Pravilnik o ovojnici, vročilnici in drugih sporočilih za vročanje v upravnem postopku

(1)Ta pravilnik določa obliko, vsebino in način izpolnjevanja ovojnice za vročanje (v nadaljnjem besedilu: ovojnica) po pošti na podlagi 87. člena Zakona o splošnem upravnem postopku (Uradni list RS, št. 24/06 – uradno prečiščeno besedilo, 105/06 – ZUS-1, 126/07, 65/08, 8/10, 82/13, 175/20 – ZIUOPDVE, 3/22 – ZDeb in 85/25; v nadaljnjem besedilu: zakon).

(2)Ta pravilnik določa vsebino in način izpolnjevanja vročilnice ter sporočila o neuspeli vročitvi, kadar vročanje na podlagi 87. člena zakona opravlja uradna oseba organa ali pravna in fizična oseba, ki opravlja vročanje dokumentov v fizični obliki kot svojo dejavnost.

(3)Ta pravilnik določa vsebino elektronske vročilnice in drugih sporočil za vročanje po elektronski poti.

Na območjih občin, kjer sta poleg slovenskega jezika uradna jezika tudi italijanski oziroma madžarski jezik, je besedilo na ovojnici, vročilnici, sporočilu o neuspeli vročitvi, elektronski vročilnici in drugih sporočilih v postopku vročanja po elektronski poti, ki so namenjena komunikaciji s stranko, napisano tudi v italijanskem oziroma madžarskem jeziku, če se dokument vroča v obeh jezikih.

(1)Ovojnica je izdelana kot večslojna tiskovina.

(2)Oblika in velikost ovojnice ustrezata zahtevam za standardizirano pismo, kot jih določa splošni akt za izvrševanje javnega pooblastila, ki ureja izvajanje univerzalne poštne storitve.

(3)Ovojnica je z notranje strani opremljena s številčnim rastrom, ki zagotavlja zaupnost podatkov.

(4)Osnovna barva ovojnice je bela (barvna skala Pantone 277 U), barva predtiskanega besedila na ovojnici je modra (barvna skala Pantone 2995 U), razen oznake »AR«, ki je rdeče barve (barvna skala Pantone red 32 U). Barva izpisanih spremenljivih podatkov je črna.

(1)Levi del zgornjega sloja ovojnice in njegov hrbtni del je vročilnica.

(2)Na zgornjem sloju je z velikimi tiskanimi črkami levo poravnano izpisano besedilo »VROČILNICA«, pod navedbo je z vogalnimi črtami označen pravokotnik velikosti 60 x 18 mm, kamor se natisneta številka sprejemne pošte in številka priporočenega pisma v črtni kodi. Pod pravokotno ploskvijo je navedba »ŠTEVILKA:« ter ob njej prostor, kamor se ta podatek izpiše. Pod tem podatkom je besedilo »PREJEMNIK VROČILNICE:«, pod njim je z vogalnimi črtami označen pravokotnik velikosti 90 x 27 mm, kamor se izpiše, kdo je prejemnik vročilnice in njegov naslov.

(3)Pod pravokotnikom za vpis prejemnika in njegovega naslova je navedba »NASLOVNIK:«, pod njo je z vogalnimi črtami označen pravokotnik velikosti 90 x 27 mm, za zapis podatkov o prejemniku pisma. Pod označenim prostorom za zapis podatkov o prejemniku pisma je z vogalnimi črtami označen pravokotnik velikosti 90 x 20 mm, na katerem se zapiše številka dokumenta v črtni kodi.

(4)Na hrbtni strani vročilnice je besedilo izjave naslovnika, izjave pooblaščenca in pripomb vročevalca, ki je določeno v Prilogi 1, ki je sestavni del tega pravilnika.

(5)Izjava naslovnika, izjava pooblaščenca in pripombe vročevalca se med seboj ločijo s črto med levim in desnim robom vročilnice.

(6)Robovi vročilnice so nakazani s perforiranimi nizi.

