Pravilnik o evidencah in dokumentaciji v izobraževanju odraslih

Ta pravilnik določa vrste evidenc in dokumentacije, namen in način zbiranja podatkov ter vodenje in shranjevanje dokumentacije, postopke ravnanja s podatki iz te dokumentacije in postopke izdajanja javnih listin v izobraževanju odraslih.

Po določbah tega pravilnika morajo ravnati vsi pravni subjekti, vpisani v razvid pri pristojnem ministrstvu, ki izvajajo javnoveljavne izobraževalne programe za odrasle, ne glede na njihovo statusno oziroma organizacijsko obliko (v nadaljevanju: organizacije za izobraževanje odraslih).

Za uresničevanje tega pravilnika je odgovorna oseba, ki je v skladu z zakonom imenovana za poslovodni organ organizacije za izobraževanje odraslih (v nadaljevanju: direktor). Strokovni delavci in drugi zaposleni v organizaciji za izobraževanje odraslih so odgovorni za uresničevanje določb tega pravilnika v okviru pooblastil oziroma nalog, ki jih imajo po notranji organizaciji oziroma sistemizaciji, ter po posebnih pooblastilih.

V evidencah in drugi dokumentaciji, ki jo določa ta pravilnik, se kot uradni jezik uporablja slovenščina. V organizacijah za izobraževanje odraslih, v katerih pouk poteka v jeziku narodne skupnosti (v italijanščini) ali dvojezično (v slovenščini in madžarščini), se za vodenje oziroma izdajanje evidenc in dokumentacije uporabljata slovenski in italijanski oziroma madžarski jezik hkrati.

Evidence in dokumentacija po tem pravilniku obsegajo:

-     evidence, ki so določene z zakonom,

-     javne listine, ki jih organizacije za izobraževanje odraslih izdajo v zvezi z izobraževanjem in

-     druge dokumente, v katerih in na podlagi katerih nastajajo podatki, ki se vpisujejo v uradne evidence ali s katerimi strokovni delavci oziroma organi organizacij za izobraževanje odraslih načrtujejo, organizirajo in izvajajo izobraževalno dejavnost.

Organizacije za izobraževanje odraslih vodijo o udeležencih izobraževanja naslednje evidence:

1.evidenco prijavljenih kandidatov za vpis, ki vsebuje ime in priimek, spol, datum, kraj, občino in državo rojstva, prebivališče, državljanstvo ter telefonsko številko, na katero je mogoče posredovati nujna sporočila, in pridobljeno izobrazbo; vodi se za vsako šolsko leto in izobraževalni program posebej;

2.evidenco o udeležencih izobraževanja, ki vsebuje ime in priimek, spol, datum, kraj, občino in državo rojstva, prebivališče, državljanstvo ter podatke o poteku njihovega izobraževanja od vključitve v izobraževanje po posameznem izobraževalnem programu do končanja izobraževanja oziroma do izpisa;

3.evidenco o preverjanju in ocenjevanju znanja, ki vsebuje ime in priimek, spol, datum, kraj, občino in državo rojstva, prebivališče ter ocene iz posameznih predmetov, predmetnih področij oziroma drugih sestavin izobraževalnega programa, kadar je izobraževanje organizirano tako, da se znanje udeležencev preverja in ocenjuje sproti;

4.evidenco o izpitih, ki vsebuje prijavo k izpitu, zapisnike o izpitu s podatki o kandidatih in sicer ime in priimek, spol, datum, kraj, občino in državo rojstva, prebivališče, podatke o poteku izpita in o doseženi oceni ter ime in priimek izpraševalca oziroma članov izpitne komisije, kadar udeleženec opravlja izpit pred komisijo;

5.evidenco izdanih spričeval in drugih listin, ki vsebuje ime in priimek, spol, datum, kraj, občino in državo rojstva, prebivališče, vrsto in številko ter datum izdane listine;

6.indeks, ki vsebuje ime in priimek, spol, datum, kraj, občino in državo rojstva, prebivališče, evidenco izpolnjenih obveznosti po programu ter evidenco pozitivnih ocen, doseženih pri izpitih iz posameznih predmetov, predmetnih področij oziroma drugih sestavin izobraževalnega programa, kadar se znanje udeležencev preverja in ocenjuje z izpiti ali na drug ustrezen način ugotavljanja in potrjevanja znanja v skladu z zakonom; v indeks se vpisujejo tudi podatki o javnoveljavnih listinah, ki jih je organizacija za izobraževanje odraslih izdala udeležencu izobraževanja ali na podlagi katerih je udeležencu priznala znanje iz posameznega predmeta, predmetnega področja oziroma druge sestavine izobraževalnega programa;

7.evidenco o zaključnih izpitih oziroma poklicni maturi ter

8.evidenco o maturi. Evidence iz 7. in 8. točke prejšnjega odstavka tega člena vodijo organizacije za izobraževanje odraslih v skladu z pravilnikom o šolski dokumentaciji v srednješolskem izobraževanju.

