Pravilnik o izvrševanju zakona o matičnem registru

Ta pravilnik določa metodologijo in pogoje za vodenje in vzdrževanje matičnega registra (v nadaljnjem besedilu: register), popravo napak in način obnove registra, način posredovanja podatkov iz registra ter vrsto, vsebino in obliko izpiskov in potrdil iz registra.

Register sestavljajo posamezne evidence kot ločene celote:

-       evidenca rojstev, zakonskih zvez, partnerskih zvez in smrti državljanov Republike Slovenije in tujcev, nastalih v Republiki Sloveniji;

-       evidenca rojstev, zakonskih zvez, partnerskih zvez in smrti državljanov Republike Slovenije, nastalih v tujini;

-       evidenca državljanstva Republike Slovenije;

-       evidenca sprememb osebnega stanja državljanov Republike Slovenije iz 4. člena Zakona o matičnem registru (v nadaljnjem besedilu: zakon);

-       evidenca izdanih izpiskov in potrdil iz registra;

-       evidenca identifikatorjev za povezovanje z administrativnimi zbirkami podatkov;

-       tabele s podatki o teritorialnih enotah in mali šifranti za posamezne podatke kot osnova za urejeno vodenje podatkovne baze;

-       zaščitne tabele, ki omogočajo sledenje sprememb in rekonstrukcijo prejšnjih stanj podatkovne baze;

-       evidenca uporabnikov, vključenih v elektronsko poslovanje, evidenca njihovih pravic do pridobivanja osebnih podatkov v skladu z zakonom, ki ureja varstvo osebnih podatkov in internim katalogom storitev elektronskega poslovanja;

-       administrativne evidence podatkovne baze, ki upravljavcu omogočajo upravljanje z avtorizacijami, nadzor nad dogajanjem v podatkovni bazi ter poznejše spremljanje posegov, vpogledov in izpisov. Podatki v registru so urejeni vsebinsko, časovno in teritorialno. Vsebinsko so urejeni po dogodkih (matična dejstva in druge spremembe osebnih stanj). Časovno so opredeljeni z datumi, kot je datum dogodka in datum vpisa v register. Teritorialno so podatki opredeljeni s krajem dogodka in krajem vpisa.

Podatki se v register vpisujejo na podlagi prijav, pravnomočnih sodnih odločb in dokončnih upravnih aktov, izpiskov, zapisnikov, izjav posameznikov in iz obstoječih zbirk podatkov upravnih enot (v nadaljnjem besedilu: pristojni organ). V register se vpisujejo tudi prostorski podatki, ki jih vodi Geodetska uprava Republike Slovenije v Registru prostorskih enot. Listine iz prejšnjega odstavka lahko pristojni organ prejme v elektronski ali fizični obliki. Listina v elektronski obliki mora biti posredovana na način, kot ga določajo predpisi, ki urejajo elektronsko poslovanje in elektronski podpis.

Za tehnično vzdrževanje registra je pristojno ministrstvo za notranje zadeve in organ državne uprave, pristojen za informatiko. Za vodenje in vzdrževanje podatkovne baze registra ter za točnost in ažurnost podatkov v registru so pristojni organi, ki so v skladu z zakonom pristojni za vpis podatkov v register.

Poleg matičnega dejstva ali spremembe osebnega stanja se v register vpiše tudi pravna podlaga vpisa. Listine, ki so podlaga za vpis v register in njihove priloge, ki se nanašajo na vpis podatkov v register, hrani kot trajno gradivo pristojen organ, ki je podatek vpisal. Listine se hranijo kot arhiv k registru, ločeno od splošnega arhiva pristojnega organa. Elektronsko posredovana listina se hrani v elektronski obliki. Če za to ni tehničnih možnosti, se lahko natisne na papir in se hrani na način, kot to velja za fizično listino.

Pred vpisom podatkov v register mora matičar na podlagi uradnih evidenc, do katerih ima dostop, preveriti pravilnost podatkov iz listine. Če evidence iz prejšnjega odstavka ne vsebujejo podatkov, ki jih je potrebno preveriti oziroma se ti podatki razlikujejo od podatkov v predloženi listini, jih mora matičar pred vpisom pridobiti od pristojnih organov ali posameznikov oziroma nesporno ugotoviti njihovo pravilnost.

Datum in ura nastanka matičnega dejstva se vpišeta v register s številkami, v obliki: dan, mesec, ura in minuta z dvomestnimi, leto pa s štirimestnimi številkami. Če sta datum ali ura rojstva oziroma smrti določena v intervalu, se v register vpiše celotni interval, kot datum oziroma čas nastanka dejstva se šteje zadnji datum ali zadnja ura iz intervala. V izpisek iz matičnega registra se vpiše zadnji dan v intervalu.

Kot kraj nastanka matičnega dejstva se v register vpiše popoln naslov kraja, kjer se je dejstvo dogodilo, kot izhaja iz Registra prostorskih enot. Če naslov iz prejšnjega odstavka ni določljiv ali je kraj nastanka na relaciji med dvema krajema, se kot kraj nastanka matičnega dejstva vpišeta občina in naselje, kamor ta kraj spada. Če se je matično dejstvo dogodilo med potovanjem s prometnim sredstvom in kraj nastanka ni določen, se kot kraj nastanka matičnega dejstva vpiše kraj, kjer se je potovanje končalo. Pri matičnem dejstvu nastalem v tujini, se kot kraj nastanka vpišeta država in kraj.

Vpis v register temelji na osebni identifikacijski številki, ki je Enotna matična številka občana (v nadaljnjem besedilu: EMŠO) in jo določi Centralni register prebivalstva. EMŠO se določi in vpiše vsem osebam, vpisanim v register. EMŠO se določi in vpiše tudi osebam, ki so z vpisanim v povezavi (staršem in zakoncu), ki jim EMŠO še ni bila določena, če je na voljo dovolj podatkov in so te osebe še žive.