(1)Organ izpolni sprednjo stran vročilnice s spremenljivimi podatki o številki dokumenta, podatki o organu – prejemniku vročilnice, naslovniku in številki dokumenta v črtni kodi.

(2)Naslovnik ob vročitvi izpolni izjavo o prevzemu tako, da s številkami vpiše dan, mesec in leto prevzema ter se lastnoročno podpiše.

(3)Če se vroča pooblaščencu za vročitve, vročevalec s podatki o vrsti in številki dokumenta za ugotavljanje istovetnosti pooblaščenca izpolni izjavo o ugotovljeni istovetnosti. Pooblaščenec za vročitev pred izpolnitvijo izjave o prevzemu, s podatki o svojem osebnem imenu in naslovu stalnega prebivališča ter osebnem imenu pooblastitelja, izpolni izjavo pooblaščenca in jo lastnoročno podpiše.

(4)Vročevalec ob odklonitvi sprejema napiše razlog, ki ga navede naslovnik, kraj, kjer je pustil pismo, datum in uro odklonitve prevzema pisma.

(5)Če naslovnik noče podpisati vročilnice, če se ne more ali ne zna podpisati, vročevalec to napiše za besedilom »Drugo« ter s številkami vpiše dan, mesec in leto vročitve.

(6)Pravilno izpolnjeno vročilnico vročevalec lastnoročno podpiše in opremi z žigom izvajalca poštne storitve.

(1)Podaljšek ovojnice je razdeljen na dva enaka dela, ki sta ločena z vertikalno perforiranim nizom. Na levem delu podaljška je sporočilo o prispelem pismu.

(2)Na zgornjem sloju je z velikimi tiskanimi črkami levo poravnano izpisano »SPOROČILO O PRISPELEM PISMU«. Pod njim sta navedbi »Pošiljatelj« in »Naslovnik« ter ob vsaki prostor, kamor se ti podatki izpišejo. V nadaljevanju sledi besedilo, ki je določeno v Prilogi 2, ki je sestavni del tega pravilnika.

(3)Ob levem robu je na spodnjem delu sporočila o prispelem pismu vertikalna navedba »OBRNI!«.

(4)Na hrbtni strani sporočila o prispelem pismu je z velikimi tiskanimi črkami levo poravnano izpisano »OPOZORILO«. V nadaljevanju je besedilo, ki je določeno v Prilogi 3, ki je sestavni del tega pravilnika.

Razporeditev besedila na sporočilu o prispelem pismu mora omogočati zapis spremenljivih podatkov in lastnoročni podpis vročevalca.

(1)Organ na sporočilo o prispelem pismu zapiše podatke o pošiljatelju in naslovniku, številki priporočenega pisma in številki dokumenta; druge podatke čitljivo zapiše vročevalec.

(2)Vročevalec izpolni in z manjkajočimi podatki dopolni 1., 2. ali 3. točko, glede na to, ali gre pri postopanju s pismom za okoliščino iz 1., 2. ali 3. točke. Ostali točki prečrta.

(3)Če vročevalec obvesti naslovnika o možnosti osebnega prevzema pisma na pošti, v sporočilu zapiše naziv in naslov pošte ter označi in dopolni, kje je nalepljeno ali puščeno sporočilo o prispelem pismu.

(4)Vročevalec podpiše sporočilo o prispelem pismu.

(1)Obvestilo organu o vročitvi je na desnem delu podaljška ovojnice.

(2)Na zgornjem sloju obvestila je z velikimi tiskanimi črkami levo izpisano besedilo »OBVESTILO ORGANU O VROČITVI«, pod njim je z vogalnimi črtami označen pravokotnik velikosti 60 x 18 mm za vpis številke sprejemne pošte in številke priporočenega pisma v črtni kodi. Pod njim je navedba »ŠTEVILKA:« in prostor za vpis podatkov. Pod besedilom je navedba »PREJEMNIK OBVESTILA:« ter pod njo z vogalnimi črtami označen pravokotnik velikosti 90 x 27 mm. Pod pravokotnikom je navedba »NASLOVNIK:« in pod njo z vogalnimi črtami označen pravokotnik velikosti 90 x 27 mm. Pod njim je z vogalnimi črtami označen pravokotnik velikosti 90 x 20 mm, v katerega se zapiše številka dokumenta v črtni kodi.