Organizacija za izobraževanje odraslih praviloma začne voditi posamezno evidenco ob prijavi k vpisu. Če udeleženec izobraževanja opravlja samo izpit, se evidenca vodi od prijave k izpitu do konca izpitnega postopka in izdaje javne listine o uspehu pri izpitu. Organizacija za izobraževanje odraslih preneha voditi evidence, ko udeleženec izobraževanja konča izobraževanje ali se izpiše. Ko organizacija za izobraževanje odraslih zaključi vodenje evidence, sme podatke, vpisane vanje, naknadno dopolnjevati oziroma popravljati le, če se ugotovi, da so vpisani podatki nepopolni ali netočni. Če se udeleženec izobraževanja po prenehanju izobraževanja ponovno vpiše zaradi nadaljevanja izobraževanja, organizacija za izobraževanje odraslih lahko uporablja podatke iz obstoječih evidenc oziroma nadaljuje vodenje do izpisa oziroma do konca izpitnega postopka.

Evidence se vodijo na obrazcih, ki jih predpiše minister, pristojen za izobraževanje odraslih (v nadaljevanju: minister). V evidence se smejo vpisovati podatki, opredeljeni s tem pravilnikom v skladu z zakonom. Če minister ne predpiše obrazcev evidenc, jih organizacija za izobraževanje odraslih sama oblikuje, vendar v skladu z določbami tega pravilnika in zakona.

Če organizacija za izobraževanje odraslih vodi evidence v elektronskem mediju v enotni podatkovni bazi, si mora z ustrezno programsko opremo zagotoviti dejansko ločitev uporabe in varovanje podatkov glede na njihovo naravo in pravico do razpolaganja z njimi. Organizacija za izobraževanje odraslih mora evidence, ki jih vodi v elektronski obliki, hraniti tudi v rezervnih kopijah, tako v elektronskem mediju kot tudi v izpisu na papir.

Podatke, ki jih organizacija za izobraževanje odraslih vpisuje v evidence, si pridobi iz:

-     javnih listin (spričevala, obvestila, potrdila, rojstnega lista, osebne izkaznice, potnega lista, potrdila o državljanstvu, poročnega lista in podobno);

-     drugih listin (sodni, upravnopravni, javnopravni oziroma civilnopravni akti);

-     drugih evidenc ali drugih upravljavcev zbirk podatkov, v skladu z zakonom;

-     druge dokumentacije (sklepov, zapisnikov, uradnih zaznamkov in drugih uradnih podatkov oziroma aktov izobraževalne organizacije za odrasle in drugih organov ter strokovnih delavcev) in

-     izjav udeleženca izobraževanja, njegovih staršev, zakonitih zastopnikov ali pooblaščencev ter drugih oseb, pristojnih za dajanje podatkov.

Javne listine organizaciji za izobraževanje odraslih izroči udeleženec izobraževanja oziroma oseba, ki jo pooblasti. Organizacija za izobraževanje odraslih lahko pridobi podatke tudi iz drugih listin, ki jih dobi neposredno ali posredno od izdajateljev teh listin, in sicer sodišč ali upravnih organov ter drugih izvajalcev javnih pooblastil, če je to določeno z zakonom. Podatke, ki nastajajo med izobraževanjem, vpisujejo v ustrezne evidence oziroma druge predpisane dokumente neposredno učitelji in drugi strokovni delavci ter osebe, ki jih za to pooblastijo organi organizacije za izobraževanje odraslih, v skladu s predpisi. Če si organizacija za izobraževanje odraslih pridobi podatke iz drugih uradnih evidenc neposredno od upravljalcev teh evidenc, mora biti s tem seznanjen udeleženec izobraževanja.

