Zakon o matičnem registru (ZMatR)

Ta zakon določa pojem in vsebino matičnega registra, pristojnost in način vodenja ter zbiranje in posredovanje podatkov uporabnikom.

Matični register je računalniško vodena baza podatkov, v katero se vpisujejo matična dejstva: rojstvo, zakonska zveza in smrt ter druga dejstva, določena z zakonom. Matični register je razvid osebnih stanj državljank in državljanov Republike Slovenije (v nadaljevanju: državljanov Republike Slovenije) in razvid rojstev, zakonskih zvez in smrti tujih državljank in državljanov (v nadaljevanju: tujcev), ki so nastala na območju Republike Slovenije. Sestavni del matičnega registra je zbirka listin, ki so podlaga za vpis v matični register. Izpiski iz matičnega registra in potrdila, ki se izdajajo na podlagi vpisov v matični register, imajo dokazno moč javnih listin.

Za vpis matičnega dejstva v matični register je pristojna upravna enota (v nadaljevanju: pristojni organ), na območju katere je matično dejstvo nastalo ali se ga mora po določbah tega zakona vpisati v matični register.

V matični register se za državljane Republike Slovenije vpisujejo:

1.     podatki o rojstvu: priimek in ime, spol, dan, mesec, leto, ura in kraj rojstva, državljanstvo, EMŠO; podatki o otrokovih starših: priimek in ime, EMŠO, državljanstvo, naslov stalnega prebivališča;

2.     izjava o izbiri osebnega imena za pravni promet;

3.     priznanje, ugotovitev in izpodbijanje očetovstva ali materinstva;

4.     posvojitev;

5.     sprememba osebnega imena;

6.     sprememba osebnega imena staršev;

7.     podaljšanje in odvzem roditeljske pravice ter prenehanje tega ukrepa;

8.     skrbništvo ter prenehanje tega ukrepa;

9.     odvzem in vrnitev poslovne sposobnosti;

10.  pridobitev in prenehanje državljanstva;

11.  sprememba spola;

12.  podatki o sklenitvi zakonske zveze: dan, mesec, leto in kraj sklenitve zakonske zveze; podatki o zakoncu: priimek in ime, EMŠO, državljanstvo, naslov stalnega prebivališča, priimek po sklenitvi zakonske zveze;

13.  neveljavnost in prenehanje zakonske zveze;

14.  podatki o smrti: dan, mesec, leto, ura in kraj smrti;

15.  pravna podlaga vpisa (vrsta listine, kdo jo je izdal in kje se hrani);

16.  popravki napak in spremembe že vpisanih podatkov;

17.  datumi, oznake, statusi in drugi tehnični podatki, potrebni za vodenje podatkovne baze. Za tujce se v matični register vpisujejo podatki iz 1. točke, razen podatka o državljanstvu ter podatki iz 12., 14., 15., 16. in 17. točke prejšnjega odstavka, kolikor so matičarju v času vpisa matičnega dejstva znani.

Za vpis podatkov v matični register je pristojna matičarka ali matičar (v nadaljevanju: matičar). Matičar je delavka oziroma delavec pristojnega organa, pooblaščen za vpis podatkov v matični register, izdajanje izpiskov in potrdil iz matičnega registra ter za druga opravila, določena z zakonom. Pooblastilo matičarju izda pooblaščena oseba pristojnega organa. Matičar mora imeti opravljen poseben izpit, katerega vsebino predpiše minister, pristojen za upravne notranje zadeve.

Rojstvo otroka vpiše matičar pristojnega organa, na območju katerega je kraj, kjer se je otrok rodil. Rojstvo otroka med potovanjem s prometnim sredstvom vpiše matičar pristojnega organa, na območju katerega je kraj, kjer se je materino potovanje končalo. Otroka neznanih staršev vpiše matičar pristojnega organa, na območju katerega je kraj, kjer je bil otrok najden. Vpis se opravi na podlagi odločbe pristojnega centra za socialno delo. Odločba mora vsebovati priimek in ime, spol otroka in dan, mesec, leto, uro ter kraj njegovega rojstva. Kot kraj rojstva se vpiše kraj, kjer je bil otrok najden.