(3)Na hrbtnem delu obvestila organu o vročitvi je besedilo, ki ga vročevalec izpolni na način, da dopolni obvestilo z manjkajočimi podatki pod 1., 2. ali 3. točko, ki ustreza postopanju s pismom in je določeno v Prilogi 4, ki je sestavni del tega pravilnika.

(4)Sprednji del obvestila, razen številke sprejemne pošte in številke priporočenega pisma v črtni kodi, izpolni organ, hrbtni del pa vročevalec. Obvestilo podpiše vročevalec in opremi z žigom izvajalca poštne storitve.

(1)Desni del zgornjega sloja ovojnice vsebuje navedbo »ŠTEVILKA:« ter ob njej prostor, kamor se podatek izpiše. Pod tem podatkom je navedba »POŠILJATELJ«, pod njo sta z vogalnimi črtami označena pravokotnika. Velikost prvega je 90 x 27 mm in označuje prostor, kamor se vpišejo podatki o pošiljatelju, velikost drugega je 60 x 18 mm, vanj se natisneta številka sprejemne pošte in številka priporočenega pisma v črtni kodi. Pod temi podatki je oznaka v obliki 40 x 13 mm velikega pravokotnika, ki vsebuje oznako »AR«, ob njej pa je odebeljeno besedilo: »ZUP VROČITEV!«. Pod temi oznakami je navedba »NASLOVNIK:«, pod njo pa je z vogalnimi črtami označen pravokotnik velikosti 90 x 27 mm, kamor se izpišejo podatki o naslovniku. Pod označenim prostorom za izpis podatkov o naslovniku je z vogalnimi črtami označen pravokotnik velikosti 90 x 20 mm, na katerega se označi številka dokumenta v črtni kodi.

(2)Spremenljive podatke o številki dokumenta, pošiljatelju, podatke o naslovniku in številki dokumenta v črtni kodi izpolni organ.

(1)Vročilnica, sporočilo o prispelem pismu in obvestilo organu o vročitvi imajo na ovojnici lahko drugačen položaj, kot je določen s tem pravilnikom, če je velikost ovojnice, zaradi oblike ali obsega listin, ki se vročajo, treba prilagoditi drugačni standardizirani obliki ovojnice, kot jo določa splošni akt za izvrševanje javnega pooblastila, ki ureja izvajanje univerzalne poštne storitve.

(2)Za vročanje listin večjega formata ali obsega se lahko uporablja standardna ovojnica iz prejšnjega odstavka, na katero se pritrdi vročilnica, sporočilo o prispelem pismu in obvestilo organu, ki so določeni s tem pravilnikom.

(1)Če obstajajo tehnične možnosti za elektronsko izmenjavo vročilnice in obvestila organu o vročitvi med organom in izvajalcem poštne storitve, organ v informacijski sistem izvajalca poštne storitve pošlje podatke o organu, naslovniku, številki dokumenta in številki priporočenega pisma z namenom, da se naslovniku oziroma njegovemu pooblaščencu ter vročevalcu omogoči izvedba postopka vročitve na način, določen s tem členom.

(2)Izvajalec poštne storitve v informacijskem sistemu na podlagi podatkov iz prejšnjega odstavka oblikuje vročilnico, sporočilo o prispelem pismu ali obvestilo organu o vročitvi tako, da omogoči njihovo izpolnitev, ki ustreza dejanskemu postopanju vročevalca, naslovnika ali pooblaščenca.

(3)Vročevalec, naslovnik ali pooblaščenec ob smiselni uporabi 5., 8. in 9. člena tega pravilnika v informacijskem sistemu izvajalca poštnih storitev izpolni vročilnico, sporočilo o prispelem pismu oziroma obvestilo organu tako, da izpolnjena vročilnica, sporočilo o prispelem pismu oziroma obvestilo organu izkazuje dejansko postopanje s pismom.