Javna listina, katere predložitev je predpisana, se v izvirniku ali v drugem veljavnem izvodu izroči pooblaščeni osebi oziroma pošlje organizaciji za izobraževanje odraslih po pošti. Organizacija za izobraževanje odraslih izda potrdilo o izročeni listini, iz katerega mora biti razvidna vrsta listine, namen izročitve in datum prejema ter podpis pooblaščene osebe, ki jo je prejela. Če se listina pošlje po pošti, velja kot dokazilo o izročeni listini poštno potrdilo o priporočeni pošiljki.

Javna listina se lahko predloži v izvirniku, overjenem izvodu, overjenem prepisu ali overjeni kopiji, uradnem izpisu iz evidence ali uradnem odpravku listine. Če se predloži izvirnik javne listine in neoverjene kopije oziroma prepis, pooblaščena oseba po ugotovitvi, da kopija ustreza izvirniku, izvirnik vrne in si o tem naredi uradni zaznamek o izročitvi listine. Tuja javna listina, ki je po predpisih legalizirana, nostrificirana ali velja po zakonu, mednarodnem sporazumu ali konvenciji, katere podpisnica je Republika Slovenija, velja kot javna listina, izdana v naši državi. Tuje šolsko spričevalo, ki je po predpisih nostrificirano, velja enako kot spričevalo, s katerim mu je z nostrifikacijsko odločbo priznana enakovrednost. Tujo javno listino je treba predložiti v overjenem prevodu v slovenski jezik, če ni posebej predpisano drugače. Tujemu šolskemu spričevalu pa je treba priložiti odločbo o nostrifikaciji, ki jo izda organ, pristojen za nostrifikacijo tujega spričevala.

Udeleženec izobraževanja je dolžan takoj sporočiti vsako spremembo osebnih podatkov, o katerih organizacija za izobraževanje odraslih vodi evidenco. Organizacija za izobraževanje odraslih na zahtevo udeleženca izobraževanja nemudoma vnese spremembo, popravek ali dopolnitev podatka v ustrezni evidenci ter ga takoj začne uporabljati. V listinah, izdanih pred spremembo podatka v evidenci, se podatki ne smejo popravljati, spreminjati oziroma dopolnjevati. Podatki se vpisujejo v evidence po kronološkem zaporedju. Vpisani podatki se ne smejo v nobenem primeru zbrisati, zakriti ali popravljati, tako da niso več berljivi. Novi podatki, ki nadomestijo prejšnje, se vpišejo tako, da je mogoče preveriti prej napisane podatke. Ob vsaki spremembi podatka se v evidenci posebej označi datum spremembe podatka.

Organizacija za izobraževanje odraslih seznanja udeležence izobraževanja s podatki iz evidenc na naslednje načine:

-     izda predpisano javno listino,

-     izda izpisek iz evidence,

-     izroči listino, ki je akt pristojnega organa organizacije za izobraževanje odraslih (sklep, določbo in podobno) ter

-     ustno neposredno sporoča podatke iz evidenc oziroma omogoča vpogled vanje. Strokovni delavci organizacije za izobraževanje odraslih, ki so pooblaščeni za dajanje podatkov iz evidenc na način, naveden v prejšnjem odstavku, lahko seznanjajo udeležence izobraževanja le s podatki, ki se nanašajo nanje. Organizacija za izobraževanje odraslih lahko seznani s temi podatki tudi druge osebe, če so do njih po predpisih upravičeni. Če pooblaščeni strokovni delavec udeleženca izobraževanja ali druge osebe, ki želi videti podatke iz evidence, osebno ne pozna, mora najprej ugotoviti njegovo identiteto in upravičenost. Pri vpogledu ali izpisu iz evidence se ne smejo videti podatki o drugih osebah, prav tako pri ustnem sporočanju podatkov ne smejo prisostvovati osebe, ki jim upravičenec tega ni izrecno dovolil. Pooblaščena oseba organizacije za izobraževanje odraslih lahko udeležencu izobraževanja daje podatke iz evidenc tudi po telefonu ali po drugih komunikacijskih sredstvih, če je bilo tako vnaprej dogovorjeno, vendar se mora prepričati o dejanski identiteti in upravičenju osebe, ki jih ji posreduje. Vsako poseganje v evidenco bodisi zaradi vnosa podatkov ali izpisa podatkov iz evidence mora biti ustrezno tehnično evidentirano tako, da je razvidno, kdo, kdaj in za kaj je uporabljal evidenco oziroma podatke iz nje.

