Pravilnik o načinu izmenjave elektronskih računov prek enotne vstopne in izstopne točke pri Upravi Republike Slovenije za javna plačila

Ta pravilnik določa način izmenjave e-računov, ki jih izdajajo ali prejemajo neposredni in posredni uporabniki državnega in občinskih proračunov, Zavod za zdravstveno zavarovanje Slovenije in Zavod za pokojninsko in invalidsko zavarovanje Slovenije (v nadaljnjem besedilu: proračunski uporabniki) prek enotne vstopne in izstopne spletne točke pri Upravi Republike Slovenije za javna plačila (v nadaljnjem besedilu: UJP).

Izrazi, uporabljeni v tem pravilniku, pomenijo:

-        »izmenjava e-računa« je proces posredovanja e-računa od izdajatelja e-računa do prejemnika e-računa,

-        »prejemnik e-računa« je fizična oseba ali poslovni subjekt, kot je opredeljen v zakonu, ki ureja Poslovni register Slovenije, ali proračunski uporabnik, ki mu je namenjen e-račun,

-        »izdajatelj e-računa« je fizična oseba, poslovni subjekt ali proračunski uporabnik, ki izda e-račun,

-        »ovojnica e-računa« je osnovni dokument izdajatelja e-računa, na podlagi katerega se izvaja izmenjava e-računa s prilogami,

-        »prijava« je elektronska (e-prijava) ali druga oblika izjave o prejemanju e-računov, ki jo določi izdajatelj e-računa,

-        »odjava« je elektronska (e-odjava) ali druga oblika odjave prejemanja e-računov, ki jo določi izdajatelj e-računov,

-        »vloga« je dokument s podatki o izdajatelju, s katerim UJP vključi izdajatelja v evidenco izdajateljev e-računov,

-        »evidenca izdajateljev e-računov« je seznam izdajateljev e-računov, ki ga vodi UJP,

-        »potrošnik« je fizična oseba, ki pridobiva ali uporablja blago in storitve proračunskih uporabnikov ter prejema račune za namene izven področja svoje poklicne ali pridobitne dejavnosti.

(1)E-računi so v obliki e-SLOGA, ki je enotna standardizirana oblika e-računa na območju Republike Slovenije, in v drugi obliki, ki je skladna z evropskim standardom in katero koli od sintaks s seznama, ki sta določena v vsakokratnem izvedbenem sklepu Evropske komisije, objavljenem v Uradnem listu Evropske unije v skladu z drugim odstavkom 3. člena Direktive 2014/55/EU Evropskega parlamenta in Sveta z dne 16. aprila 2014 o izdajanju elektronskih računov pri javnem naročanju (UL L št. 133 z dne 6. 5. 2014, str. 1; v nadaljnjem besedilu: evropski standard).

(2)S skupnim imenom e-račun se označujejo knjigovodske listine, ki vsebujejo zapise o poslovnih dogodkih, na osnovi katerih se spreminjajo sredstva ali obveznosti do njihovih virov, prihodki ali odhodki, ne glede na to, kako se imenujejo (račun, dobropis, bremepis, predračun, avansni račun, zahtevek za plačilo, opomin in podobno).

(3)Kadar proračunski uporabnik izdaja in pošilja e-račun potrošnikom, priloži e-računu račun v PDF ali TIFF obliki.

(1)Ovojnica se uporablja za izmenjavo e-računov v obliki e-SLOGA.

(2)Ovojnica vsebuje naslednje obvezne elemente: podatke za usmerjanje, podatke o izvoru dokumenta, podatke za plačilo in podatke o prilogah e-računa.

(3)S podatki za usmerjanje se določa identifikacija izdajatelja e-računa in identifikacija prejemnika e-računa.

(4)S podatki o izvoru e-dokumenta se določa izvor dokumenta, identifikacija izdajatelja e-računa, datum in čas nastanka e-računa ter tip dokumenta.

(5)S podatki za plačilo se določa podatke o načinu plačila, identifikaciji prejemnika plačila, namenu nakazila, referenci izdajatelja e-računa ter o dolžniku.