Rojstvo otroka v zdravstvenem zavodu mora pristojnemu organu prijaviti zavod. Rojstvo otroka izven zdravstvenega zavoda mora pristojnemu organu prijaviti otrokov oče, oziroma oseba, s katero mati živi ali mati, ko je za to zmožna. Kadar osebe iz prejšnjega odstavka rojstva ne morejo prijaviti, lahko rojstvo prijavi tudi druga oseba, ki je bila prisotna pri porodu ali je za rojstvo izvedela. V primeru, da je prijavitelj oseba iz drugega in tretjega odstavka, mora biti prijavi rojstva priloženo potrdilo zdravnika o rojstvu otroka.

Rojstvo otroka se mora prijaviti v petnajstih dneh od dneva rojstva. Rojstvo mrtvorojenega otroka se mora prijaviti v roku 24 ur. Če rojstva mrtvorojenega otroka ni mogoče prijaviti v roku iz prejšnjega odstavka, ker pristojni organ nima uradnih ur, se mora rojstvo prijaviti prvi delovni dan po poteku roka.

Osebe, ki so po predpisu, ki ureja osebno ime, dolžne določiti otroku osebno ime, morajo le-to prijaviti pristojnemu organu najkasneje v tridesetih dneh od njegovega rojstva.

Sklenitev zakonske zveze vpiše matičar pristojnega organa, na območju katerega je kraj, kjer je bila zakonska zveza sklenjena. Sodišče mora sodbo, s katero izreče zakonsko zvezo za neveljavno ali razveže zakonsko zvezo, poslati pristojnemu organu v petnajstih dneh od dneva njene pravnomočnosti.

Smrt vpiše matičar pristojnega organa na območju katerega je kraj, kjer je oseba umrla. Če kraja smrti ni mogoče ugotoviti, smrt vpiše matičar pristojnega organa na območju katerega je kraj, kjer je bil umrli najden.

Smrt osebe, ki je umrla v zdravstvenem zavodu, domu za ostarele, vojašnici, turistično-gostinskem objektu, zavodu za prestajanje kazni ali v drugem nastanitvenem objektu, organizaciji oziroma zavodu, mora pristojnemu organu prijaviti zavod ali organizacija, v katerem je oseba umrla. Če je smrt nastopila izven objektov, navedenih v prejšnjem odstavku, je smrt dolžan prijaviti mrliški preglednik oziroma zdravnik, ki je ugotovil smrt, družinski člani umrlega ali tisti, s katerimi je umrli živel. Smrt osebe, katere truplo je bilo najdeno in katere istovetnost ni bila ugotovljena, mora prijaviti organ, ki je sestavil zapisnik o najdbi trupla. Prijavi smrti se mora priložiti potrdilo o smrti, ki ga izda pristojni zdravstveni delavec, ki je smrt ugotovil, oziroma zdravstveni zavod, če je oseba umrla v njem.

Smrt se mora prijaviti pristojnemu organu v dveh dneh od dneva smrti oziroma od dneva najdbe trupla. Če smrti ni mogoče prijaviti v roku iz prejšnjega odstavka, ker pristojni organ nima uradnih ur, se mora smrt prijaviti prvi delovni dan po poteku roka. Če je s posebnim predpisom za pokop določen krajši rok, se mora smrt prijaviti pred pokopom.

Razglasitev pogrešanca za mrtvega in smrt, ugotovljena v sodnem postopku, se vpišeta v matični register na podlagi pravnomočne sodne odločbe. Sodišče mora odločbo v petnajstih dneh od pravnomočnosti poslati pristojnemu organu, na območju katerega je kraj, kjer je imel umrli zadnje stalno prebivališče. V primeru, da je zadnje stalno prebivališče umrlega neznano ali je v tujini, pošlje sodišče odločbo iz prvega odstavka tega člena pristojnemu organu, na območju katerega je kraj, kjer je bil umrli rojen, če je bil rojen v tujini, pa pristojnemu organu, na območju katerega je sedež sodišča, ki je odločbo izdalo.