Podatek o državljanstvu Republike Slovenije se v register vpiše v skladu z zakonom, ki ureja pridobitev državljanstva Republike Slovenije. Za tujce se v register vpiše podatek o državljanstvu, če je razviden iz uradnih evidenc oziroma je izkazan z ustrezno listino. Za tujce rojene v Republiki Sloveniji, se v register podatka o državljanstvu ne vpiše.

Naslov stalnega prebivališča vpisanega in staršev se v register ne vpisuje, temveč se prevzame iz registra stalnega prebivalstva. Če oseba v Republiki Sloveniji nima prijavljenega stalnega oziroma začasnega prebivališča, se v register vpiše naslov v tujini, kot izhaja iz osebnega dokumenta ali druge tuje listine.

Osebna in tuja zemljepisna imena se v register vpišejo v izvirni obliki, pri čemer se upošteva razpoložljiv nabor črk in znakov, ki zagotavlja zapis krajev in osebnih imen v italijanskem in madžarskem jeziku. Nabor črk in znakov je razviden iz priloge št. 1 tega pravilnika. Če je osebno ali zemljepisno ime v listino, ki je podlaga vpisa v matični register, vpisano s tujo pisavo, se mora najprej prečrkovati v latinico. Če v latinico prečrkovano osebno ali zemljepisno ime vsebuje črko, ki je ni v slovenskem naboru črk in znakov iz priloge 1 tega pravilnika, se prečrkuje v skladu z mednarodnim standardom ICAO 9303, ki določa prečrkovanje ob zapisu osebnih in zemljepisnih imen v potne listine. Imena držav se v register vpisujejo z uradnim kratkim imenom v skladu z veljavnim standardom SIST ISO 3166, ki ureja zapis imena držav.

Podatek o rojstvu otroka na območju Republike Slovenije se v register vpiše na podlagi prijave rojstva, odločbe pristojnega organa ali centra za socialno delo. Prijava rojstva mora vsebovati naslednje podatke:

-       podatke o prijavitelju,

-       podatke o rojstvu: osebno ime (če je že določeno), spol otroka, datum in uro rojstva, kraj rojstva, vitaliteto (živ/mrtev) in vrsto rojstva (dvojčki, trojčki…),

-       osebne podatke o starših, pri čemer so obvezni podatki o materi.

Osebno ime otroka se v register vpiše tako, kot ga določi oseba, ki je po predpisu, ki ureja osebno ime, dolžna to storiti. Kadar državljan, ki ima ime in priimek sestavljen iz več besed oziroma nedeljivih celot ali iz več besed oziroma nedeljivih celot in črk, poda izjavo o izbiri osebnega imena za pravni promet, se osebno ime, izbrano za pravni promet, vpiše v matični register. Izjava o določitvi osebnega imena se lahko poda ob rojstvu ali naknadno, vendar najkasneje v tridesetih dneh od dneva rojstva. Če mrtvorojenemu otroku ali otroku umrlemu v tridesetih dneh po rojstvu osebno ime ni bilo določeno, se v registru v rubriko za priimek in ime vpiše: priimek ni določen, ime ni določeno.

Kadar mati rodi več otrok hkrati, se v register vpiše vsakega otroka posebej, pri vpisu pa označi, da gre za dvojčka, trojčka itd. Ob vpisu se v registru izvede medsebojna povezava med otroci preko EMŠO staršev.

Mrtvorojenega otroka se v register vpiše brez podatka o državljanstvu in podatka o osebnem imenu, če mu osebno ime ni bilo določeno. Izpisek iz matičnega registra o rojstvu se izda z zaznamkom, da se je otrok rodil mrtev.

Otroka neznanih staršev se v register vpiše s podatki, ki izhajajo iz odločbe Centra za socialno delo. Izpisek iz matičnega registra o rojstvu, za otroka neznanih staršev se izda z zaznamkom o podlagi vpisa.

Kot oče otroka se vpiše tisti, ki v skladu s predpisom, ki ureja razmerja med starši in otroki , velja za otrokovega očeta. Kot oče otroka tujca, rojenega na območju Republike Slovenije, se vpiše tisti, ki v skladu s pravili o določanju prava, ki ga je treba uporabiti za družinska razmerja z mednarodnim elementom, velja za otrokovega očeta. Kot oče otroka tujca se vpiše tudi tisti, ki očetovstvo izkaže z javno listino pristojnega tujega organa, izdano skladno s pravili iz prejšnjega stavka.

Zakonska oziroma partnerska zveza, sklenjena v Republiki Sloveniji, se v register vpiše na podlagi listine o sklenitvi zakonske oziroma partnerske zveze, ki jo podpišejo zakonca oziroma partnerja in matičar. Priči ter pooblaščena oseba listino o sklenitvi zakonske oziroma partnerske zveze podpišejo, če so ob sklenitvi prisotni. Listina o sklenitvi zakonske zveze se izda na obrazcu, ki je Priloga št. 2, Priloga št. 2a, Priloga št. 2b ali Priloga št. 2c tega pravilnika, na območjih, določenih s statuti občin, kjer živita madžarska in italijanska narodna skupnost pa na obrazcu, ki je Priloga št. 3, Priloga št. 3a, Priloga št. 3b ali Priloga št. 3c oziroma na obrazcu, ki je Priloga št. 4, Priloga št. 4a, Priloga št. 4b ali Priloga št. 4c tega pravilnika. Osebi, ki sklepata zakonsko zvezo, se lahko odločita, da bosta na listini namesto kot mož oziroma žena, glede na svoj spol, opredeljena kot zakonca. Listina o sklenitvi partnerske zveze se izda na obrazcu, ki je Priloga št. 5, na območjih, določenih s statuti občin, kjer živita madžarska in italijanska narodna skupnost pa na obrazcu, ki je Priloga št. 6 oziroma na obrazcu, ki je Priloga št. 7 tega pravilnika. Listine določene s tem členom, so sestavni del tega pravilnika in so objavljene skupaj z njim.

