Uredba o pogojih za pridobitev akreditacije plačilne agencije za izplačevanje sredstev Jamstvenega oddelka Evropskega kmetijskega usmerjevalnega in jamstvenega sklada

S to uredbo se določajo pogoji, ki jih mora izpolnjevati plačilna agencija za izplačevanje sredstev Jamstvenega oddelka Evropskega kmetijskega usmerjevalnega in jamstvenega sklada (v nadaljnjem besedilu: plačilna agencija) za pridobitev akreditacije, ter naloge, pristojnosti in delovanje plačilne agencije v zvezi z izplačili, ki jih financira Jamstveni oddelek Evropskega kmetijskega usmerjevalnega in jamstvenega sklada (v nadaljnjem besedilu: EKUJS).

(1)Plačilna agencija je lahko organ državne uprave, javna agencija ali pravna oseba s sedežem v Republiki Sloveniji, ki je odgovorna za izvajanje izplačil jamstvenega oddelka EKUJS.

(2)Plačilna agencija mora sprejeti notranji akt, ki določa organizacijsko strukturo, sistem notranjih kontrol ter hranjenje dokumentacije.

Plačilna agencija ima vlogo usklajevalnega organa, ki predstavlja državo članico pri Komisiji Evropskih skupnosti za vsa vprašanja, ki se nanašajo na Jamstveni oddelek EKUJS, v zvezi z:

-     razdelitvijo besedil in smernic skupnosti zaposlenim v plačilni agenciji in organom, ki so odgovorni za njihovo izvajanje,

-     zagotavljanjem usklajene uporabe besedil in smernic skupnosti,

-     s sporočanjem informacij iz te uredbe in uredbe sveta (ES) 1258/1999 Komisiji Evropskih skupnosti.

Plačilna agencija mora v zvezi z izplačevanjem sredstev Jamstvenega oddelka EKUJS izvajati naslednje glavne naloge:

-     odobritev izplačil: ugotavljanje izpolnjevanja pogojev vlagateljev in določanje zneskov, ki se jim izplačujejo;

-     izvrševanje izplačil: izdajanje nalogov za izplačilo svojemu organu ali drugemu organu, pristojnemu za izplačevanje;

-     računovodstvo izplačil: evidentiranje izplačil iz EKUJS v računovodskih evidencah plačilne agencije in pripravljanje periodičnih poročil o izdatkih, vključno z mesečnimi in letnimi poročili za Komisijo Evropskih skupnosti. Računovodske evidence zajemajo tudi sredstva, ki jih financira EKUJS v zvezi z intervencijskimi zalogami, še ne obračunanimi predplačili in dolžniki.

Organizacijska struktura plačilne agencije mora omogočati ločeno opravljanje nalog iz prejšnjega člena. Za vsako nalogo je pristojna posebna organizacijska enota, katere pristojnosti so opredeljene v notranjem aktu plačilne agencije.

Notranja organizacijska enota plačilne agencije, odgovorna za izvrševanje izplačil, oziroma notranja organizacijska, enota odgovorna za izvajanje nadzora izplačil, mora imeti dostop do dokumentacije o odobrenih zahtevkih in o izvedenih predpisanih administrativnih in fizičnih preverjanjih. Dokumentacija je lahko v obliki povzetka, ki se ga lahko posreduje preko računalniškega sistema.

Plačilna agencija mora imeti organizirano tudi:

-     službo notranje revizije, katere namen je strokovno preverjanje in ocenjevanje poslovodenja in delovanja notranjih kontrol in poročanje vodstvu o odkritih slabostih ali nepravilnostih in dajanje priporočil za njihovo odpravo. Služba notranje revizije je neodvisna od drugih organizacijskih enot plačilne agencije ter neposredno poroča vodstvu agencije;

-     službo za kontrolo, ki preverja dejstva, na katerih temeljijo izplačila upravičencem, zlasti kakovost in vrsto proizvodov, zemljišča, živali in datume dobav ter opravlja druga preverjanja tehnične narave. Preverjanje se zagotavlja s pomočjo vzpostavljenih kontrolnih sistemov in sistema fizičnih pregledov. Pomembna naloga službe za kontrolo je nadzorovanje vseh kontrolnih sistemov.

(1)Služba notranje revizije strokovno preverja in ocenjuje: a)  ali so postopki plačilne agencije ustrezni za zagotavljanje skladnosti s predpisi Evropskih skupnosti, b)  ali so obračuni izplačil po tej uredbi resnični, točni, popolni in pravočasni.