Organizacija za izobraževanje odraslih izdaja udeležencem izobraževanja podatke iz evidenc v obliki izpisa iz evidence, in sicer:

-     nadomestne javne listine (spričevala, potrdila o izpitu in obvestila o učnem uspehu) in

-     potrdila o statusu. Organizacija za izobraževanje odraslih posreduje podatke iz evidenc v obliki izpisa iz evidence drugim subjektom, če so v skladu z zakonom do njih upravičeni, vendar mora s tem seznaniti udeleženca izobraževanja in njegove starše, če je mladoleten.

Javne listine po tem pravilniku so: a)  javne listine o učnem uspehu, in sicer:

-    indeks,

-    potrdilo o izpitu,

-    spričevalo o končanem izobraževanju,

-    letno spričevalo,

-    spričevalo o zaključnem izpitu,

-    maturitetno spričevalo,

-    spričevalo o poklicni maturi, b)  javne listine o končanem izobraževanju, izpopolnjevanju in usposabljanju, in sicer:

-    potrdilo o izobraževanju,

-    potrdilo o izpopolnjevanju in

-    potrdilo o usposabljanju, c)  javne listine, ki jih organizacija za izobraževanje odraslih izdaja udeležencu izobraževanja za uveljavljanje pravic po drugih predpisih (v nadaljevanju: statusne listine), in sicer:

-    potrdilo o vpisu oziroma o statusu udeleženca izobraževanja odraslih in

-    potrdilo o izpisu. Pri zunanjem preverjanju znanja se izda potrdilo o izpitu, če ni posebej določena druga listina. Poleg javnih listin iz prejšnjih odstavkov tega člena izdajajo organizacije za izobraževanje odraslih še obvestilo o izpolnjevanju pogojev za vpis.

Izobraževalna organizacija za odrasle izdaja javne listine o učnem uspehu, če so izpolnjeni predpisani pogoji in v določenih rokih, in sicer:

-     indeks izda organizacija za izobraževanje odraslih, pri kateri se je udeleženec izobraževanja začel izobraževati ali pri kateri se je prvikrat prijavil za ugotavljanje in potrditev znanja ali pri kateri se je prvikrat prijavil k izpitu za pridobitev javnoveljavne listine, ob vpisu oziroma prijavi k izpitu; v indeks vpisujejo podatke vse organizacije za izobraževanje odraslih, pri katerih se udeleženec izobraževanja izobražuje oziroma pri katerih dokazuje svoje znanje z izpiti;

-     potrdilo o izpitu v treh dneh po opravljanju izpita;

-     potrdilo o izobraževanju, potrdilo o usposabljanju in potrdilo o izpopolnjevanju v treh dneh po končanem izobraževanju;

-     spričevalo o končanem izobraževanju v sedmih dneh po opravljeni zadnji obveznosti po programu. Druge javne listine o učnem uspehu izdaja organizacija za izobraževanje odraslih pod pogoji in v rokih kot jih določajo predpisi, ki urejajo evidence in dokumentacijo v osnovni šoli in v srednješolskem izobraževanju.

Javne listine o statusu udeležencev izobraževanja se izdajajo:

-     potrdilo o vpisu se izda udeležencu izobraževanja takoj ob vpisu oziroma v treh dneh po zahtevku;

-     potrdilo o izpisu (izpisnica) takoj, ko se izpiše.

Javne listine se izdajajo na obrazcih, ki jih določi minister. V javne listine se vpisujejo podatki iz ustreznih evidenc v skladu z zakonom in po določilih tega pravilnika. Če se izpiti opravljajo v daljših izpitnih obdobjih, se v spričevalu kot datum izdaje navede dan izteka izpitnega roka, v katerem je opravljal zadnji izpit. Spričevalo z istimi podatki organizacija za izobraževanje odraslih izda v izvirniku le enkrat. Ne glede na določbo iz prejšnjega odstavka lahko organizacija za izobraževanje odraslih izda spričevalo v dveh izvirnih izvodih oziroma drug izvirni izvod na zahtevo upravičenca, če dokaže, da se za nadaljevanje izobraževanja ali zaposlitev v tujini zahteva izročitev izvirne listine. Javno listino v imenu organizacije za izobraževanje odraslih podpiše uradna oseba, ki ima pooblastilo za zastopanje v pravnem prometu, vpisano v sodni register v skladu z zakonom in ustanovitvenim aktom organizacije za izobraževanje odraslih, sopodpiše pa jo, če je v obrazcu listine tako predvideno, strokovni delavec oziroma druga pooblaščena oseba. Pooblaščena oseba izroči javno listino udeležencu izobraževanja odraslih, na katerega ime je izdana, zakonitemu ali pooblaščenemu zastopniku; ta mora s svojim podpisom v ustrezni evidenci potrditi prejem listine.

