Pravilnik o skupnih osnovah za postopke dela finančnih služb neposrednih uporabnikov proračuna Republike Slovenije

Ta pravilnik določa skupne osnove za postopke dela finančnih služb neposrednih uporabnikov proračuna Republike Slovenije (v nadaljnjem besedilu: uporabniki). Vsi izrazi v tem pravilniku imajo pomen, kakor je določen v 3. členu Zakona o javnih financah (Uradni list RS, št. 11/11 – uradno prečiščeno besedilo in 110/11 – ZDIU12; v nadaljnjem besedilu: ZJF).

Uporabniki morajo organizirati svoje finančno poslovanje tako, da se zagotovi:

-     tekoča izterjava terjatev iz naslova javnofinančnih in drugih prihodkov, katerih skrbnik je uporabnik,

-     sprejemanje obveznosti uporabnika, ki ne presegajo sredstev proračuna za poravnavo sprejetih obveznosti,

-     sposobnost izpolnitve vseh finančnih obveznosti iz programov uporabnika,

-     možnost tekočega in trajnega izpolnjevanja vseh javnih funkcij v okviru pristojnosti uporabnika, kar pomeni, da ta svoje storitve opravlja kakovostno, pravočasno in v zahtevanem obsegu,

-     kar največja varnost poslovanja, tako da uporabnik pravočasno sprejema potrebne ukrepe, s katerimi prepreči nezmožnost izvajanja svojih pristojnosti,

-     gospodarnost upravljanja finančnega premoženja države, ki ga uporabnik upravlja.

Finančno poslovanje uporabnika obsega postopke priprave in izvrševanja finančnega načrta uporabnika ter upravljanje premoženja, ki ga uporablja za izpolnjevanje nalog v okviru svojih pristojnosti. Uporabnik mora organizirati razpolaganje s proračunskimi sredstvi tako, da so pristojnosti odredbodajalca, računovodje in notranjega revizorja ločene ter z upoštevanjem sistema notranje kontrole. Funkcije odredbodajalca, računovodje in revizorja so nezdružljive. Osebe, ki opravljajo te funkcije, ne smejo biti v sorodstvenih razmerjih do tretjega kolena ali v svaštvu do drugega kolena.

Predstojnik uporabnika mora organizirati finančno poslovanje uporabnika skladno s tem pravilnikom, da se zagotovi:

-     učinkovito finančno poslovanje,

-     preglednost, zanesljivost in pravilnost vseh evidenc premoženja,

-     preprečevanje napak, prevar ali zlorab,

-     varnost finančnega poslovanja,

-     stalen nadzor nad finančnim poslovanjem,

-     tekoče poznavanje realizacije prejemkov proračuna in izdatkov uporabnika,

-     sproten pregled stanja in zapadlosti prevzetih obveznosti ter pravic porabe na postavkah konto,

-     sprotno analiziranje izvrševanja prejemkov proračuna in izdatkov uporabnika,

-     tekoče poročanje o stanju sredstev uporabnika.

Predstojnik uporabnika lahko prenese svoja pooblastila s področja finančnega poslovanja na druge osebe s pisnim pooblastilom, ki mora biti trajno arhivirano v arhivu uporabnika. Pooblastilo za razpolaganje s proračunskimi sredstvi mora vsebovati najmanj naslednje podatke:

-     ime in priimek pooblaščenca,

-     natančen opis vsebine in obsega pooblastila v zvezi z izvrševanjem proračuna oziroma upravljanjem premoženja (npr. vezano na program, projekt, postavko konto, številko obrazca »finančni elementi predobremenitev«),

-     obdobje, za katero se pooblastilo podeljuje,

-     datum pooblastitve in

-     podpis pooblastitelja. Finančna služba uporabnika takoj po izdaji pooblastila iz prejšnjega odstavka obvesti svojo računovodsko službo in pri njej deponira podpise pooblaščenih oseb. Pri elektronskem podpisovanju uporabniki sporočijo v svojo računovodsko službo tudi ime in priimek pooblaščenih oseb, ki imajo digitalno kvalificirano potrdilo (v nadaljnjem besedilu: certifikat).