Če zaradi izrednih okoliščin, ki jih ni bilo mogoče pričakovati, se jim izogniti ali jih odvrniti, posamezno matično dejstvo ali podatki niso bili vpisani v matični register v skladu z določbami tega zakona, se lahko vpis izvrši na podlagi odločbe pristojnega organa.

Rojstvo, zakonska zveza in smrt državljana Republike Slovenije v tujini, se vpiše v matični register v Republiki Sloveniji. Podlaga za vpis je izpisek iz matične knjige pristojnega tujega organa. Pri vpisu matičnega dejstva nastalega v tujini, se poleg kraja vpiše tudi država. Če v izpisku iz poročne matične knjige tujega organa ni vpisan podatek o priimku zakoncev po sklenitvi zakonske zveze, se ta podatek vpiše na podlagi izjave zakoncev. V primeru, da izpiska iz matične knjige iz tujine ni mogoče pridobiti, se izjemoma na zahtevo stranke lahko vpiše rojstvo, sklenitev zakonske zveze ali smrt v matični register v Republiki Sloveniji na podlagi odločbe pristojnega organa, če stranka predloži dokaze o nastalem matičnem dejstvu.

Rojstvo, sklenitev zakonske zveze in smrt po prvem odstavku prejšnjega člena v matični register vpiše:

1.     rojstvo – matičar pristojnega organa na območju katerega je kraj, kjer so imeli otrokovi starši zadnje stalno prebivališče ali v katerem je imel eden od staršev zadnje stalno prebivališče. Če so starši imeli zadnje stalno prebivališče v različnih krajih v Republiki Sloveniji, sami določijo v katerem izmed teh krajev se otroka vpiše v matični register;

2.     sklenitev zakonske zveze – matičar pristojnega organa, na območju katerega je kraj, kjer sta imela zakonca zadnje stalno prebivališče. Če sta imela zadnje stalno prebivališče v različnih krajih v Republiki Sloveniji, določita zakonca sama v katerem izmed teh krajev se vpiše sklenitev zakonske zveze;

3.     smrt – matičar pristojnega organa, na območju katerega je kraj, kjer je imel umrli zadnje stalno prebivališče. Če zadnjega stalnega prebivališča osebe, na katero se vpis nanaša ni mogoče ugotoviti, rojstvo, sklenitev zakonske zveze ali smrt vpiše matičar pristojnega organa, na območju katerega je kraj rojstva staršev, zakoncev ali umrlega. Če vpis v matični register po določbah prejšnjih odstavkov ni mogoč, rojstvo, sklenitev zakonske zveze ali smrt vpiše matičar pristojnega organa v Ljubljani.

Vpis rojstva ali smrti na slovenski ladji, katere matične luka je v Republiki Sloveniji, se izvrši v skladu z določbami prejšnjega člena. Vpis rojstva ali smrti na zrakoplovu, ki ima slovensko državno pripadnost, se izvrši v skladu z določbami prejšnjega člena. Podlaga vpisa rojstva ali smrti je zapisnik poveljnika ladje oziroma vodje zrakoplova.

Matični register se vodi v centralnem informacijskem sistemu. Pristojni matičar v centralno informatizirano bazo, ki jo za celo območje Republike Slovenije vodi in vzdržuje ministrstvo, pristojno za upravne notranje zadeve, za svoje območje vnaša podatke, ki se v skladu z zakonom vpisujejo v matični register. Glede na tehnične in druge možnosti se v centralni informatizirani bazi matičnega registra hranijo tudi deli ali celotna zbirka listin. Metodologijo in pogoje vodenja matičnega registra iz prejšnjega odstavka predpiše minister, pristojen za upravne notranje zadeve.