(6)S podatki o prilogah e-računa se določa ime, tip, opis in povezava do datotečne priloge:

-        ime datotečne priloge lahko vsebuje samo številke in znake angleške abecede, ne sme vsebovati presledkov in mora biti sestavljeno na način »ImeDatoteke.pripona«;

-        v imenih datotečnih prilog ne smejo biti uporabljene pripone, ki bi lahko pripadale izvršljivim programskim kodam;

-        datotečne priloge ne smejo biti stisnjene.

(1)Izmenjava e-računov za proračunske uporabnike poteka prek UJP, ki omogoča izdajanje e-računov tudi proračunskim uporabnikom, ki nimajo ustrezne strojne in programske opreme.

(2)UJP sprejme e-račune za proračunske uporabnike, če so e-računi posredovani s strani izdajatelja e-računa:

-        prek ponudnika plačilnih storitev, pri katerem ima izdajatelj e-računa odprt transakcijski račun, če ima ponudnik plačilnih storitev z UJP sklenjeno pogodbo o izmenjavi e-računov;

-        prek izvajalca storitev izmenjave e-računov, ki ima z UJP sklenjeno pogodbo o izmenjavi e-računov;

-        prek spletne aplikacije UJP, ki mogoča izdajanje e-računov in je namenjena izdajateljem e-računov, ki nimajo ustrezne strojne in programske opreme;

-        prek evropskih omrežij Electronic Simple European Networked Services (e-SENS) in Pan-European Public Procurement On-Line (PEPPOL).

(1)Vsebina in struktura ovojnice ter druga dokumentacija za elektronsko izmenjavo e-računov v obliki e-SLOG je objavljena na spletni strani UJP.

(2)Navodila za uporabo aplikacij UJP za namene izmenjave e-računov so objavljena na spletni strani UJP ter dostopna v območnih enotah UJP.

Proračunski uporabnik – prejemnik e-računov:

-        sprejme pogoje poslovanja prek spletne aplikacije UJPnet,

-        se lahko z izdajateljem e-računov dogovori za podatek o referenčni oznaki ali šifri kupca ali šifri proračunskega uporabnika ali med njima dogovorjen podatek za pravilno usmerjanje e-računa do organizacijskih enot proračunskega uporabnika.

(1)Proračunski uporabnik – izdajatelj e-računov:

-        sprejme pogoje poslovanja prek spletne aplikacije UJPnet,

-        podpiše vlogo, na podlagi katere UJP vključi proračunskega uporabnika – izdajatelja e-računa v evidenco izdajateljev e-računov,

-        prejemnikom e-računa posreduje le vsebine, ki so z e-računom neposredno povezane in v prilogi e-računov ne posreduje reklamnih vsebin,

-        sprejema prijave oziroma odjave e-računov od prejemnikov e-računov,

-        o prenehanju izdajanja e-računov pravočasno obvesti prejemnike e-računov,

-        vodi svoj seznam prejemnikov e-računov,

-        prejema povratne informacije, vezane na izmenjavo e-računov.

(2)Izdajatelj e-računov, ki posreduje proračunskim uporabnikom e-račune v obliki e-SLOG:

1.v ovojnici e-računa navede davčno številko proračunskega uporabnika – prejemnika e-računa,

2.v e-računu izpolni tudi naslednje podatke:

-  »številka bančnega računa« oziroma IBAN izdajatelja,

-  »vrsta računa«,

-  »funkcija računa«,

-  »vrsta referenčnega dokumenta«,

-  »številka referenčnega dokumenta«,

-  »poljubno besedilo« z opisom dodatnih podatkov o nakazilu,

3.kot priloge posreduje le vsebine, ki so z e-računom neposredno povezane in v prilogi e-računov ne posreduje reklamnih vsebin,

4.prejema povratne informacije, vezane na izmenjavo e-računov.