V register se vpiše tisti priimek, ki ga je vsak zakonec oziroma partner izbral za priimek po sklenitvi zakonske oziroma partnerske zveze, v skladu z zakonom, ki ureja osebno ime.

Za dokazovanje osebnega statusa tujca in izpolnjevanje pogojev za sklenitev zakonske oziroma partnerske zveze, izpiski in druge listine ne smejo biti starejši od šest mesecev. Izjema velja za države, kjer se izpisek izda praviloma samo enkrat in dokazuje le posamezno matično dejstvo, ne pa osebnega statusa vpisanega. Če je za sklenitev zakonske oziroma partnerske zveze izdana odločba, na podlagi katere se dovoli sklenitev zakonske oziroma partnerske zveze (spregled zadržkov, sklenitev izven uradnih prostorov ali izven uradnega časa), mora biti to razvidno iz registra. Odločba je priloga listine o sklenitvi zakonske oziroma partnerske zveze. Izpisek iz matičnega registra o sklenjeni zakonski oziroma partnerski zvezi se izda brez zaznamka.

Podatek o smrti na območju Republike Slovenije, se v register vpiše na podlagi prijave smrti, pravnomočne sodne odločbe, odločbe pristojnega organa ali zapisnika o najdbi trupla. Prijava smrti mora vsebovati:

-       podatke o prijavitelju,

-       podatke o umrlem: osebno ime, EMŠO oziroma datum in kraj rojstva,

-       datum, uro in kraj smrti,

-       podatke o zakoncu oziroma partnerju, če so znani.

Smrt osebe, katere identiteta ni ugotovljena se v register vpiše na podlagi zapisnika o najdbi trupla, s podatki, ki izhajajo iz zapisnika. Izpiska iz matičnega registra o smrti se v tem primeru ne izda. V primeru poznejše ugotovitve identitete umrlega, se njegova smrt vpiše v register in ugotovitev identitete umrlega označi pri vpisu najdenega trupla. Izpisek iz matičnega registra o smrti, vpisani v skladu s prejšnjim odstavkom, se izda brez zaznamka.

Razglasitev pogrešanca za mrtvega in smrt ugotovljena v sodnem ali v upravnem postopku, se v register vpiše na podlagi pravnomočne sodne ali dokončne upravne odločbe. Podatek o kraju in času smrti se vpiše kot izhaja iz odločbe o ugotovitvi smrti. Izpisek iz matičnega registra o smrti se izda brez zaznamka o podlagi vpisa.

Če sodišče ali pristojni organ po izdaji odločbe o razglasitvi pogrešanca za mrtvega ali ugotovitvi smrti to odločbo razveljavi ali spremeni, se v registru podatek spremeni, kot izhaja iz nove odločitve.

Za otroka rojenega izven zakonske zveze, se podatki o očetu v register vpišejo na podlagi zapisnika o priznanju očetovstva, oporoke, javne listine ali pravnomočne sodne odločbe. Priznanje očetovstva se lahko vpiše tudi za mrtvorojenega otroka. Če je otroku ob priznanju očetovstva določeno novo osebno ime, to velja od dneva podane izjave. Če tujec vpisan v register na podlagi kasnejšega priznanja očetovstva ali sodne ugotovitve očetovstva postane državljan Republike Slovenije, se v registru spremeni podatek o njegovem državljanstvu.

Sodno izpodbito očetovstvo se v register vpiše na podlagi pravnomočne sodne odločbe. Izpisek iz matičnega registra o rojstvu se izda brez podatkov o očetu.

Za priznanje, ugotovitev ali izpodbijanje materinstva se smiselno uporabljajo določbe 26. in 27. člena tega pravilnika.

Posvojitev se v register vpiše na podlagi pravnomočne sodne odločbe. Pri vpisu posvojitve se v register vpiše posvojitelje kot otrokove starše. Izpisek iz matičnega registra o rojstvu se izda brez zaznamka o posvojitvi. Za osebe, ki so bile posvojene pred letom 1977 (nepopolna posvojitev), se izpisek iz matičnega registra izda s podatki o bioloških starših in z zaznamkom o posvojitvi in posvojiteljih.

Sprememba osebnega imena se v register vpiše na podlagi odločbe o spremembi osebnega imena, odločbe o posvojitvi ali izjave o določitvi novega osebnega imena ob priznanju očetovstva. Sprememba priimka se lahko v register vpiše tudi na podlagi izjave nekdanjega zakonca oziroma partnerja, podane v letu dni po pravnomočnosti sodne odločbe o razvezi ali razveljavitvi zakonske oziroma partnerske zveze oziroma v letu dni po podpisu notarskega zapisa ali druge enakovredne listine o sporazumni razvezi tujega pristojnega organa. Vpiše se lahko samo priimek, ki ga je oseba imela pred sklenitvijo zakonske oziroma partnerske zveze ob pogoju, da priimka v času sklenjene zakonske oziroma partnerske zveze ni spreminjala.