Matičar vpisuje v matični register le tista dejstva in podatke, ki so mu bili prijavljeni oziroma, ki jih vsebujejo akti organov, pristojnih za odločanje o spremembi osebnih stanj. Organ, ki izda odločbo oziroma drugo javno listino, ki vpliva na spremembo osebnega stanja vpisane osebe, mora listino posredovati pristojnemu organu v petnajstih dneh od dneva njene pravnomočnosti oziroma izdaje. Matičar je dolžan pred vpisom dejstva ali podatka v matični register preveriti pravilnost podatkov po uradnih evidencah in takoj izvršiti vpis. Že vpisano dejstvo ali podatek se lahko v matičnem registru spremeni, dopolni ali briše le na podlagi pravnomočne odločbe pristojnega organa ali akta drugega organa, pristojnega za odločanje o spremembi osebnih stanj. Če vpis spremembe osebnega stanja, glede na stanje, ki ga izkazuje matični register ni mogoč, matičar postopek prekine, stranko pa napoti na organ, pristojen za rešitev predhodnega vprašanja.

Matičar mora o vpisu rojstva, sklenitvi zakonske zveze in smrti ter o spremembi drugih podatkov, vpisanih v matični register, najpozneje v treh dneh obvestiti vse organe, ki imajo zakonsko podlago za pridobitev teh podatkov.

O rojstvu, sklenitvi zakonske zveze ali smrti tujca mora matičar v treh dneh od vpisa, v skladu z določili sklenjene mednarodne pogodbe, posredovati izpisek iz matičnega registra ministrstvu, pristojnemu za zunanje zadeve oziroma pristojnemu tujemu diplomatskemu ali konzularnemu predstavništvu, zaradi posredovanja državi, katere državljan je vpisani.

Izpiski iz matičnega registra vsebujejo zadnje podatke, ki so bili vpisani do izdaje izpiska. Izpisek ali potrdilo iz matičnega registra lahko izda pristojni organ, ki prejme vlogo, ne glede na to, kateri organ je vpis opravil. Zaradi uveljavljanja pravic iz različnih pravnih naslovov lahko matičar na zahtevo stranke izda izpisek iz matičnega registra z vsemi vpisanimi spremembami osebnega stanja. Potrdila, ki se izdajajo na podlagi matičnega registra, vsebujejo vse podatke, vpisane v matičnem registru ali podatke o posameznih vpisanih dejstvih. Na območjih, določenih z zakonom, kjer živita avtohtoni italijanska oziroma madžarska narodna skupnost, se izdajajo izpiski in potrdila iz matičnega registra v slovenščini in v jeziku narodne skupnosti. Obliko in vsebino izpiskov iz matičnega registra predpiše minister, pristojen za upravne notranje zadeve.

Matični register je trajnega pomena. Podatki se v matičnem registru hranijo sto let od zadnjega vpisa, nato pa se skupaj z zbirko listin izročijo v hrambo Arhivu Republike Slovenije. Matične knjige, ki so se vodile po predpisih, veljavnih do uveljavitve tega zakona, hranijo pristojni organi sto let od zadnjega vpisa, po poteku tega časa pa se izročijo v hrambo Arhivu Republike Slovenije. Matične knjige, ki so jih vodili organi verskih skupnosti, se lahko izročijo arhivom posameznih verskih skupnosti. Izpiske in potrdila iz matičnega registra ali matičnih knjig, ki so bile izročene arhivom, izdaja matičar.

Napake v matičnem registru, nastale pri vpisovanju dejstva ali podatka, popravi matičar po uradni dolžnosti na način, ki ga predpiše minister, pristojen za upravne notranje zadeve. Če je potrebno tako napako popraviti tudi v evidencah drugih organov, jih mora matičar v roku treh dni od poprave napake o tem obvestiti. Za popravke podatkov v matičnem registru, ki pomenijo uskladitev s podatki med evidencami se ne plačuje upravna taksa.

V primeru uničenja matičnega registra mora pristojni organ register obnoviti. Način obnove predpiše minister, pristojen za upravne notranje zadeve. Za obnovo matičnega registra morajo posamezniki in pravne osebe pristojnemu organu posredovati vse podatke ali javne listine, za katere vedo oziroma z njimi razpolagajo.

