Uredba o uporabi službenih avtomobilov v organih državne uprave

Ta uredba določa skupne osnove in kriterije za:

-        pridobivanje službenih avtomobilov, ki so v uporabi in upravljanju v ministrstvih, organih v sestavi ministrstev, službah Vlade Republike Slovenije in v upravnih enotah (v nadaljnjem besedilu: upravni organi);

-        pristojnosti upravnih organov na tem področju;

-        pogoje uporabe službenih avtomobilov in

-        upravičence do uporabe službenih avtomobilov (v nadaljnjem besedilu: upravičenec) ter njihove pravice in obveznosti.

Službeni avtomobil po tej uredbi je avtomobil, ki je v lasti Republike Slovenije, ali katerega zakupnik ali leasingojemalec je Republika Slovenija, in je v uporabi in upravljanju pri upravnem organu. Službeni avtomobil je osebni avtomobil, tovorni avtomobil in avtomobil druge vrste, razen avtomobila, ki je v skladu s predpisi o oborožitvi, vojaški opremi, specialni operativni tehniki in naročilih zaupne narave opredeljen kot oborožitev ali vojaška oprema ali specialna operativna tehnika in avtomobila, ki se v skladu s predpisi o varstvu pred naravnimi in drugimi nesrečami uporablja za zaščito, reševanje in pomoč.

Službeni avtomobil se uporablja za službene namene. Pod pogoji in na način, ki ga določa ta uredba, se službeni avtomobili lahko uporabljajo tudi za privatne namene upravičenca.

Uporaba službenega avtomobila za službene namene je uporaba avtomobila, ki je povezana z opravljanjem del in nalog v okviru službenih obveznosti upravičenca, ki so potrebne za izvajanje nalog in funkcij upravnih organov, določenih s posebnimi predpisi.

Uporaba službenega avtomobila v privatne namene je uporaba avtomobila, ki ni povezana z opravljanjem del in nalog v okviru službenih obveznosti. Uporaba službenega avtomobila za vožnjo na delo in z dela se šteje kot uporaba službenega avtomobila v privatne namene.

Službeni avtomobil pridobi upravni organ v upravljanje z nakupom, zakupom, leasingom, neodplačno pridobitvijo in prenosom pravice upravljanja.

Pred izpeljavo postopkov pridobivanja službenega avtomobila določi upravni organ vrsto avtomobila, izhajajoč iz namena uporabe. Pri tem upošteva tiste elemente, ki omogočajo najbolj gospodarno pridobivanje in uporabo avtomobila, zlasti pa:

-        prostornino motorja,

-        predvideno ceno avtomobila,

-        tip motorja (bencinski ali dizelski),

-        varčnost avtomobila,

-        tehnične pogoje varnosti avtomobila,

-        garancijo in

-        potrebe varovanja upravičencev.

Pridobivanje službenega avtomobila v breme proračunskih sredstev je mogoče samo na podlagi načrta nabav in gradenj, sprejetega v skladu z zakonom, ki ureja upravljanje premoženja države.

Upravni organ lahko vzame v zakup avtomobil samo v primeru, da je zakup avtomobila uvrščen v načrt nabav in gradenj, sprejet v skladu z zakonom, ki ureja upravljanje s premoženjem države.

Avtomobile, ki so v skladu s carinskimi predpisi dokončno odvzeti, vlada s sklepom dodeli v upravljanje upravnemu organu. Pri tem upošteva potrebe upravnih organov, ki so določene v načrtu nabav.

Upravni organ lahko na podlagi pisne zahteve drugega upravnega organa dovoli, da službeni avtomobil, ki ga ima v upravljanju, praviloma do 30 dni uporablja drug upravni organ. Ob prevzemu se sestavi zapisnik, v katerem se določijo tudi stroški, ki jih za čas uporabe službenega avtomobila nosi drug upravni organ. Če se upravljavec in uporabnik avtomobila dogovorita za uporabo, daljšo od 30 dni, o tem pred prevzemom službenega avtomobila skleneta posebno pogodbo. Drug upravni organ v tem primeru nosi vse stroške, ki jih organa določita v pogodbi. Upravni organ lahko zaprosi drug upravni organ, da mu dodeli v uporabo avtomobil s šoferjem ali brez njega za izvedbo enkratnega prevoza v primeru, ko gre za opravljanje nujnih del in nalog v okviru službenih obveznosti, pa sam avtomobila za ta namen nima, drug upravni organ pa trenutno avtomobila ne potrebuje. Za uporabo avtomobila upravni organ, ki je avtomobil dodelil v uporabo, zaračuna stroške.