Javna listina po tem pravilniku je veljavna, če je izdajatelj na njenem obrazcu vpisal vse predvidene podatke v skladu z zakonom in tem pravilnikom ter ustreznimi evidencami, in sicer:

-     podatke o izdajatelju te listine (ime organizacije za izobraževanje odraslih in sedež);

-     podatke o upravičencu, njegovem učnem uspehu oziroma pravicah, ki se mu priznajo s to listino;

-     podatke o vpisu v razvid izobraževalnih organizacij pri pristojnem ministrstvu (številka in datum odločbe), kadar je to predvideno na obrazcu listine;

-     podatke o evidenčni številki listine oziroma podatkov v njej;

-     kraj in datum izdaje ter

-     ime, priimek in funkcijo podpisnika listine ter njegov lastnoročni podpis in pečat izdajatelja.

Spričevalo izda organizacija za izobraževanje odraslih, na kateri je bil udeleženec izobraževanja vpisan do izdaje spričevala. Če je udeleženec izobraževanja pridobil ocene oziroma opravljal izpite na različnih organizacijah za izobraževanje odraslih, spričevalo izda organizacija za izobraževanje odraslih, na kateri je opravil zadnji izpit oziroma na kateri je bil nazadnje vpisan. Organizacija za izobraževanje odraslih, ki izda spričevalo, vpiše podatke o uspehu pri predmetih, pri katerih je bil ocenjen v drugi organizaciji za izobraževanje odraslih na podlagi potrdila o izpitu oziroma obvestila o uspehu, ki ji ga udeleženec izobraževanja predloži. Organizacija za izobraževanje odraslih zaradi preverjanja podatkov zahteva izpis iz evidenc od organizacije za izobraževanje odraslih, v kateri se je udeleženec izobraževal oziroma si pridobil ocene, ki jih je treba vpisati v spričevalo. Če se udeleženec izobraževanja vzporedno izobražuje, se mu izda spričevalo za vsak program posebej, če pa se izobražuje po delu programa, se mu izda obvestilo o uspehu iz predmetov, iz katerih se njegovo znanje ocenjuje.

Udeležencu izobraževanja, ki je z izpitom izboljšal oceno, organizacija za izobraževanje odraslih izda novo spričevalo. V novem spričevalu se navedejo identični osebni podatki, vpišejo se vse ocene, iz predmetov, iz katerih je izboljševal oceno, pa boljše ocene, ter splošni uspeh. Datum izdaje spričevala je datum opravljanja izpita, s katerim je udeleženec izobraževanja izboljšal oceno. Udeležencu izobraževanja, ki je izboljševal ocene iz mature, šola izda le novo obvestilo o uspehu pri maturi; če si je z izboljšano oceno pridobil pravico do maturitetnega spričevala s pohvalo, pa dobi tudi nov splošni del. Če udeleženec izobraževanja ni dosegel boljše ocene pri izpitu, se mu izda obvestilo o uspehu z ocenami iz predmetov, iz katerih je opravljal izpite za izboljšanje ocene. Udeležencu izobraževanja, ki je opravljal izpit iz dodatnega predmeta po opravljeni maturi, se izda potrdilo o izpitu.

Udeležencu izobraževanja, ki mu je bila po ugovoru zoper oceno v izdanem spričevalu ocena izboljšana, organizacija za izobraževanje odraslih izda novo spričevalo. V novem spričevalu se navedejo identični osebni podatki, nove ocene iz posameznih predmetov, ki nadomestijo prejšnje, ter nov splošni učni uspeh; datum izdaje tega spričevala je datum določitve zadnje ocene oziroma odločitve pristojnega organa o oceni.

Organizacija za izobraževanje odraslih lahko zadrži spričevalo do dokončnosti postopka, če je ob utemeljenem sumu, da je ocena v spričevalu pridobljena nezakonito, začela postopek za razveljavitev ocene; o tem nemudoma dokazno obvesti udeleženca izobraževanja. Če se v postopku ugotovi, da je vpisana ocena pravilna, mora organizacija za izobraževanje odraslih upravičencu izročiti zadržano spričevalo v 24 urah po dokončnosti postopka.