(4)Naslovnik ali pooblaščenec potrdi prevzem pisma s podpisom vročilnice na napravi za elektronski zajem lastnoročnega podpisa. Namesto podpisa vročevalca se na vročilnici, sporočilu o prispelem pismu in obvestilu organu navede enolična identifikacijska oznaka vročevalca. Informacijski sistem izvajalca poštnih storitev podpisano vročilnico opremi s časovnim žigom, obvestilo organu pa z naprednim elektronskim žigom s kvalificiranim potrdilom.

(5)Če naslovnik, pooblaščenec in vročevalec izpolnijo vročilnico, sporočilo o prispelem pismu ali obvestilo organu v informacijskem sistemu izvajalca poštne storitve, ne izpolnijo vročilnice, sporočila o prispelem pismu in obvestila na ovojnici.

(6)Če organ v informacijski sistem izvajalca poštnih storitev pošlje podatke o organu, naslovniku, številki dokumenta in številki priporočenega pisma, lahko namesto ovojnice uporabi drugo ovojnico, ki zagotavlja zaupnost podatkov in ustreza zahtevam za standardizirano pismo, kot jih določa splošni akt za izvrševanje javnega pooblastila, ki ureja izvajanje univerzalne poštne storitve. Na ovojnico se navedejo podatki o naslovniku, organu in številki dokumenta ter na vidnem mestu odebeljeno besedilo »ZUP VROČITEV!«.

(1)Uradna oseba organa ter pravna in fizična oseba, ki opravljajo vročanje v fizični obliki kot svojo dejavnost, pri vročanju uporabljajo vročilnico in sporočilo o neuspeli vročitvi, ki sta določena s tem pravilnikom.

(2)Besedilo vročilnice iz prejšnjega odstavka je določeno v Prilogi 5, ki je sestavni del tega pravilnika.

(3)Besedilo sporočila o neuspeli vročitvi je določeno v Prilogi 6, ki je sestavni del tega pravilnika.

(1)Za izpolnjevanje vročilnice in sporočila o neuspeli vročitvi se smiselno uporabljajo določbe tega pravilnika o izpolnjevanju vročilnice in sporočila na ovojnici.

(2)Vročevalec izpolni sporočilo o neuspeli vročitvi v dvojniku. Če ima naslovnik hišni predalčnik, vročevalec v hišnem predalčniku pusti en izvod sporočila in dokument, drugi izvod sporočila pa vrne organu. Če naslovnik nima hišnega predalčnika ali je ta neuporaben, vročevalec pusti en izvod sporočila naslovniku, dokument in drugi izvod sporočila pa vrne organu.

(1)Besedilo elektronske vročilnice je določeno v Prilogi 7, ki je sestavni del tega pravilnika.

(2)Elektronsko vročilnico podpiše naslovnik, nato se ta potrdi z elektronskim žigom informacijskega sistema za vročanje in opremi s kvalificiranim časovnim žigom.

(1)Besedilo elektronskega sporočila informacijskega sistema za vročanje (v nadaljnjem besedilu: elektronsko sporočilo) naslovniku o možnosti prevzema dokumenta in posledicah neprevzema, ki se vloži v varen elektronski predal naslovnika, je določeno v Prilogi 8, ki je sestavni del tega pravilnika.

(2)V elektronskem sporočilu iz prejšnjega odstavka je aktivna povezava, s katero se omogoči prevzem dokumenta v informacijskem sistemu za vročanje.

Besedilo elektronskega sporočila organu, da je informacijski sistem za vročanje prejel zahtevo za vročitev in v varen elektronski predal naslovnika vložil sporočilo o možnosti prevzema dokumenta, je določeno v Prilogi 9, ki je sestavni del tega pravilnika.