Za opravljanje nalog finančnega poslovanja in vodenja postopkov za opravljanje teh nalog morajo uporabniki skladno s predpisi, ki določajo organizacijo in delovna področja uporabnikov, s svojimi akti, ki določajo notranjo organizacijo, določiti finančno službo kot svojo posebno organizacijsko enoto ali določiti, kateri delavci uporabnika opravljajo v okviru svojih zadolžitev tudi naloge finančnega poslovanja. Če se uporabnik ne odloči zagotoviti opravljanja nalog finančne službe po prejšnjem odstavku, lahko skladno s svojimi potrebami in potrebami drugih uporabnikov z njimi organizira skupno finančno službo, ki opravlja naloge finančnega poslovanja za več uporabnikov. Skupna finančna služba se organizira predvsem v okviru:

-     ministrstva, za organe v njegovi sestavi,

-     Generalnega sekretariata Vlade Republike Slovenije, za vladne službe, za katerih organizacijo dela skrbi generalni sekretar, in za Kabinet predsednika vlade,

-     ministrstva, pristojnega za javno upravo, za upravne enote,

-     Vrhovnega sodišča Republike Slovenije, za sodišča, skladno z določili zakona, ki ureja sodišča,

-     Državnega tožilstva Republike Slovenije, za tožilstva, skladno z določili zakona, ki ureja državno tožilstvo. V tem primeru morajo uporabniki, ki organizirajo skupno finančno službo, sprejeti skupna navodila za finančno poslovanje. Pri organiziranju skupne finančne službe je neposredni proračunski uporabnik odgovoren za svoje finančno poslovanje, skupna finančna služba pa opravlja vse potrebne naloge s področja finančnega poslovanja. Uporabniki, ki imajo v svoji sestavi več upravnih organizacij, lahko za posamezne organe in upravne organizacije v njihovi sestavi organizirajo ločene finančne službe.

Finančna služba zagotavlja in pošilja Ministrstvu za finance vsa uporabnikova gradiva, potrebna za pripravo in izvrševanje državnega proračuna.

Finančna služba pripravlja predlog finančnega načrta uporabnika s spremljajočimi dokumenti in skrbi, da je predlog finančnega načrta pripravljen po navodilih za pripravo predloga proračuna in da vsebuje vse zahtevane dokumente. Finančna služba usklajuje pripravo predloga finančnega načrta znotraj organov in organizacij v sestavi uporabnika.

Finančna služba opravlja pri izvrševanja proračuna naslednje naloge:

-     skrbi za izterjavo terjatev proračuna v okviru pristojnosti uporabnika,

-     pripravlja načrt prihodkov in drugih prejemkov iz pristojnosti uporabnika,

-     pripravlja in spremlja mesečni likvidnostni načrt uporabnika,

-     izvaja posamezne naloge na področju izvrševanja finančnega načrta uporabnika,

-     evidentira prispele in izdane račune,

-     kontrolira obračun potnih nalogov,

-     usklajuje izvedbo letnega popisa sredstev in obveznosti do virov sredstev,

-     sodeluje pri usklajevanju stanja sredstev in obveznosti do virov sredstev s knjigovodskim stanjem (inventura),

-     pripravlja ustrezne knjigovodske listine za računovodsko evidentiranje poslovnih dogodkov in transakcij,

-     daje mnenje k investicijski dokumentaciji o virih financiranja,

-     skrbi, da so pri prevzemanju obveznosti upoštevani predpisi, ki urejajo javne finance,

-     upravlja instrumente finančnega zavarovanja in vodi sprotno evidenco finančnih zavarovanj. Pri uporabniku se lahko naloge iz prve in druge alineje prejšnjega odstavka opravljajo tudi v drugi organizacijski enoti izven finančne službe. Finančna služba pripravlja poslovno poročilo, ki je sestavni del letnega poročila uporabnika, kot podlago za pripravo zaključnega računa proračuna in mora skrbeti, da je pripravljen po navodilih za pripravo zaključnega računa proračuna.

Finančna služba pred začetkom postopka javnega naročanja evidentira predvideno obveznost in potrdi predlog javnega naročanja s finančnega vidika. Finančna služba preverja predloge pogodb pred njihovo sklenitvijo, zlasti preveri, ali so v pogodbah predvidene obveznosti skladne s finančnimi možnostmi uporabnika, in opozarja predstojnika uporabnika na morebitne prekoračitve finančnih možnosti s predvidenimi pogodbami. Finančna služba glede na podatke o sprejetih predvidenih obveznostih po sklenitvi pogodbe potrdi evidentirano predobremenitev in s tem potrdi finančne obveznosti.