Za obdelavo osebnih podatkov iz matičnega registra se uporabljajo določbe zakona, ki ureja varstvo osebnih podatkov. Za vodenje matičnega registra pristojni organ zbira osebne podatke iz 4. člena tega zakona od organov, pravnih oseb ali posameznikov, ki morajo po tem zakonu obveščati pristojni organ, in iz že obstoječih zbirk podatkov pristojnega organa. O zbiranju podatkov od organov, ki morajo po tem zakonu obveščati pristojni organ, ali iz že obstoječih zbirk podatkov, pristojni organ ni dolžan obvestiti posameznika, na katerega se ti podatki nanašajo. Osebne podatke iz matičnega registra lahko uporabljajo za opravljanje nalog iz svojega delovnega področja delavci ministrstva, pristojnega za upravne notranje zadeve in pristojnega organa, uporabljajo pa jih lahko tudi drugi uporabniki, ki so za njihovo pridobivanje pooblaščeni z zakonom ali s pisno privolitvijo posameznika.

Izpiski in potrdila iz matičnega registra se izdajajo na zahtevo posameznika, na katerega se vpis nanaša, na zahtevo drugih oseb pa le, če imajo njegovo pisno privolitev ali zakonsko pooblastilo. V primeru, da vpisani ni več živ in v času svojega življenja ni izrecno prepovedal posredovanja svojih osebnih podatkov, se izpiski in potrdila iz matičnega registra lahko izdajo osebam, ki izkažejo zakoniti interes za uporabo osebnih podatkov in če temu ožji družinski člani ne nasprotujejo. Ožji družinski člani po tem zakonu so: zakonec, otroci in starši umrlega.

Pravico do vpogleda v podatke, ki so vpisani v matični register in v zbirko listin k matičnemu registru ima posameznik, na katerega se vpis nanaša, druge osebe pa le, če imajo njegovo pisno privolitev ali zakonsko pooblastilo. V primeru, da vpisani ni več živ in v času svojega življenja ni izrecno prepovedal posredovanja svojih osebnih podatkov, imajo pravico do vpogleda v njegove osebne podatke v matičnem registru osebe, ki izkažejo zakoniti interes za uporabo teh osebnih podatkov in če temu ožji družinski člani ne nasprotujejo. V primeru, da je od smrti vpisanega poteklo najmanj 20 let in v času svojega življenja ni izrecno prepovedal posredovanja svojih osebnih podatkov, imajo ne glede na določbe zakona, ki ureja varstvo osebnih podatkov, pravico do vpogleda v njegove osebne podatke tudi druge osebe, ki izkažejo, da bodo te podatke uporabljale v znanstveno-raziskovalne, kulturne ali publicistične namene, ožji družinski člani pa vpogledu ne nasprotujejo.

Pristojni organ, pri katerem je posameznik vpisan v matični register, posreduje osebne podatke iz matičnega registra uporabnikom, ki jih potrebujejo za vzdrževanje registrov in evidenc iz svojega delovnega področja, če so za pridobitev teh podatkov pooblaščeni z zakonom. Podatke iz prejšnjega odstavka lahko uporabnikom namesto pristojnega organa posreduje ministrstvo, pristojno za upravne notranje zadeve. Uporabniki morajo za posredovanje podatkov z uporabo informacijsko telekomunikacijske tehnologije izpolnjevati tehnične in druge pogoje, ki jih določi minister, pristojen za upravne notranje zadeve, ki določi tudi način posredovanja teh podatkov. Za posredovanje podatkov uporabnikom iz prvega odstavka tega člena na elektronski način ali z neposredno računalniško povezavo je potrebno predhodno soglasje ministra, pristojnega za upravne notranje zadeve.

Podatki iz matičnega registra se lahko uporabljajo tudi za povezovanje s podatki centralnega registra prebivalstva in s podatki iz drugih evidenc, ki jih vodi pristojni organ, če je za to pooblaščen z zakonom.

Nadzorstvo nad izvajanjem določb tega zakona opravlja ministrstvo, pristojno za upravne notranje zadeve. Nadzor lahko opravlja pooblaščena oseba ministrstva, ki ima opravljen poseben izpit za vodenje matičnega registra.