Besedilo elektronskega sporočila naslovniku, da je zakoniti rok za prevzem dokumenta potekel in da je dokument vložen v njegov varen elektronski predal, je določeno v Prilogi 10, ki je sestavni del tega pravilnika.

Besedilo elektronskega sporočila organu, da naslovnik ni prevzel dokumenta v zakonitem roku, je določeno v Prilogi 11, ki je sestavni del tega pravilnika.

Besedilo elektronskega sporočila organu, da odrejene vročitve ni mogoče opraviti, je določeno v Prilogi 12, ki je sestavni del tega pravilnika.

Elektronska sporočila iz 15. do 19. člena tega pravilnika se potrdijo z elektronskim žigom informacijskega sistema za vročanje.

(1)Besedilo elektronskega sporočila o možnosti prevzema dokumenta in posledicah neprevzema pri vročanju s seznanitvijo in s potrditvijo prevzema, ki se pošlje na telefonsko številko mobilnega telefona naslovnika, je določeno v Prilogi 13, ki je sestavni del tega pravilnika.

(2)Besedilo elektronskega sporočila o možnosti prevzema dokumenta in posledicah neprevzema pri vročanju s seznanitvijo in s potrditvijo prevzema, ki se pošlje v elektronski predal naslovnika, je določeno v Prilogi 14, ki je sestavni del tega pravilnika.

(3)V elektronskih sporočilih iz prvega in drugega odstavka tega člena je aktivna povezava, s katero se omogoči prevzem dokumenta v informacijskem sistemu za vročanje.

(4)Elektronsko sporočilo iz drugega odstavka tega člena se potrdi z elektronskim žigom informacijskega sistema za vročanje. V sporočilu je aktivna povezava, s katero se omogoči obveščanje o dostavi sporočila napačnemu naslovniku.

(1)Besedilo elektronskega sporočila, ki se pošlje na telefonsko številko mobilnega telefona naslovnika, ko naslovnik potrdi prevzem dokumenta z enolično identifikacijsko številko, je določeno v Prilogi 15, ki je sestavni del tega pravilnika.

(2)Besedilo elektronskega sporočila, ki se pošlje v elektronski predal naslovnika, ko naslovnik potrdi prevzem dokumenta z enolično identifikacijsko številko, je določeno v Prilogi 16, ki je sestavni del tega pravilnika.

(3)Elektronsko sporočilo iz prejšnjega odstavka se potrdi z elektronskim žigom informacijskega sistema za vročanje. V sporočilu je aktivna povezava, s katero se omogoči obveščanje o dostavi sporočila napačnemu naslovniku in obveščanje, da sporočilu ni priložen dokument.

(1)Besedilo elektronskega sporočila, ki se pošlje na telefonsko številko mobilnega telefona naslovnika po poteku roka za potrditev prevzema dokumenta z enolično identifikacijsko številko, je določeno v Prilogi 15, ki je sestavni del tega pravilnika.

(2)Besedilo elektronskega sporočila, ki se pošlje v elektronski predal naslovnika po poteku roka za potrditev prevzema dokumenta z enolično identifikacijsko številko, je določeno v Prilogi 17, ki je sestavni del tega pravilnika.

(3)Elektronsko sporočilo iz prejšnjega odstavka tega člena se potrdi z elektronskim žigom informacijskega sistema za vročanje. V sporočilu je aktivna povezava, s katero se omogoči obveščanje o dostavi sporočila napačnemu naslovniku in obveščanje, da sporočilu ni priložen dokument.

(1)Besedilo elektronskega sporočila organu, da je naslovnik prevzel dokument z vnosom enolične identifikacijske številke, je določeno v Prilogi 18, ki je sestavni del tega pravilnika.

(2)Besedilo elektronskega sporočila organu, da naslovnik ni prevzel dokumenta v zakonitem roku, je določeno v Prilogi 19, ki je sestavni del tega pravilnika.

(3)Elektronsko sporočilo iz prvega in drugega odstavka tega člena se potrdi z elektronskim žigom informacijskega sistema za vročanje.

