv ga objavi na spletni strani.

(4)Podatki v registru se osvežijo nemudoma po izdaji odločbe. Pritožba zoper odločbo o vpisu v register ne zadrži osvežitve podatkov v registru.

(5)Podatki iz registra se hranijo trajno.

(1)Državni arhiv vodi register ponudnikov opreme in storitev.

(2)Register vsebuje te podatke:

1.ime oziroma naziv ponudnika opreme oziroma storitev;

2.sedež oziroma naslov ponudnika;

3.matično številko ponudnika;

4.elektronski poštni in spletni naslov (če obstaja) ponudnika;

5.telefonsko številko ponudnika in številko njegovega telefaksa;

6.ponujano storitev oziroma opremo;

7.datum in številko odločbe o registraciji;

8.datum, številko sklepa in druge podatke o certifikaciji ter veljavnost certifikata.

(3)Register je javno, spletno in brezplačno dostopen. Državni arhiv ga objavi na spletni strani.

(4)Podatki v registru se osvežijo nemudoma po izdaji odločbe o registraciji oziroma sklepa o certifikaciji. Pritožba zoper odločbo oziroma sklep o vpisu v register ne zadrži osvežitve podatkov v registru.

(5)Podatki iz registra se hranijo trajno.

Dostavljena dokumentacija za potrebe vodenja postopkov registracije, certifikacije in potrjevanja notranjih pravil ostane po končanem preverjanju v hrambi pri državnem arhivu.

Arhivska komisija iz 67. člena zakona deluje pri državnem arhivu.

Arhivska komisija ima pet članov in je sestavljena iz dveh strokovnjakov s področja arhivistike, enega s področja zgodovinopisja in dveh s področja državne uprave, pri čemer mora biti eden izmed njiju strokovnjak s področja pravnih zadev.

(1)Člani arhivske komisije delujejo nepoklicno.

(2)Člane arhivske komisije, predsednika in njegovega namestnika imenuje Vlada Republike Slovenije na predlog ministra za pet let.

(3)Članu arhivske komisije preneha članstvo, če odstopi ali je odpoklican.

(4)Odpoklic člana arhivske komisije je mogoč samo iz utemeljenih razlogov.

Tehnično-administrativne in upravne naloge za arhivsko komisijo opravlja državni arhiv.

(1)Arhivska komisija se sestaja na sejah, ki jih sklicuje predsednik oziroma v njegovi odsotnosti njegov namestnik.

(2)Arhivska komisija sprejema odločitve z večino glasov vseh članov.

Arhivska komisija sprejme poslovnik, s katerim podrobneje uredi način dela. Poslovnik potrdi Vlada Republike Slovenije.

(1)Arhivski svet je posvetovalno telo ministra za strokovno svetovanje na področju arhivske dejavnosti, ki obravnava in posreduje mnenja o strokovnih vprašanjih s področja delovanja in razvoja arhivske dejavnosti.

(2)Predsednika in člane sveta, ki so uveljavljeni strokovnjaki za področje arhivistike in varstva arhivskega gradiva, imenuje minister za pet let in so lahko večkrat imenovani.

(3)Organizacijo in način delovanja sveta se uredi s poslovnikom, ki ga sprejme svet z večino glasov.

(4)Administrativna in tehnična dela za svet opravlja ministrstvo.

(1)Arhivski svet sestavlja pet članov, in sicer:

-        trije

(3)člani predstavniki izvajalcev javne arhivske službe,

-        en

(1)član predstavnik univerzitetnih ustanov s programi arhivistike,

-        en

(1)član predstavnik ministrstva.

(2)Ministrstvo predlagatelje pozove, da izmed strokovnjakov z najvišjim strokovnim oziroma znanstvenim naslovom posredujejo predloge članov. Kandidacijski postopek vodi in končni predlog sestave z liste kandidatov oblikuje ministrstvo.

(3)Minister s sklepom imenuje člane Arhivskega sveta.

Arhivski svet opravlja zlasti naslednje naloge:

1.daje mnenje k predpisom, razvojnim načrtom in strategijam, ki urejajo arhivsko dejavnost;

2.daje pobude za uveljavljanje arhivistike in arhivske prakse;

3.obravnava strokovne osnove oziroma priporočila za področje arhivske dejavnosti;

4.daje pobude in predloge s področja svojega dela.

(1)Svet direktorjev javnih arhivov je posvetovalno telo ministra za svetovanje pri strokovni in poslovni koordinaciji arhivske javne službe.

(2)Organizacijo in način delovanja sveta se uredi s poslovnikom, ki ga potrdi minister.

(3)Administrativna in tehnična dela za svet opravlja ministrstvo.

Svet direktorjev javnih arhivov opravlja zlasti naslednje naloge:

1.obravnava problematiko in podaja predloge rešitev, vezane na izvajanje skupnih nalog arhivske javne službe;

2.obravnava in koordinira predloge medarhivskih delovnih skupin;

3.daje pobude in predloge s področja svojega dela ministru.

Postopki, ki so se začeli pred začetkom uporabe te uredbe, se dokončajo po določbah Uredbe o varstvu dokumentarnega in arhivskega gradiva (Uradni list RS, št. 86/06).

(1)Državni arhiv izda smernice glede kakovosti papirja in embalaže ter jih objavi na spletni strani arhiva v treh mesecih od uveljavitve te uredbe.

(2)Državni arhiv pripravi obrazce in vloge iz te uredbe ter jih objavi na spletni strani v treh mesecih od uveljavitve te uredbe.

Z dnem uveljavitve te uredbe preneha veljati Uredba o varstvu dokumentarnega in arhivskega gradiva (Uradni list RS, št. 86/06).

Ta uredba začne veljati trideseti dan po objavi v Uradnem listu Republike Slovenije, uporabljati pa se začne 1. januarja 2018. Do začetka uporabe te uredbe se uporabljajo določbe Uredbe o varstvu dokumentarnega in arhivskega gradiva (Uradni list RS, št. 86/06). Št. 00716-7/2017 Ljubljana, dne 27. julija 2017 EVA 2013-3340-0032 Vlada Republike Slovenije dr. Miroslav Cerar l.r. Predsednik Priloga 1: Pogoji za izvajanje materialnega varstva arhivskega gradiva v depojih in na razstavah Priloga 2: Besedilo potrdila na izpisu, prepisu ali reprodukciji