Finančna služba mora za blago in storitve, ki jih proizvaja ali izvaja uporabnik v okviru lastne dejavnosti, zagotoviti izdajanje računov, vodenje knjige izdanih računov in evidence po zakonu, ki ureja davek na dodano vrednost, ter obračunavanje in vplačevanje tega davka v proračun. Če neposredni uporabnik posluje z gotovino, finančna služba vodi priročno blagajno in blagajniško poslovanje ter arhivira dokumentacijo, če tega ne vodi računovodska služba uporabnika, skladno s predpisi, ki urejajo poslovanje z gotovino v okviru blagajniškega maksimuma.

Uporabniki v navodilih za finančno poslovanje opredelijo:

-     organiziranost in način vodenja finančnega poslovanja,

-     odgovorne osebe in podpisovanje,

-     pripravo finančnega načrta,

-     izvrševanje finančnega načrta,

-     poslovne knjige,

-     poročanje,

-     način arhiviranja in rok hrambe knjigovodskih listin,

-     druge določbe, ki so potrebne zaradi posebnosti delovanja posameznih uporabnikov.

Pri uporabniku, ki ima v svoji sestavi organizirane samostojne organizacijske enote za upravljanje določenih področij dela, se lahko naloge iz prejšnjih členov pravilnika izvajajo tudi v drugih organizacijskih enotah izven finančne službe, če je tako opredeljeno z internim aktom uporabnika.

Finančne službe uporabnikov morajo voditi pomožne poslovne knjige za:

-     evidenco prejetih računov,

-     evidenco izdanih naročilnic,

-     evidenco izdanih računov. Finančne službe uporabnikov lahko pripravljajo tudi razne analize porabe proračunskih sredstev. Vrsto, vsebino in namen teh analiz predpišejo uporabniki v svojem internem aktu. Način vodenja evidenc in dostop do zbirke podatkov ter uporabo enotnih računalniško podprtih računovodskih programov, ki jih določi Ministrstvo za finance, morajo finančne službe uporabnikov uskladiti s svojimi računovodskimi službami.

Odredbe za izplačilo podpisuje odredbodajalec, ki je pooblaščen za razpolaganje s proračunskimi sredstvi uporabnika. Odredbodajalec odgovarja za zakonitost, namenskost, učinkovitost in gospodarnost porabe proračunskih sredstev. Odredbodajalec mora pred podpisom odredbe preveriti, ali so potrebna finančna sredstva zagotovljena. Odredbodajalec lahko zahteva, da vsak finančni dokument predhodno potrdita predlagatelj in strokovna služba. Uporabniki v svojem internem aktu opredelijo naloge predlagatelja in strokovne službe.

Odredbodajalce za plačilo iz proračuna določi predstojnik uporabnika skladno z določili iz 5. člena tega pravilnika. Odredbodajalci morajo imeti deponiran podpis na obrazcu »seznam deponiranih podpisov odredbodajalcev«, ki ga določi predstojnik uporabnika (vzorec je priloga 1 tega pravilnika), in sicer v dveh izvodih. En izvod hrani finančna služba, drugega pa računovodska služba uporabnika. Pri elektronskem podpisovanju uporabniki sporočijo v svojo računovodsko službo ime in priimek odredbodajalca, ki ima certifikat.

Finančna služba mora sprotno spremljati in obveščati predstojnika uporabnika o višini izterjanih in višini neizterjanih terjatev iz naslova javnofinančnih in drugih prihodkov, katerih skrbnik je uporabnik. Predstojnik uporabnika mora zagotoviti sprotno izterjavo terjatev, katerih skrbnik je, in v okviru pristojnosti uporabnika zagotoviti učinkovito izterjavo zapadlih terjatev v upravnih ali sodnih postopkih izterjave.

Uporabnik mora zagotoviti:

-     prevzemanje obveznosti v okviru zagotovljenih finančnih možnosti,

-     evidentiranje pogodb in drugih pravnih podlag, s katerimi se prevzemajo obveznosti,

-     evidentiranje predobremenitev,

-     kontroliranje knjigovodskih listin,

-     pripravo odredb za plačilo,

-     kontrolo pravilnosti odredb,

-     odobravanje odredb za plačilo.

Z dnem uveljavitve tega pravilnika preneha veljati Pravilnik o skupnih osnovah za postopke dela finančnih služb neposrednih uporabnikov proračuna Republike Slovenije (Uradni list RS, št. 119/04).

Ta pravilnik začne veljati naslednji dan po objavi v Uradnem listu Republike Slovenije. Št. 007-15/2012/19 Ljubljana, dne 25. oktobra 2012 EVA 2011-1611-0194 dr. Janez Šušteršič l.r. Minister za finance Priloga 1: Seznam deponiranih podpisov odredbodajalcev