Z denarno kaznijo od 20.000 do 50.000 tolarjev se kaznuje za prekršek posameznik, ki v predpisanem roku ne prijavi rojstva (drugi odstavek 7. in 8. člen), otrokovega osebnega imena (9. člen) ali smrti (drugi odstavek 12. in 13. člen). Z denarno kaznijo od 200.000 do 1,000.000 tolarjev, se kaznuje za prekršek pravna oseba, ki v predpisanem roku ne prijavi rojstva (prvi odstavek 7. in 8. člen) ali smrti (prvi odstavek 12. in 13. člen), odgovorna oseba pravne osebe pa za isti prekršek z denarno kaznijo od 50.000 do 100.000 tolarjev. Z denarno kaznijo od 50.000 do 100.000 tolarjev se kaznuje za prekršek odgovorna oseba organa, ki ne pošlje v predpisanem roku pravnomočne sodne odločbe ali druge javne listine pristojnemu matičarju za vpis v matične knjige oziroma matični register (drugi odstavek 10., drugi odstavek 14. in prvi odstavek 20. člena).

Minister, pristojen za upravne notranje zadeve v enem letu od uveljavitve tega zakona predpiše:

-       vsebino posebnega izpita za vodenje matičnega registra;

-       metodologijo in pogoje za vodenje matičnega registra;

-       popravo napak in način obnove matičnega registra;

-       način posredovanja podatkov iz matičnega registra;

-       obliko in vsebino izpiskov iz matičnega registra.

Pogoji za vodenje matičnega registra po tem zakonu se zagotovijo v dveh letih od uveljavitve tega zakona. Matične knjige, ki so se vodile do uveljavitve tega zakona ostanejo v veljavi in se vodijo še naprej do prenosa podatkov iz matičnih knjig v matični register. Podatki se v matični register vpisujejo in prenesejo v skladu z 4. členom tega zakona.

Delavec pristojnega organa, ki vodi matični register in nima opravljenega posebnega izpita iz 5. člena tega zakona, mora izpit opraviti v enem letu od uveljavitve izvršilnega predpisa, s katerim bo določena njegova vsebina. Delavcu pristojnega organa, ki je pred uveljavitvijo tega zakona opravil izpit s področja matičnih zadev, se ta prizna kot poseben izpit, predpisan s tem zakonom.

Matične knjige, ki so se vodile do uveljavitve tega zakona in tiste, ki se vodijo še naprej v skladu s 35. členom tega zakona, kot tudi izpiski in potrdila iz teh knjig imajo dokazno moč javnih listin. Izpiski iz matičnih knjig diplomatsko konzularnih predstavništev nekdanje SFRJ o matičnih dejstvih slovenskih državljanov, vpisanih v te knjige do 25. 6. 1991, imajo dokazno moč javnih listin, s katerimi se dokazujejo rojstva, sklenitve zakonskih zvez ali smrti.

Kjer se drug zakon ali podzakonski predpis sklicuje na matične knjige, se te določbe smiselno nanašajo na matične knjige oziroma matični register v skladu s tem zakonom.

Z dnem, ko začne veljati ta zakon, preneha veljati zakon o matičnih knjigah (Uradni list SRS, št. 16/74, 28/81, 38/86 in Uradni list RS, št. 28/95 in 84/2000) in Navodilo o vodenju matičnih knjig (Uradni list SRS, št. 8/77). Določbe členov 19.a do 19.d navedenega zakona se uporabljajo še tri leta od uveljavitve tega zakona, druge določbe zakona o matičnih knjigah in navodila o vodenju matičnih knjig pa se uporabljajo za čas vodenja matičnih knjig v skladu s 35. členom tega zakona, kolikor niso v nasprotju z določbami tega zakona.

Ta zakon začne veljati petnajsti dan po objavi v Uradnem listu Republike Slovenije. Št. 213-12/90-3/5 Ljubljana, dne 27. marca 2003. EPA 452-III