(1)Besedilo elektronskega sporočila, ki se skupaj z dokumentom pošlje v elektronski predal naslovnika, brez predhodne potrditve prevzema, je določeno v Prilogi 20, ki je sestavni del tega pravilnika.

(2)Elektronsko sporočilo iz prejšnjega odstavka se potrdi z elektronskim žigom informacijskega sistema za vročanje. V elektronskem sporočilu je aktivna povezava, s katero se omogoči obveščanje o dostavi sporočila napačnemu naslovniku in obveščanje, da sporočilu ni priložen dokument.

(1)Besedilo elektronskega sporočila organu, da je v elektronski predal naslovnika poslan dokument, je določeno v Prilogi 21, ki je sestavni del tega pravilnika.

(2)Elektronsko sporočilo iz prejšnjega odstavka se potrdi z elektronskim žigom informacijskega sistema za vročanje.

Elektronska sporočila se lahko opremijo tudi z drugimi podatki: o organu, elektronskem sporočilu, dokumentu, pomoči v postopku vročanja, obveščanju o napakah pri vročanju in podobno.

Z dnem uveljavitve tega pravilnika preneha veljati Pravilnik o obliki in vsebini ovojnice, vsebini vročilnice in drugih sporočil za osebno vročanje v upravnem postopku (Uradni list RS, št. 1/19 in 15/22).

Ta pravilnik začne veljati petnajsti dan po objavi v Uradnem listu Republike Slovenije. Priloga 1: Besedilo izjave naslovnika, izjave pooblaščenca in pripomb vročevalca na vročilnici Priloga 2: Besedilo sporočila o prispelem pismu (zgornji sloj) Priloga 3: Besedilo sporočila o prispelem pismu (hrbtna stran) Priloga 4: Besedilo obvestila organu (hrbtna stran) Priloga 5: Besedilo vročilnice za vročanje po drugih vročevalcih Priloga 6: Besedilo sporočila za vročanje po drugih vročevalcih Priloga 7: Besedilo elektronske vročilnice Priloga 8: Besedilo elektronskega sporočila naslovniku o možnosti prevzema dokumenta in posledicah neprevzema Priloga 9: Besedilo elektronskega sporočila organu o seznanitvi naslovnika z možnostjo prevzema dokumenta Priloga 10: Besedilo elektronskega sporočila naslovniku, da se vročitev šteje za opravljeno Priloga 11: Besedilo elektronskega sporočila organu, da naslovnik ni prevzel dokumenta v zakonitem roku Priloga 12: Besedilo elektronskega sporočila organu, da vročitve ni mogoče opraviti Priloga 13: Besedilo sporočila naslovniku o možnosti prevzema dokumenta in posledicah neprevzema, ki se pošlje na telefonsko številko mobilnega telefona Priloga 14: Besedilo elektronskega sporočila naslovniku o možnosti prevzema dokumenta in posledicah neprevzema, ki se pošlje v elektronski predal Priloga 15: Besedilo sporočila naslovniku, poslanega na telefonsko številko mobilnega telefona, ko naslovnik potrdi prevzem dokumenta z enolično identifikacijsko številko ali ko poteče rok za prevzem Priloga 16: Besedilo elektronskega sporočila naslovniku, poslanega v elektronski predal, ko naslovnik potrdi prevzem dokumenta z enolično identifikacijsko številko Priloga 17: Besedilo elektronskega sporočila naslovniku, poslanega v elektronski predal, da se vročitev šteje za opravljeno Priloga 18: Besedilo elektronskega sporočila organu, da je naslovnik prevzel dokument z vnosom enolične identifikacijske številke Priloga 19: Besedilo elektronskega sporočila organu, da naslovnik ni prevzel dokumenta v zakonitem roku Priloga 20: Besedilo elektronskega sporočila naslovniku, poslanega v elektronski predal skupaj z dokumentom, brez predhodne potrditve prevzema Priloga 21: Besedilo sporočila organu, da je v elektronski predal naslovnika poslan dokument