Če se naknadno ugotovi, da so v izdani javni listini podatki napačni oziroma so v njem druge nepravilnosti, organizacija za izobraževanje odraslih pozove imetnika, da ji izroči listino zaradi postopka odpravljanja napak. Če imetnik take listine v 3 mesecih po pozivu listine ne vrne oziroma se z organizacijo za izobraževanje odraslih ne sporazumeta o odpravi napake v listini, organizacija za izobraževanje odraslih lahko sproži sodni postopek za razveljavitev te listine pred sodiščem, pristojnim za upravne spore. Če imetnik take listine sam predlaga odpravo listine zaradi napak ali pomanjkljivosti v njej, je organizacija za izobraževanje odraslih dolžna na njegovo zahtevo v 30 dneh ugotoviti dejansko stanje in v skladu s tem izvesti ustrezni postopek za odpravo te napake oziroma pomanjkljivosti, sicer lahko imetnik listine oziroma druga oseba, ki ima pravni interes, sproži sodni postopek za odpravo oziroma razveljavitev te listine pred sodiščem, pristojnim za upravne spore. Ob dvomu o točnosti podatkov v javni listini velja domneva, da so podatki pravilni, če se ujemajo z evidenco, iz katere so povzeti, dokler se ne dokaže nasprotno; pri tem mora tisti, ki dvomi oziroma oporeka pravilnosti podatkov v javni listini, to dokazati. Na podlagi odločitve o odpravi javne listine organizacija za izobraževanje odraslih izda upravičencu novo listino. Nova listina ima pravni učinek od dneva, od katerega ima pravni učinek popravljena listina; če pa je za upravičenca neugodna, pa učinkuje od dneva vročitve nove listine.

Če se naknadno, po izdaji spričevala pojavi utemeljen sum, da je udeleženec izobraževanja nezakonito opravljal izpit in si s tem nezakonito pridobil spričevalo oziroma oceno, vpisano v izdanem spričevalu, organizacija za izobraževanje odraslih oziroma drug pristojni organ v rokih in po postopku, določenem z zakonom o upravnem sporu, sproži sodni postopek pred sodiščem, pristojnim za upravne spore, zaradi razveljavitve ocene in izdanega spričevala in o tem nemudoma obvesti imetnika spričevala. Ne glede na prejšnji odstavek postopek razveljavitve lahko izvede pristojni organ, če je tako določeno s posebnim predpisom. Na podlagi dokončne odločitve o razveljavitvi spričevala, je organizacija za izobraževanje odraslih dolžna izdati novo spričevalo, če so za to izpolnjeni predpisani pogoji.

Organizacija za izobraževanje odraslih mora udeležencu izobraževanja izdati nadomestno spričevalo, če dokaže, da je zaradi izgube, uničenja, poškodovanja ali odtujitve v Uradnem listu RS preklicana veljavnost izvirnika. Organizacija za izobraževanje odraslih izda nadomestno spričevalo na posebnem obrazcu v obliki izpisa iz evidence; ta mora poleg predpisanih podatkov vsebovati še klavzulo, da je to spričevalo nadomestno in enakovredno izvirniku, podatke o izpisu in izvirniku spričevala (številka in datum izdaje) ter oznako evidence, iz katere so podatki povzeti. Izdajatelj nadomestnega spričevala navede ime organizacije za izobraževanje odraslih oziroma pravnega naslednika, ki razpolaga z ustrezno evidenco, ne glede na to, kdo je bil oziroma kako se je imenoval izdajatelj izvirnika spričevala. Izpisek podpiše pooblaščena oseba izdajatelja in potrdi pristnost listine s pečatom izdajatelja. V evidenci o izdanih spričevalih in drugih listinah se vpišejo podatki o izdanem nadomestnem spričevalu in na podlagi predloženega dokazila podatki o preklicu izvirnika v Uradnem listu RS.

Če imetnik oziroma upravičenec izgubi spričevalo ali se njegovo spričevalo poškoduje, uniči ali odtuji oziroma ponaredi, mora nemudoma poslati zahtevek za objavo preklica veljavnosti spričevala v Uradni list Republike Slovenije. Če imetnik takega spričevala ne objavi preklica veljavnosti, ima to pravico storiti izdajatelj tega spričevala, če razpolaga z veljavnimi dokazili, vendar mora o tem obvestiti imetnika oziroma upravičenca do te listine. Izdajatelj spričevala po dokončnosti postopka, s katerim je spričevalo razveljavljeno, pošlje po uradni dolžnosti zahtevek za objavo preklica veljavnosti (razveljavitve) spričevala v Uradni list Republike Slovenije.