(2)Preverjanja so lahko omejena na izbrane ukrepe oziroma na vzorce izplačil, če revizijski načrt zagotavlja, da so v obdobju, ki ne presega pet let, zajeta vsa pomembna področja, vključno z notranjimi organizacijskimi enotami plačilne agencije, odgovornimi za odobritev izplačil.

(3)Služba notranje revizije deluje skladno z mednarodno sprejetimi standardi. O opravljenem delu vodi dokumentacijo, vodstvu plačilne agencije redno dostavlja revizijska poročila in priporočila o potrebnih izboljšavah.

(4)Revizijski načrti in poročila so na voljo certifikacijskemu organu in predstavnikom Evropskih skupnosti, ki so pooblaščeni za opravljanje finančnih revizij z namenom, da se oceni učinkovitost delovanja notranje revizije.

(1)Plačilna agencija lahko posamezna strokovno-tehnična opravila v zvezi z odobritvijo izplačil ali strokovno-tehnična opravila službe za kontrolo prenese na druge pravne ali fizične osebe ali institucije (v nadaljnjem besedilu: druge osebe), če so izpolnjeni naslednji pogoji:

-     da so jasno opredeljene obveznosti drugih oseb pri izvajanju kontrole in preverjanju skladnosti strokovno tehničnih opravil s predpisi Evropskih skupnosti;

-     da imajo vzpostavljen sistem za izpolnjevanje obveznosti;

-     da plačilni agenciji potrdijo, da dejansko izpolnjujejo svoje obveznosti in opišejo sredstva, ki jih pri tem uporabljajo.

(2)Prenos opravil iz prejšnjega odstavka se izvede s pogodbo ali drugim ustreznim pravnim aktom, ki natančno določa vsebino, postopke in način opravljanja kontrol, poročanje o ugotovitvah kontrol, izmenjavo informacij ter dostop do dokumentacije, izobraževanje in nadzor nad izvajanjem postopkov, določenih v tej pogodbi oziroma pravnem aktu.

(3)Druge osebe morajo redno in pravočasno poročati plačilni agenciji o rezultatih opravljenih kontrol, tako da se le-ti vedno upoštevajo pred izplačilom zahtevka. Vsebina opravljenih kontrol se podrobno opiše v poročilu, ki spremlja vsak zahtevek ali sveženj zahtevkov ali v poročilu, ki zajema določeno tržno leto.

(4)Iz poročila mora biti razvidno ali so izpolnjeni pogoji za odobritev zahtevka ter podatki o naravi, obsegu in omejitvah pri opravljanju strokovno tehničnih opravil. Kadar fizična in administrativna preverjanja temeljijo na vzorcu, se opiše metoda, opredelijo se izbrani zahtevki in rezultati opravljenih preverjanj ter morebitna odstopanja in nepravilnosti. Poročilu se predloži dodatna dokumentacija, na podlagi katere je možno ugotoviti, da so bila pred izplačilom opravljena vsa zahtevana preverjanja.

(5)Kadar pri prenosu opravil druga oseba zadrži dokumentacijo, ki se nanaša na odobrene zahtevke oziroma opravljena preverjanja, določi skupaj s plačilno agencijo mesto hranjenja te dokumentacije. Dokumentacija mora biti dostopna:

-     organizacijski enoti plačilne agencije, ki zahtevek obravnava,

-     službi notranje revizije plačilne agencije,

-     organu, ki potrdi letno poročilo plačilne agencije,

-     pooblaščenim uradnikom Evropskih skupnosti.

(1)Plačilna agencija mora z internimi predpisi določiti:

-     podrobna pisna navodila za sprejem, evidentiranje in obdelavo vlog in zahtevkov vključno z opisom vse dokumentacije, ki se v teh postopkih uporablja;

-     delitev nalog na način, da noben delavec plačilne agencije ni odgovoren za več kot eno nalogo pri odobravanju, izplačevanju ali računovodstvu plačil, ter da noben delavec plačilne agencije ne opravlja teh nalog, ne da bi njegovo delo nadzoroval drug delavec plačilne agencije;

-     odgovornost vsakega delavca plačilne agencije, vključno z omejitvami njegovih pooblastil, usposabljanje delavcev in politiko rotacije delavcev na izpostavljenih delovnih mestih oziroma politiko povečanega nadzora. Če opravlja delavec tudi druge funkcije izven plačilne agencije in je zaposlen na odgovornem ali občutljivem delovnem mestu, mora plačilna agencija sprejeti ustrezne ukrepe, da bi se izognila navzkrižju interesov;

