15. člen

(1)Notranja pravila vsebujejo določbe, s katerimi se opredeli izvajanje postopkov ali storitev. S temi določbami se zagotavljajo dostopnost, uporabnost, celovitost, avtentičnost in trajnost zajetega in hranjenega gradiva.

(2)Vsi postopki, ki so del poslovanja in se urejajo z notranjimi pravili, se v teh pravilih natančno opišejo, na primer:

1.pretvorba gradiva iz fizične v digitalno obliko (digitalizacija),

2.pretvorba gradiva iz fizične ali digitalne oblike na mikrofilm (mikrofilmanje),

3.pretvorba gradiva iz ene v drugo digitalno obliko,

4.druge oblike pretvorb, kakor jih opredeljuje 15. člen uredbe,

5.zajem gradiva v digitalni obliki in pripadajočih metapodatkov v informacijski sistem,

6.hramba gradiva v digitalni obliki,

7.odbiranje arhivskega gradiva iz dokumentarnega gradiva,

8.izročanje arhivskega gradiva pristojnemu arhivu,

9.izločanje in uničevanje dokumentarnega gradiva,

10.prenos gradiva med informacijskimi sistemi.

(3)V vsakem opisu postopka iz prejšnjega odstavka se jasno opredelijo:

-        namen postopka in obseg posameznih aktivnosti v njegovem okviru,

-        odgovorna oseba, ki usmerja in nadzoruje postopek,

-        izvajalci aktivnosti v okviru postopka in njihova odgovornost,

-        merila za ugotavljanje uspešnosti postopka in morebitni pogoji za začetek postopka,

-        aktivnosti za preverjanje uspešnosti postopka in morebitno odpravo ugotovljenih napak ter odgovorna oseba.