Odvzem starševske skrbi in prenehanje tega ukrepa se v register vpiše na podlagi pravnomočne sodne odločbe. Izpisek iz matičnega registra o rojstvu za osebo, nad katero je staršem odvzeta starševska skrb, se izda z zaznamkom o odvzemu starševske skrbi. Državljanu, ki ima v matičnem registru, skladno z Zakonom o zakonski zvezi in družinskih razmerjih (Uradni list RS, št. 69/04 – uradno prečiščeno besedilo, 101/07 – odl. US, 90/11 – odl. US, 84/12 – odl. US, 82/15 – odl. US, 15/17 – DZ in 30/18 – ZSVI), vpisan odvzem ali podaljšanje roditeljske pravice, se izda izpisek z matičnega registra z zaznamkom o odvzemu ali podaljšanju roditeljske pravice. V primeru prenehanja teh ukrepov se izpisek iz matičnega registra o rojstvu izda brez zaznamka.

Podelitev starševske skrbi sorodniku se v register vpiše na podlagi pravnomočne sodne odločbe. Izpisek iz matičnega registra o rojstvu se izda z zaznamkom o podelitvi starševske skrbi sorodniku. Če podelitev starševske skrbi preneha po samem zakonu (s polnoletnostjo) se v registru izbriše. Izpisek iz matičnega registra o rojstvu se izda brez zaznamka. Če podelitev starševske skrbi sorodniku preneha z odločbo sodišča, se v register vpiše prenehanje podelitve starševske skrbi sorodniku. Izpisek iz matičnega registra o rojstvu se izda brez zaznamka.

Skrbništvo se v register vpiše na podlagi pravnomočne sodne odločbe, odločbe pristojnega centra za socialno delo ali javne listine pristojnega tujega organa, ki je sprejel ukrepe, s katerimi je poskrbel za varstvo osebnosti, pravic in interesov slovenskega državljana. V register se vpišejo podatki o skrbniku, kot izhajajo iz odločbe. Če je skrbnik fizična oseba, se v register vpiše njegovo osebno ime in EMŠO. Če je skrbnik pravna oseba, se v register vpiše naziv pravne osebe. Izpisek iz matičnega registra o rojstvu za osebo, ki je postavljena pod skrbništvo, se izda z zaznamkom o skrbništvu. Če skrbništvo preneha po samem zakonu (s polnoletnostjo, posvojitvijo ali sklenitvijo zakonske oziroma partnerske zveze) se v registru izbriše. Izpisek iz matičnega registra o rojstvu se izda brez zaznamka. Če skrbništvo preneha z odločbo sodišča, ker so prenehali razlogi za skrbništvo, se v register vpiše prenehanje skrbništva. Izpisek iz matičnega registra o rojstvu se izda brez zaznamka. Skrbništvo preneha tudi v primeru, ko mladoletna oseba pod skrbništvom postane roditelj in ji je z odločbo sodišča priznana popolna poslovna sposobnost. Izpisek iz matičnega registra o rojstvu se izda z zaznamkom o priznanju poslovne sposobnosti pred polnoletnostjo.

Državljanu, ki ima v matičnem registru, skladno z Zakonom o zakonski zvezi in družinskih razmerjih (Uradni list RS, št. 69/04 – uradno prečiščeno besedilo, 101/07 – odl. US, 90/11 – odl. US, 84/12 – odl. US, 82/15 – odl. US, 15/17 – DZ in 30/18 – ZSVI), vpisan popoln ali delni odvzem poslovne sposobnosti, se izda izpisek iz matičnega registra o rojstvu z zaznamkom o odvzemu poslovne sposobnosti. V primerih prenehanja tega ukrepa se izpisek iz matičnega registra o rojstvu izda brez zaznamka.

Oseba, ki je pridobila državljanstvo Republike Slovenije, se v register vpiše na podlagi odločbe organa, ki je pristojen za odločanje o pridobitvi državljanstva in izpiska o rojstvu, če je bila oseba rojena v tujini. V registru se vodi osebno stanje take osebe od dneva pridobitve državljanstva Republike Slovenije. Oseba se v register vpiše s podatki o osebnem stanju ob pridobitvi državljanstva. Če je oseba v zakonski oziroma partnerski zvezi, se v register vpišejo tudi podatki o sklenjeni zakonski oziroma partnerski zvezi in zakoncu oziroma partnerju. Izpisek iz matičnega registra o rojstvu se izda s podatkom o državljanstvu Republike Slovenije, brez zaznamka o pridobitvi državljanstva.

Prenehanje državljanstva Republike Slovenije se v register vpiše na podlagi odločbe organa, ki je pristojen za odločanje o prenehanju. Z dnem, ko osebi preneha državljanstvo Republike Slovenije, se v registru preneha voditi njeno osebno stanje. Izpisek iz matičnega registra o rojstvu se izda z zaznamkom o prenehanju državljanstva Republike Slovenije.

Sprememba spola se vpiše na podlagi odločbe pristojnega organa o spremembi vpisanega podatka. Podlaga za izdajo odločbe je potrdilo pristojne zdravstvene ustanove ali zdravnika, iz katerega je razvidno, da je oseba spremenila spol. Pred vpisom spremembe spola v register, mora matičar zahtevati določitev nove EMŠO. Izpisek iz matičnega registra o rojstvu se izda s podat­kom o novem spolu, brez zaznamka o spremembi spola.

Neveljavnost, prenehanje ali neobstoj zakonske oziroma partnerske zveze se v register vpiše na podlagi odločbe sodišča, notarskega zapisa, ustrezne listine pristojnega tujega organa ali vpisa smrti zakonca oziroma partnerja. V primeru prenehanja zakonske oziroma partnerske zveze se izpisek iz matičnega registra o rojstvu izda brez zaznamka, izpisek iz matičnega registra o sklenjeni zakonski oziroma partnerski zvezi pa se izda z zaznamkom o prenehanju zakonske oziroma partnerske zveze.