-     kontrolne liste: vsak delavec plačilne agencije, odgovoren za odobravanje izplačil, mora uporabljati predpisane kontrolne liste, ki jih potrdi s svojim podpisom in vključi v dokumentacijo zahtevka. Kontrolne liste mora potrditi tudi njegov nadrejeni. Potrditvi se lahko izvedeta na elektronski način ob ustrezni zaščiti. Istovetnost podpisnika se vnese v elektronsko evidenco;

-     analizo tveganja in postopke za preprečevanje, odkrivanje in poročanje o goljufijah ter nepravilnostih v zvezi z vloženimi zahtevki, ki se odobrijo šele potem, ko je bilo opravljeno preverjanje skladnosti postopkov s predpisi Evropskih skupnosti in predpisi Republike Slovenije;

-     postopek, s katerim se zagotovi, da se izplačilo izvrši samo upravičencu na njegov bančni račun ali njegovemu pooblaščencu v petih delovnih dneh od dneva, ko se knjiži v breme EKUJS. Plačila v gotovini niso dovoljena;

-     postopek, s katerim se zagotovi, da se vsa plačila, ki niso bila izvršena, ponovno knjižijo v dobro EKUJS;

-     postopke, ki predvidevajo ukrepe, ki zagotavljajo zaupnost, popolnost in dostopnost do vseh računalniških podatkov, in so prilagojenimi organizacijski strukturi in tehnološki opremi plačilne agencije;

-     računovodske postopke, ki morajo zagotavljati, da so mesečna in letna poročila popolna, točna in pravočasna, da se odkrijejo in popravijo kakršne koli napake, zlasti z navzkrižnimi preverjanji in ujemanji, ki se izvajajo v časovnih presledkih, krajših od treh mesecev;

-     postopke za zaščito denarnih sredstev Evropskih skupnosti;

-      postopke za zagotovitev notranjih in zunanjih kontrol.

(2)Plačilna agencija lahko določi tudi enostavnejše postopke iz prejšnjega odstavka, vendar le za manjši obseg nalog.

Plačilna agencija mora določiti tudi:

1.v računalniško podprtih sistemih postopke za:

-  splošno organizacijo, upravljanje in revizijo,

-  fizično varovanje,

-  zagotavljanje logistične varnosti,

-  sistem razvoja, programiranja in vzdrževanja,

-  rutinske operacije,

-  telekomunikacije,

-  uporabo osebnih računalnikov,

-  planiranje postopkov za izredne razmere,

-  kontrolo uporabljenih računalniških aplikacij;

2.postopek obračuna intervencijskih zalog, ki zagotavlja, da so količine in s tem povezani stroški pravilno in pravočasno izračunani ter evidentirani po razpoznavnih serijah za vsako stopnjo od prejema ponudbe do fizične oddaje proizvoda skladno s predpisi ter da se kadar koli lahko določita količina in narava zalog na vsaki lokaciji. Zaloge redno fizično preverjajo osebe, organi ali notranje organizacijske enote plačilne agencije neodvisne od imetnikov zalog.

Plačilna agencija mora zagotavljati upoštevanje vseh sprememb v predpisih Evropskih skupnosti in spremembe stopenj pomoči, ki se uporabljajo, ter pravočasno posodabljanje navodil, podatkovnih baz in kontrolnih list.

Izplačevanje predplačil mora biti opredeljeno v računovodskih evidencah plačilne agencije. Plačilna agencija predpiše postopke, s katerimi se zagotovi, da:

-     sprejema varščine le od potrjenih finančnih institucij za izdajanje varščin;

-     se predplačila obračunavajo v predpisanih rokih;

-     se za predplačila, ki so zapadla, takoj zahtevajo varščine;

-     pri obračunu predplačil veljajo iste kontrole kot pri izplačilih.

Pristojni organ za izdajo in odvzem akreditacije ter nadzorovanje izpolnjevanja pogojev za pridobitev akreditacije je Ministrstvo za kmetijstvo, gozdarstvo in prehrano (v nadaljnjem besedilu: pristojni organ).

Ko pristojni organ ugotovi, da plačilna agencija izpolnjuje pogoje za pridobitev akreditacije, izda pisno potrditev o izpolnjevanju pogojev – akt o akreditaciji.