UJP kot enotna vstopna in izstopna točka, prek katere proračunski uporabniki izdajajo in prejemajo e-račune:

-        zagotavlja izmenjavo e-računov in priloženih dokumentov med izdajateljem in prejemnikom e-računa,

-        zagotavlja izmenjavo e-računov na podlagi 5. člena tega pravilnika,

-        proračunskega uporabnika – izdajatelja e-računa na podlagi podpisane vloge vključi v evidenco izdajateljev e-računov,

-        prejete e-račune posreduje prejemnikom e-računov,

-        posreduje izdajateljem e-računov povratne informacije, vezane na izmenjavo e-računov,

-        lahko vodi za proračunske uporabnike – izdajatelje e-računov seznam prejemnikov e-računov.

(1)UJP zavrne e-račun v obliki e-SLOGA, če:

1.e-račun ni skladen z obliko e-SLOGA oziroma ne vsebuje vseh obveznih podatkov po e-SLOGU,

2.e-račun ne vsebuje podatkov, navedenih v 1. in 2. točki drugega odstavka 8. člena tega pravilnika,

3.izmenjava e-računov ni v skladu z dokumentacijo iz prvega odstavka 6. člena tega pravilnika.

(2)UJP zavrne e-račun v obliki evropskega standarda, če e-račun ni skladen z obliko evropskega standarda oziroma ne vsebuje vseh obveznih podatkov po evropskem standardu.

(1)Nadomestila in stroški izmenjave e-računov in spremljajočih dokumentov se obračunavajo v skladu s sporazumi, dogovori in pogodbami, sklenjenimi med proračunskimi uporabniki, UJP, ponudniki plačilnih storitev in izvajalci storitve izmenjave e-računov.

(2)Nadomestila in stroške iz prejšnjega odstavka plača UJP skladno s plačilnimi roki, ki jih določa zakon, ki ureja izvrševanje proračuna za posamezno leto, v breme sredstev, ki so v proračunu Republike Slovenije predvidena za ta namen.

(3)Ponudniki plačilnih storitev in izvajalci storitev izmenjave e-računov enkrat mesečno posredujejo UJP obračun nadomestil in stroškov za storitve izmenjave e-računov, opravljene v preteklem mesecu.

UJP zaračunava nadomestila in stroške za procesno obdelavo in izmenjavo e-računov, prejetih s strani ponudnikov plačilnih storitev ali izvajalcev storitve izmenjave e-računov, v skladu s pogodbami, sklenjenimi med UJP, ponudniki plačilnih storitev in izvajalci storitve izmenjave e-računov, in sicer po načelu vzajemnosti:

-        če ponudnik plačilnih storitev ali izvajalec storitve izmenjave e-računov zaračunava nadomestila in stroške UJP za e-račune, ki jih izdajajo proračunski uporabniki, se storitve UJP zaračunavajo po enaki tarifi za vsak e-račun, prejet s strani ponudnika plačilnih storitev ali izvajalca storitve izmenjave e-računov;

-        če ponudnik plačilnih storitev ali izvajalec storitve izmenjave e-računov ne zaračunava nadomestil in stroškov UJP za e-račune, ki jih izdajajo proračunski uporabniki, se storitve UJP pri izmenjavi e-računov za ponudnika plačilnih storitev ali izvajalca storitve izmenjave e-računov opravljajo brezplačno.

(1)UJP hrani podatke e-računov, izmenjanih prek UJP, dve leti od prejema oziroma pošiljanja prek UJP.

(2)UJP zagotavlja podatke o izmenjanih e-računih in plačilih e-računov za posredne proračunske uporabnike ter za pristojne državne in občinske organe.

Z dnem uveljavitve tega pravilnika preneha veljati Pravilnik o načinu izmenjave elektronskih računov prek enotne vstopne in izstopne točke pri Upravi Republike Slovenije za javna plačila (Uradni list RS, št. 26/17).

Ta pravilnik začne veljati naslednji dan po objavi v Uradnem listu Republike Slovenije. Št. IPP 007-227/2019 Ljubljana, dne 5. maja 2019 EVA 2019-1611-0035 Dr. Andrej Bertoncelj minister za finance