Pravna podlaga vpisa se v register vpiše s podatki o vrsti listine, nazivu organa, ki jo je izdal ter o številki in datumu izdaje. Pri odločbah in sklepih se vpiše tudi datum njihove dokončnosti oziroma pravnomočnosti. V registru se samodejno zabeležita mesto in šifra hrambe pravne podlage. Mesto hrambe je šifra upravne enote po šifrantu upravnih enot, šifra hrambe pa je zaporedna številka vpisa v register za tekoče leto, pod katero so dokumenti vloženi v arhiv. Šifra hrambe se vpiše na listino, ki je pravna podlaga vpisa.

Napaka je napačno vpisan podatek, ki je nastal pri vpisovanju podatkov v register in je posledica ravnanja matičarja. Napako v registru popravi matičar pristojnega organa, kjer je bil vpisan napačen podatek. Poprava napake matičarja se izvrši po uradni dolžnosti, brez odločbe. Iz registra mora biti razvidno, kateri podatek je bil popravljen in kdaj.

Sprememba vpisanega podatka je poprava napačno vpisanega podatka v registru, do katerega je prišlo zaradi napake v listini, ki je podlaga vpisa. Če je bil v register vpisan napačen podatek zaradi nepravilnega podatka v listini, ki je podlaga vpisa, se že vpisani podatek lahko spremeni le na podlagi nove listine istega organa oziroma odločbe pristojnega organa, izdane na podlagi tretjega odstavka 20. člena zakona. Iz registra mora biti razvidno, kateri podatek je bil spremenjen in pravna podlaga spremembe.

Matična dejstva državljanov Republike Slovenije nastala v tujini, se vpišejo v register na podlagi izpiska tujega organa. Kadar izpiska iz tujine ni mogoče pridobiti, se rojstvo, sklenitev zakonske oziroma partnerske zveze ali smrt lahko vpiše v register na podlagi odločbe pristojnega organa, če obstajajo dokazi o času in kraju nastanka matičnega dejstva.

Podatki, vpisani v register, se shranjujejo na dveh varnostnih kopijah, ki se hranita na različnih lokacijah. Sistem mora preprečevati izgubo že vpisanih podatkov.

V primeru uničenja podatkov ali dela podatkov v registru, se te obnovi na podlagi varnostne kopije iz prejšnjega člena tega pravilnika. Če so uničeni podatki v registru in na varnostni kopiji, ministrstvo, pristojno za upravne notranje zadeve z odločbo odredi obnovo uničenega registra ter pozove pristojne organe, ki hranijo arhiv listin, posameznike in pravne osebe, da posredujejo pristojnemu organu vse podatke ali javne listine, za katere vedo oziroma z njimi razpolagajo. Odločba se objavi v Uradnem listu Republike Slovenije. Za dokazovanje dejstev in podatkov, ki so bili uničeni, se uporabljajo določbe zakona o splošnem upravnem postopku. Iz registra mora biti razvidno, kateri podatki so bili obnovljeni.

Dostop do podatkov v registru je omejen glede na pravice uporabnika podatkovne baze, ki so ločene po pristojnostih in odgovornostih. Zagotovljeno je sledenje vseh dostopov v podatkovno bazo.

Varnostna shema je razvid uporabnikov in evidenca uporabe registra, ki v pogojih elektronske izmenjave podatkov, dokumentov in sporočil omogoča voden in nadzorovan dostop do podatkovne baze registra. Varnostna shema je podatkovna baza, ki jo sestavljajo:

-       razvid uporabnikov registra in njihovih vlog,

-       servisi, ki izvajajo storitve,

-       dnevniki dela, namenjeni sledenju dostopov in spremljanju uporabe podatkov.

Podatki se uporabnikom lahko posredujejo v elektronski ali fizični obliki. Prenos podatkov v elektronski obliki mora biti zaščiten v skladu z zakonom, ki ureja elektronsko poslovanje in elektronski podpis. Podatke iz registra lahko uporabnikom namesto pristojnega organa posreduje ministrstvo, pristojno za upravne notranje zadeve. S povezavo javno pravnih evidenc, se podatki iz registra uporabnikom posredujejo preko Centralnega registra prebivalstva s standardnimi postopki za pretok podatkov.

O vpisu matičnega dejstva in spremembe osebnega stanja v register, mora matičar v treh dneh obvestiti druge uporabnike, ki imajo za pridobivanje podatkov zakonsko podlago. Z vzpostavitvijo elektronske povezave med evidencami se določbe prejšnjega odstavka ne uporabljajo.

Pravico do vpogleda v register in v listine k registru ima posameznik, na katerega se podatki nanašajo, druge osebe pa le, če imajo njegovo pisno privolitev ali zakonsko podlago. Vpogled v podatke se sme dovoliti le za določen vpis ali listino, ob navzočnosti matičarja, ki ugotovi identiteto upravičenca. Imetnik spletnega digitalnega potrdila opravi vpogled preko interneta z vnaprej določenim obsegom vpogleda, navzočnost matičarja pa nadomesti zapis v varnostni shemi. Za vpogled se šteje tudi računalniški izpis podatkov iz registra.

Vsi zahtevki za posredovanje podatkov iz registra se evidentirajo pri organu, ki je podatke posredoval. Iz evidence mora biti razvidno kateri podatek je bil posredovan, komu, kdaj in na kakšni pravni podlagi ter kdo ga je posredoval. Evidenca o posredovanih podatkih se hrani za obdobje, ko je mogoče zakonsko varstvo pravice posameznika zaradi nedopustnega posredovanja osebnih podatkov.

Podatke v registru je potrebno do izročitve Arhivu Republike Slovenije hraniti v skladu s predpisi, ki urejajo hrambo arhivskega gradiva.

