16. člen

(1)Dokumentarno gradivo se praviloma evidentira ob nastanku ali po prejemu, vendar najpozneje ob zajemu v informacijski sistem ali pri pretvorbi v digitalno obliko.

(2)Oseba v notranjih pravilih opredeli evidence, ki jih vodi za gradivo, katerega zajem in hrambo ureja z njimi.

(3)Za vsako evidenco gradiva v informacijskem sistemu se določijo evidenčni podatki. Evidenca o gradivu vsebuje najmanj naslednje evidenčne podatke:

1.enolično identifikacijsko oznako,

2.datum in čas nastanka ali prejema,

3.rok hrambe,

4.naslov ali kratek opis vsebine gradiva,

5.navedbo subjekta (avtor, pošiljatelj ali prejemnik).