Zunanji izvajalec mora za posamezno sodišče, ki je izdalo odredbo in izročilo predmete v hrambo, voditi evidenco prevzemnih zapisnikov tako, da so iz nje razvidni podatki: - številka prevzemnega zapisnika, - opravilna številka in datum odredbe, - lastnik predmeta, - vrsta in opis predmeta, - čas hrambe in prodaje, višina prejete kupnine in podaritve v javno korist oziroma uničenja predmeta ter ocenjena vrednost predmeta v posamezni fazi, - kraj hrambe predmeta ali kupnine, pridobljene s prodajo, in - drugi potrebni podatki, ki jih določi sodišče v natečajni dokumentaciji. Zunanji izvajalec mora do 1. februarja za preteklo koledarsko leto ali ob zaključku izvedbe javnega naročila, če je to oddano za krajše obdobje, poročati naročniku o skupnem stanju zadev hrambe, in sicer o: - številu prejetih zadev po posameznem organu, ki je izdal odredbo, in ocenjeni vrednosti predmeta, - skupnem številu zadev in ocenjeni vrednosti, - številu zaključenih zadev hrambe, - številu zadev, pri katerih je bila opravljena prodaja, in skupnem znesku, pridobljenem s prodajo, - številu zadev, pri katerih je bilo opravljeno uničenje, - številu zadev, pri katerih je bila opravljena podaritev v javno korist, in ocenjeni vrednosti podarjenega, - številu zadev, pri katerih je bila opravljena vrnitev lastniku, in - drugih potrebnih podatkih, ki jih kot pogoj za oddajo javnega naročila določi in objavi sodišče.