O posameznih matičnih dejstvih, o osebnem stanju in o spremembah osebnih stanj se izdajajo izpiski in potrdila iz registra. Izpiski in potrdila iz matičnega registra se lahko izdajajo v fizični ali v elektronski obliki. Izpiski in potrdila, izdana v elektronski obliki so opremljeni z elektronskim podpisom in žigom in se lahko uporabljajo v skladu z zakonom, ki ureja elektronsko poslovanje in elektronski podpis. Izpiske iz registra izda pristojni organ, ne glede na to, kje je bilo vpisano matično dejstvo ali sprememba osebnega stanja.

Iz registra se izdajajo naslednji izpiski:

-       izpisek iz matičnega registra o rojstvu,

-       izpisek iz matičnega registra o sklenjeni zakonski zvezi,

-       izpisek iz matičnega registra o sklenjeni partnerski zvezi,

-       izpisek iz matičnega registra o smrti,

-       izpisek iz matičnega registra. Izpisek iz matičnega registra o rojstvu se izda na obrazcu, ki je Priloga št. 8 tega pravilnika. V primeru, da so starši posameznika, za katerega se izpisek izdaja, istega spola, pa na obrazcu, ki je Priloga št. 9 tega pravilnika. Na območjih, določenih s statuti občin, kjer živita madžarska oziroma italijanska narodna skupnost, se izpisek o rojstvu izda na obrazcu, ki je Priloga št. 10 oziroma na obrazcu, ki je Priloga št. 11 tega pravilnika. V primeru, da so starši posameznika, za katerega se izpisek izdaja, istega spola, pa na obrazcu, ki je Priloga št. 12 oziroma na obrazcu, ki je Priloga št. 13 tega pravilnika. Izpisek iz matičnega registra o sklenjeni zakonski zvezi se izda na obrazcu, ki je Priloga št. 14, Priloga št. 14a, Priloga št. 14b ali Priloga št. 14c tega pravilnika, na območjih, določenih s statuti občin, kjer živita madžarska in italijanska narodna skupnost pa na obrazcu, ki je Priloga št. 15, Priloga št. 15a, Priloga št. 15b ali Priloga št. 15c oziroma na obrazcu, ki je Priloga št. 16, Priloga št. 16a, Priloga št. 16b ali Priloga št. 16c tega pravilnika. Osebi, ki skleneta zakonsko zvezo, se lahko odločita, da bosta na izpisku namesto kot mož oziroma žena, glede na svoj spol, opredeljena kot zakonca. Izpisek iz matičnega registra o sklenjeni partnerski zvezi se izda na obrazcu,ki je Priloga št. 17 tega pravilnika, na območjih, določenih s statuti občin, kjer živita madžarska oziroma italijanska narodna skupnost, pa na obrazcu, ki je Priloga št. 18 oziroma na obrazcu, ki je Priloga št. 19 tega pravilnika. Izpisek iz matičnega registra o smrti se izda na obrazcu, ki je Priloga št. 20 tega pravilnika. V primeru smrti posameznika, ki je v sklenjeni partnerski zvezi, pa na obrazcu, ki je Priloga št. 21 tega pravilnika. Na območjih, določenih s statuti občin, kjer živita madžarska oziroma italijanska narodna skupnost, se izpisek o smrti izda na obrazcu, ki je Priloga št. 22 oziroma na obrazcu, ki je Priloga št. 23 tega pravilnika. V primeru smrti posameznika, ki je v sklenjeni partnerski zvezi, pa na obrazcu, ki je Priloga št. 24 oziroma na obrazcu, ki je Priloga št. 25 tega pravilnika. Izpisek iz matičnega registra se izda na obrazcu, ki je Priloga št. 26 tega pravilnika. V primeru, da so starši posameznika, za katerega se izpisek izdaja, istega spola, pa na obrazcu, ki je Priloga št. 27 tega pravilnika. Na območjih, določenih s statuti občin, kjer živita madžarska oziroma italijanska narodna skupnost, se izpisek iz matičnega registra izda na obrazcu, ki je Priloga št. 28 oziroma na obrazcu, ki je Priloga št. 29 tega pravilnika. V primeru, da so starši posameznika, za katerega se izpisek izdaja, istega spola, pa na obrazcu, ki je Priloga št. 30 oziroma na obrazcu, ki je Priloga št. 31 tega pravilnika. Obrazci izpiskov iz registra, določeni s tem členom, so sestavni del tega pravilnika in so objavljeni skupaj z njim.

V mednarodnem prometu se poleg izpiskov, navedenih v prejšnjem členu, uporabljajo obrazci izpiskov iz matičnega registra, izdani na podlagi Konvencije o izdajanju nekaterih tujini namenjenih izpiskov iz matičnih knjig (Uradni list RS, št. 54/92, v nadaljnjem besedilu: Pariška konvencija) in Konvencije o izdajanju izpiskov iz matičnih knjig v več jezikih (Uradni list RS, št. 54/92, v nadaljnjem besedilu: Dunajska konvencija). Izpiski se izdajajo iz matičnega registra ali matičnih knjig na naslednjih obrazcih:

-       izpisek iz matičnega registra o rojstvu, izdan na podlagi Dunajske konvencije, na obrazcu, ki je Priloga št. 32 tega pravilnika,

-       izpisek iz matičnega registra o sklenjeni zakonski zvezi, izdan na podlagi Dunajske konvencije, na obrazcu, ki je Priloga št. 33 tega pravilnika,

-       izpisek iz matičnega registra o smrti, izdan na podlagi Dunajske konvencije, na obrazcu, ki je Priloga št. 34 tega pravilnika,

-       izpisek iz matičnega registra o rojstvu, izdan na podlagi Pariške konvencije, na obrazcu, ki je Priloga št. 35 tega pravilnika,

-       izpisek iz matičnega registra o sklenjeni zakonski zvezi, izdan na podlagi Pariške konvencije, na obrazcu, ki je Priloga št. 36 tega pravilnika,

-       izpisek iz matičnega registra o smrti, izdan na podlagi Pariške konvencije, na obrazcu, ki je Priloga št. 37 tega pravilnika. Obrazci iz prejšnjega odstavka so sestavni del tega pravilnika in so objavljeni skupaj z njim.