Spričevalo, ki ga udeleženec izobraževanja vrne zaradi razveljavitve, organizacija za izobraževanje odraslih razveljavi tako, da ga prečrta oziroma preluknja in na sprednji strani označi, da je razveljavljeno, ter navede številko in datum izdaje akta, s katerim je spričevalo razveljavljeno in ime organa, ki ga je razveljavil. Če je mogoče, organizacija za izobraževanje odraslih na enak način razveljavi vse overjene izvode tega spričevala. Podatke o razveljavitvi nemudoma vnese v ustrezne evidence.

Organizacija za izobraževanje odraslih dokumentira potek izobraževalnega dela oziroma druge dejavnosti z dnevnikom dela, ki ga vodi za oddelek, letnik oziroma izobraževalno skupino in v katerem se evidentirajo osnovni podatki o oddelku, letniku oziroma izobraževalni skupini, o opravljenem izobraževalnem in drugem delu ter o sodelovanju udeležencev izobraževanja pri tem delu. Drugi dokumenti, s katerimi se preverja in ocenjuje znanje udeleženca izobraževanja, so izpitni testi, seminarske, raziskovalne ali druge naloge, izdelki oziroma storitve iz praktičnega pouka oziroma drugih dejavnosti in druga dokumentacija, s katero se ravna v skladu s pravili o varovanju izpitne tajnosti.

Organi organizacije za izobraževanje odraslih dokumentirajo delo s svojih zasedanj. Dokumentacija vsebuje vabila na zasedanja, zapisnike sej, dokumente o obravnavanih zadevah in druga gradiva, nastala v zvezi z njihovim delom. Strokovni delavci dokumentirajo svoje delo z letnimi načrti dela in pripravami na izobraževalno delo.

Organizacija za izobraževanje odraslih dokumentira načrt poteka dela in njegovo realizacijo oziroma splošne dogodke z naslednjimi splošnimi dokumenti:

-     letnim delovnim načrtom,

-     letnim poročilom o delu in

-     v kroniki.

Organizacija za izobraževanje odraslih trajno hrani evidence, navedene v določbah 4. člena tega pravilnika. Dokumenti, iz katerih so zbrani oziroma vpisani podatki v uradne evidence (spisi, zapisniki, poročila, uradni zaznamki, akti organov in podobno), se hranijo še dve leti po vnosu podatkov v evidence, če s tem pravilnikom niso za posamezne dokumente določeni drugi roki. Dokumenti organov in splošni dokumenti organizacije za izobraževanje odraslih, ki se ne hranijo po predpisih o arhivskem gradivu, se hranijo največ štiri leta od nastanka, razen kronike, ki se trajno hrani. Ne glede na določbe prejšnjih dveh odstavkov se dokumenti o zadevah, o katerih tečejo upravni oziroma sodni postopki, hranijo še dve leti po pravnomočnosti. Drugi dokumenti, ki nimajo narave arhivskega gradiva oziroma se podatki iz njih ne vpisujejo v predpisane evidence, se hranijo največ eno leto po njihovem nastanku, če s tem pravilnikom in z drugimi predpisi ni določeno drugače. Dokazne listine o izpolnjevanju pogojev za vpis se udeležencu izobraževanja vrnejo po končanem vpisnem postopku. Dokumenti o pisnem preverjanju znanja (izpitni testi, seminarske, raziskovalne ali druge naloge, izdelki oziroma storitve praktičnega pouka oziroma drugih dejavnosti in druga dokumentacija) se po vnosu podatkov o ocenjevanju oziroma ocenah v ustrezne evidence vrnejo udeležencu izobraževanja na koncu šolskega leta oziroma po dokončanem postopku, če ni z drugimi predpisi določeno drugače; organizacija za izobraževanje odraslih jih lahko zadrži zaradi predstavitvenih, raziskovalnih ali podobnih namenov, če se tako sporazume z udeležencem izobraževanja.

Ne glede na roke shranjevanja, določene s tem pravilnikom, je organizacija za izobraževanje odraslih dolžna v rokih in po navodilih pristojnega arhiva odbrati gradivo iz dokumentacije, ki je arhivskega pomena. Dokumentacijo, ki jo organizacija za izobraževanje odraslih trajno hrani in dokumentacijo, ki jo hrani kot arhivsko gradivo do izročitve pristojnemu arhivu, mora arhivirati in varovati po predpisih o arhivskem gradivu in varstvu osebnih podatkov. Organizacija za izobraževanje odraslih lahko v soglasju z ustanoviteljem zagotovi in organizira arhiviranje in hranjenje dokumentacije zunaj svojih prostorov ali pa v skupnih prostorih za več organizacij na določenem območju.