(1)Ob akreditaciji plačilne agencije mora pristojni organ poslati Komisiji Evropskih skupnosti akt o akreditaciji z naslednjimi podatki in prilogami:

-     naziv plačilne agencije in njen akt, ki določa organizacijsko strukturo;

-     opis administrativnih in računovodskih ureditev ter ureditev notranjih kontrol, pod katerimi plačilna agencija izvaja izplačila v okviru EKUJS;

-     odgovornosti plačilne agencije;

-     odgovornosti notranjih organizacijskih enot plačilne agencije;

-     akte, v katerih so določena razmerja plačilne agencije do drugih organov ali drugih oseb, soodgovornih za izvrševanje ukrepov, ki jih financira EKUJS;

-     opis postopkov za sprejemanje, preverjanje in ugotavljanje upravičenosti zahtevkov vlagateljev ter opis postopkov za odobritev, izplačilo in računovodstvo izdatkov;

-     opis postopkov notranje revizije.

(2)Pristojni organ mora Komisijo Evropskih skupnosti nemudoma obvestiti o vsaki spremembi podatkov iz prejšnjega odstavka.

(1)Pregled izpolnjevanja pogojev za pridobitev akreditacije se opravi v skladu z mednarodnimi revizijskimi standardi.

(2)Pregled zajema izpolnjevanje pogojev za odobravanje in izvrševanje izplačil, zaščito finančnih sredstev, varnost računalniških sistemov, vodenje računovodskih evidenc in pripadajoče dokumentacije, delitev nalog ter ustreznost notranjih in drugih zunanjih kontrol v zvezi z izplačili, ki jih financira Jamstveni oddelek EKUJS.

(3)Pristojni organ mora pregledati tudi:

-     administrativne, plačilne, nadzorne in računovodske ureditve;

-     spoštovanje predpisov na področju javnih naročil in zaščito interesov Evropskih skupnosti v zvezi z izplačanimi predplačili, pridobljenimi jamstvi, intervencijskimi zalogami in zneski, ki jih je potrebno izterjati.

(4)Pristojni organ lahko prenese naloge iz prejšnjih dveh odstavkov na drugo za to usposobljeno institucijo, pri čemer ohrani polno odgovornost za izvršitev nalog.

Če pristojni organ ob pregledu ugotovi, da plačilna agencija ne izpolnjuje vseh meril in pogojev, ji predloži poročilo o ugotovljenih pomanjkljivostih ter določi roke za njihovo odpravo.

Pristojni organ lahko ne glede na ugotovljene pomanjkljivosti izda plačilni agenciji akt o začasni akreditaciji, upoštevajoč vrsto in obseg pomanjkljivosti. Plačilna agencija mora v času podeljene začasne akreditacije odpraviti ugotovljene pomanjkljivosti.

(1)Če pristojni organ ugotovi, da plačilna agencija ne izpolnjuje več pogojev za akreditacijo, akreditacijo odvzame tako, da akt o akreditaciji razveljavi in o tem nemudoma obvesti Komisijo Evropskih skupnosti.

(2)Če se akreditacija odvzame, mora pristojni organ upravičencem zagotoviti kontinuiteto izplačil ter v najkrajšem času določiti drugo plačilno agencijo.

(1)Določbe te uredbe se smiselno uporabljajo za “negativne izdatke“ (prelevmane, zapadle varščine, vrnjena izplačila itd.), ki jih mora plačilna agencija terjati v imenu Jamstvenega oddelka EKUJS.

(2)Plačilna agencija vzpostavi sistem za priznanje vseh zneskov, zapadlih EKUJS, in za evidentiranje vseh dolgov v knjigo terjatev do dolžnikov pred njihovim prejemom. Knjiga terjatev do dolžnikov se mora redno pregledovati.

(3)Plačilna agencija lahko prenese odgovornosti za izterjavo določenih kategorij negativnih izdatkov na druge institucije, če so izpolnjeni pogoji, predpisani v 8. členu te uredbe, in pod pogojem, da druge institucije redno in pravočasno, vendar najmanj mesečno, poročajo plačilni agenciji o vseh priznanih prihodkih in prejetih vsotah.

Določba tretje alinee 3. člena te uredbe se začne uporabljati z dnem polnopravnega članstva v Evropski skupnosti.

Ta uredba začne veljati naslednji dan po objavi v Uradnem listu Republike Slovenije. Št. 439-02/2003-1 Ljubljana, dne 31. julija 2003. EVA 2003-2311-0232 Vlada Republike Slovenije mag. Anton Rop Predsednik