Izpiski iz matičnega registra o rojstvu, o sklenjeni zakonski zvezi, sklenjeni partnerski zvezi in smrti vsebujejo podatke o zadnjem stanju, izpisek iz matičnega registra pa podatke o vseh spremembah osebnega stanja vpisanega. Neizpolnjena podatkovna polja v izpiskih se uničijo tako, da se v polje namenjeno vpisu podatka naredi vodoravna črta. Podatkovna polja v izpisku, namenjena poznejšim vpisom in zaznamkom se izpolnijo v skladu z določili tega pravilnika.

Pristojni organ lahko na zahtevo upravičenca izda tudi potrdilo, ki vsebuje vse ali le določene podatke, vpisane v register.

V register se iz matičnih knjig prenesejo podatki o osebnem stanju vseh državljanov Republike Slovenije, živih na dan 3. maja 2005. V register se o osebi vpišejo vsi podatki vpisani v matičnih knjigah, iz katerih je razvidno njeno osebno stanje. Pri posameznih spremembah osebnega stanja se vpiše le spremenjen podatek in datum spremembe.

Če se pri prenosu podatkov o osebi iz matične knjige v register ugotovi, da se njeno osebno ime vpisano v matični knjigi razlikuje od osebnega imena vpisanega v registru stalnega prebivalstva, je pristojni organ na območju katerega ima oseba prijavljeno stalno prebivališče, dolžan pred posredovanjem podatkov drugim evidencam, ugotoviti pravilno osebno ime. Na podlagi izjave osebe iz prejšnjega odstavka, matičar ugotovi kakšno osebno ime uporablja. Če želi oseba uporabljati osebno ime kot je vpisano v registru stalnega prebivalstva, pristojni organ izda odločbo v skladu s tretjim odstavkom 20. člena zakona. Če državljan, za katerega se izvaja prenos podatkov iz matične knjige v register, ni več živ in se ugotovi, da se njegovo osebno ime razlikuje, pristojni organ izda odločbo v skladu s tretjim odstavkom 20. člena zakona in v register vpiše osebno ime, ki ga je umrli uporabljal za časa svojega življenja.

Starši osebe, katere podatki se prenašajo iz matične knjige, se v register vpišejo z osebnim imenom veljavnim na dan vpisa. Podatki o prejšnjih spremembah njihovih osebnih imenih, se bodo samodejno dopolnili ob vnosu teh oseb v register. Če oseba iz prejšnjega odstavka ni več živa, se v register vpiše njeno zadnje osebno ime, razvidno iz vpisa v matični knjigi osebe, katere podatki se prenašajo.

Kot kraj nastanka matičnega dejstva se v register vpiše današnje ime kraja, kot izhaja iz Registra prostorskih enot. V primeru, da se je od nastanka matičnega dejstva ime kraja spremenilo, mora matičar v register vpisati tudi ime kraja ob nastanku matičnega dejstva.

Za osebe, ki v rojstni matični knjigi nimajo vpisanega podatka o državljanstvu Republike Slovenije, se ta podatek prenese iz registra stalnega prebivalstva. Če podatek o državljanstvu iz registra stalnega prebivalstva ni razviden ali osebe ni v registru, se podatek o državljanstvu preveri v državljanski knjigi in vpiše v register.

Po prenosu podatkov o osebi iz matične knjige v register, se vpis v matični knjigi in v dvojniku matične knjige zaključi tako, da se pri vpisu v matični knjigi in v dvojniku zabeleži datum prenosa podatkov. Po prenosu podatkov iz matične knjige v register vpisa v matični knjigi in v dvojniku ni mogoče dopolnjevati.

Pravna podlaga vpisa oseb, katerih podatki se prenesejo iz matičnih knjig v register, je rojstna matična knjiga v kateri je bila oseba vpisana. Vpiše se upravna enota, ki knjigo hrani, matično območje oziroma naselje za katero se je knjiga vodila, ter leto, stran in zaporedna številka vpisa.

Do vzpostavitve registra se osebno stanje državljana Republike Slovenije vodi v matični knjigi, po prenosu podatkov iz matične knjige v register, pa samo v registru. Osebe, vpisane v matične knjige, ki so umrle pred vzpostavitvijo registra, se v register ne vpisujejo. Če se ob prenosu podatkov iz matične knjige v register ugotovi, da neko dejstvo oziroma sprememba osebnega stanja, ki bi morala biti vpisana v matično knjigo ni vpisana, jo matičar pred vpisom v register vpiše tudi v matični knjigo. Če se po prenosu podatkov iz matične knjige v register, ko je vpis v matični knjigi že zaključen ugotovi, da neko dejstvo oziroma sprememba osebnega stanja, ki bi morala biti vpisana v matično knjigo ni bila vpisana, se manjkajoči podatek vpiše samo v register.

Prenos podatkov iz matičnih knjig v register lahko opravljajo matičarji kateregakoli pristojnega organa, ne glede na določbo 3. člena zakona.

Obrazci izpiskov iz registra predpisani s tem pravilnikom, se uporabljajo tudi za izdajo izpiskov iz matičnih knjig za osebe, katerih podatki niso preneseni iz matične knjige v register. Do izdaje izpiskov določenih v 53. členu tega pravilnika se uporabljajo izpiski predpisani z Navodilom o vodenju matičnih knjig (Uradni list SRS, št. 8/77).