Če organizacija za izobraževanje odraslih spremeni sedež ali dejavnost, oziroma preneha opravljati dejavnost, v zvezi s katero vodi in hrani dokumentacijo ali preneha kot pravna oseba, mora ob prenehanju oziroma drugi spremembi sama oziroma njen ustanovitelj, stečajni upravitelj ali druga pooblaščena oseba zagotoviti varen prenos oziroma izročitev dokumentacije in arhivskega gradiva na določen nov sedež oziroma v upravljanje pravnemu nasledniku ali pa pristojnemu arhivu v skladu s predpisi o arhivskem gradivu. Če pristojni organ ne določi pravnega naslednika organizacije za izobraževanje odraslih oziroma njene dokumentacije in arhivskega gradiva, je organizacija za izobraževanje odraslih oziroma njen ustanovitelj dolžan ob prenehanju izročiti to dokumentacijo pristojnem arhivu.

Če pride do uničenja ali odtujitve evidenc in drugih dokumentov z osebnimi podatki iz dokumentacije, mora organizacija za izobraževanje odraslih oziroma njen pravni naslednik ali ustanovitelj oziroma upravitelj dokumentacije na zahtevo osebe, ki izkaže pravni interes po pridobitvi podatka iz evidenc oziroma izdaji ustrezne listine, v skladu z zakonom o upravnem postopku ugotoviti dejansko stanje in odločiti o pravici posredovanja podatkov oziroma izdaji ustrezne listine.

Organizacija za izobraževanje odraslih je dolžna zbrisati oziroma uničiti osebne podatke oziroma dokumente s osebnimi podatki, ki jim je potekel predpisani rok hranjenja, tako da ni več mogoče ugotoviti njihove vsebine oziroma jih ponovno uporabljati v skladu s predpisi o varovanju osebnih podatkov. Fizično uničenje se izvede komisijsko, o čemer se sestavi zapisnik o načinu uničenja, času in kraju ter predmetu uničenja ter navzočih članih komisije, ki je to izvedla. Organizacija za izobraževanje odraslih na enak način, kot je naveden v prejšnjih odstavkih tega člena, uniči tudi neveljavno, neuporabno oziroma poškodovano dokumentacijo.

Organizacija za izobraževanje odraslih je dolžna varovati dokumentacijo in osebne podatke, vsebovane v evidencah, pri njihovem nastajanju, zbiranju, obdelovanju, shranjevanju, uporabi in posredovanju kot zaupno gradivo proti poškodovanju ali odtujitvi oziroma nepooblaščenemu dostopu in uporabi podatkov iz te dokumentacije v skladu s predpisi o varovanju osebnih podatkov in arhivskem gradivu. Za uresničevanje varovanja podatkov iz prvega odstavka tega člena je organizacija za izobraževanje odraslih dolžna s posebnim notranjim zaupnim aktom določiti osebe, pooblaščene za ravnanje s temi podatki, prostore in naprave, postopke in ukrepe ter opredeliti način izvedbe varovanja teh podatkov v skladu s predpisi o varovanju osebnih podatkov.

Organizacija za izobraževanje odraslih je dolžna obrazce dokumentacije hraniti kot strogo zaupno gradivo in voditi natančno evidenco o stanju in njihovi porabi.

Dokumentacija, za katero so predpisani obrazci, se bo začela voditi oziroma izdajati na novih obrazcih po uveljavitvi ustreznih odredb o obrazcih te dokumentacije.

Do uvedbe oziroma uveljavitve novih obrazcev dokumentacije vodi organizacija za izobraževanje odraslih evidence in drugo dokumentacijo ter izdaja javne listine na veljavnih obrazcih, vendar sme v to dokumentacijo vpisovati le podatke, določene z zakonom, na način, določen s tem pravilnikom. Z uveljavitvijo tega pravilnika je organizacija za izobraževanje odraslih dolžna z dokumentacijo, ki je obstajala pred uveljavitvijo tega pravilnika, ravnati v skladu s tem pravilnikom.

Ta pravilnik začne veljati naslednji dan po objavi v Uradnem listu Republike Slovenije. Št. 403-24/99 EVA 2000-3311-0013 Ljubljana, dne 4. aprila 2000. Minister za šolstvo in šport dr. Pavel Zgaga l. r.