Ta pravilnik začne veljati naslednji dan po objavi v Uradnem listu Republike Slovenije, uporabljati pa se začne 3. maja 2005. Priloga 1: Nabor črk in znakov za zapis osebnih in tujih zemljepisnih imen Priloga 2: Listina o sklenitvi zakonske zveze Priloga 2a: Listina o sklenitvi zakonske zveze Priloga 2b: Listina o sklenitvi zakonske zveze Priloga 2c: Listina o sklenitvi zakonske zveze Priloga 3: Listina o sklenitvi zakonske zveze (Házasságkötési okirat) Priloga 3a: Listina o sklenitvi zakonske zveze (Házasságkötési okirat) Priloga 3b: Listina o sklenitvi zakonske zveze (Házasságkötési okirat) Priloga 3c: Listina o sklenitvi zakonske zveze (Házasságkötési okirat) Priloga 4: Listina o sklenitvi zakonske zveze (Atto di matrimonio) Priloga 4a: Listina o sklenitvi zakonske zveze (Atto di matrimonio) Priloga 4b: Listina o sklenitvi zakonske zveze (Atto di matrimonio) Priloga 4c: Listina o sklenitvi zakonske zveze (Atto di matrimonio) Priloga 5: Listina o sklenitvi partnerske zveze Priloga 6: Listina o sklenitvi partnerske zveze (A partnerkapcsolat megkötéséről szóló okmány) Priloga 7: Listina o sklenitvi partnerske zveze (Certificato sulla costituzione dell’unione civile) Priloga 8: Izpisek iz matičnega registra o rojstvu Priloga 9: Izpisek iz matičnega registra o rojstvu Priloga 10: Izpisek iz matičnega registra o rojstvu (Kivonat a születési anyakönyvi nyilvántartásból) Priloga 11: Izpisek iz matičnega registra o rojstvu (Estratto dal registro degli atti di nascita) Priloga 12: Izpisek iz matičnega registra o rojstvu (Kivonat a születési anyakönyvi nyilvántartásból) Priloga 13: Izpisek iz matičnega registra o rojstvu (Estratto dal registro degli atti di nascita) Priloga 14: Izpisek iz matičnega registra o sklenjeni zakonski zvezi Priloga 14a: Izpisek iz matičnega registra o sklenjeni zakonski zvezi Priloga 14b: Izpisek iz matičnega registra o sklenjeni zakonski zvezi Priloga 14c: Izpisek iz matičnega registra o sklenjeni zakonski zvezi Priloga 15: Izpisek iz matičnega registra o sklenjeni zakonski zvezi (Kivonat a házassági anyakönyvi nyilvántartásból) Priloga 15a: Izpisek iz matičnega registra o sklenjeni zakonski zvezi (Kivonat a házassági anyakönyvi nyilvántartásból) Priloga 15b: Izpisek iz matičnega registra o sklenjeni zakonski zvezi (Kivonat a házassági anyakönyvi nyilvántartásból) Priloga 15c: Izpisek iz matičnega registra o sklenjeni zakonski zvezi (Kivonat a házassági anyakönyvi nyilvántartásból) Priloga 16: Izpisek iz matičnega registra o sklenjeni zakonski zvezi (Estratto dal registro degli atti di matrimonio) Priloga 16a: Izpisek iz matičnega registra o sklenjeni zakonski zvezi (Estratto dal registro degli atti di matrimonio) Priloga 16b: Izpisek iz matičnega registra o sklenjeni zakonski zvezi (Estratto dal registro degli atti di matrimonio) Priloga 16c: Izpisek iz matičnega registra o sklenjeni zakonski zvezi (Estratto dal registro degli atti di matrimonio) Priloga 17: Izpisek iz matičnega registra o sklenjeni partnerski zvezi Priloga 18: Izpisek iz matičnega registra o sklenjeni partnerski zvezi (Kivonat a megkötött partnerkapcsolatról szóló anyakönyvi nyilvántartásból) Priloga 19: Izpisek iz matičnega registra o sklenjeni partnerski zvezi (Estratto dal registro dello stato civile sulla unione civile costituita) Priloga 20: Izpisek iz matičnega registra o smrti Priloga 21: Izpisek iz matičnega registra o smrti Priloga 22: Izpisek iz matičnega registra o smrti (Kivonat a halotti anyakönyvi nyilvántartásból) Priloga 23: Izpisek iz matičnega registra o smrti (Estratto dal registro degli atti di morte) Priloga 24: Izpisek iz matičnega registra o smrti (Kivonat a halotti anyakönyvi nyilvántartásból) Priloga 25: Izpisek iz matičnega registra o smrti (Estratto dal registro degli atti di morte) Priloga 26: Izpisek iz matičnega registra Priloga 27: Izpisek iz matičnega registra Priloga 28: Izpisek iz matičnega registra (Kivonat az anyakönyvi nyilvántartásból) Priloga 29: Izpisek iz matičnega registra (Estratto dal registro dello stato civile) Priloga 30: Izpisek iz matičnega registra (Kivonat az anyakönyvi nyilvántartásból) Priloga 31: Izpisek iz matičnega registra (Estratto dal registro dello stato civile) Priloga 32: Izpisek iz matičnega registra o rojstvu, izdan na podlagi Dunajske konvencije Priloga 33: Izpisek iz matičnega registra o sklenjeni zakonski zvezi, izdan na podlagi Dunajske konvencije Priloga 34: Izpisek iz matičnega registra o smrti, izdan na podlagi Dunajske konvencije Priloga 35: Izpisek iz matičnega registra o rojstvu, izdan na podlagi Pariške konvencije Priloga 36: Izpisek iz matičnega registra o sklenjeni zakonski zvezi, izdan na podlagi Pariške konvencije Priloga 37: Izpisek iz matičnega registra o smrti, izdan na podlagi Pariške konvencije