Avtomobili v upravljanju Generalnega sekretariata Vlade Republike Slovenije se uporabljajo za izvedbo protokolarnih prevozov v skladu s sklepom, ki določa protokolarna pravila, službene namene upravljavca, v primeru prostih kapacitet pa tudi za namene, določene v 12. členu te uredbe.

Predstojnik upravnega organa določi enega ali več odgovornih delavcev (v nadaljnjem besedilu: odgovorni delavec), ki skrbijo za službene avtomobile iz voznega parka upravnega organa. Odgovorni delavec je zadolžen za:

-        vodenje evidence službenih avtomobilov;

-        redno in pravočasno opravljanje rednih, izrednih tehničnih in servisnih pregledov službenih avtomobilov in vodenje evidence rednih in izrednih tehničnih pregledov;

-        pravočasno registracijo službenih avtomobilov;

-        pridobitev in podaljšanje prometnih dovoljenj;

-        usklajeno uporabo službenega avtomobila;

-        izdelavo mesečnega poročila o porabi goriva za službene avtomobile na podlagi potrdil o oskrbi službenih avtomobilov z gorivom;

-        obvestilo pristojne zavarovalnice, odreditev cenitve škode in pripravo zapisnika, ko ga upravičenec o nastalem škodnem dogodku obvesti in

-        urejanje vprašanj, povezanih z zavarovanji službenih avtomobilov. Kolikor velikost voznega parka s katerim upravlja upravni organ to zahteva, se lahko za opravljanje nalog iz prejšnjega odstavka organizirajo posebne organizacijske enote znotraj upravnega organa.

Evidenco službenih avtomobilov iz voznega parka upravnega organa vodi odgovorni delavec na obrazcu »Evidenca službenih avtomobilov«, ki je v prilogi številka 1 in je sestavni del te uredbe.

Evidenco rednih in izrednih tehničnih pregledov službenih avtomobilov vpisujejo pooblaščeni izvajalci tehničnih pregledov v poseben obrazec, ki se vodi v treh izvodih v posebni knjigi tehničnih pregledov, ki mora biti vedno v službenem avtomobilu. Original obrazca ostane v knjigi, prvo kopijo arhivira izvajalec pregleda, drugo kopijo pa arhivira odgovorni delavec.

Pravice in dolžnosti upravljanja službenega avtomobila izvajajo upravljavci v skladu s 56. členom uredbe o pridobivanju, razpolaganju in upravljanju s stvarnim premoženjem države in občin (Uradni list RS, št. 12/03). (črtan) Odstotek odbitne franšize za čas kasko zavarovanja avtomobila se za vse upravne organe določi v višini 1% cene novega avtomobila.

Upravni organ mora za plačilo stroškov goriva za uporabo službenega avtomobila zagotoviti upravičencu plačilno kartico.

Službeni avtomobil lahko uporablja samo upravičenec, ki ima izdan veljavni potni nalog na ime upravičenca na način kot ga določa ta uredba. Potni nalog za uporabo službenega avtomobila izda predstojnik upravnega organa v katerem je delavec ali funkcionar v delovnem razmerju ali oseba, ki jo predstojnik za to pisno pooblasti.

Službeni avtomobil lahko vozi samo upravičenec, ki ima veljavno vozniško dovoljenje za vožnjo vozil ustrezne kategorije.

Upravičenec je dolžan z avtomobilom ravnati s skrbnostjo dobrega gospodarja in ga uporabljati skladno z tehničnimi normativi proizvajalca, cestno-prometnimi predpisi in to uredbo. Upravičenec je zlasti dolžan skrbeti, da:

-        ima za potovanje veljaven potni nalog;

-        opozori odgovornega delavca, da opravi ustrezni pregled službenega avtomobila;

-        v primeru okvare ali prometne nesreče s službenim avtomobilom o tem obvesti odgovornega delavca in

-        ob morebitnem škodnem dogodku izpolni ustrezni obrazec o nezgodi (evropsko poročilo o prometni nezgodi) in najkasneje v treh dneh od nastanka škodnega dogodka o tem obvesti odgovornega delavca. Upravni organ mora zahtevati od upravičenca povrnitev škode, ki jo je ta naklepno ali iz hude malomarnosti zaradi nespoštovanja določb te uredbe, povzročil državi pri uporabi službenega avtomobila. Odškodninsko odgovornost upravičenca se ugotavlja po splošnih predpisih o povrnitvi škode in odgovornosti delavcev v delovnopravnih razmerjih.

Upravičenec te pravice ne more prenesti na drugo osebo, razen v izjemnih primerih, če gre za uporabo službenega avtomobila v službene namene in ob prisotnosti upravičenca (npr. bolezen ali slabo počutje upravičenca).

Upravičenec do uporabe službenih avtomobilov v službene namene je lahko delavec in funkcionar, ki je v delovnem razmerju pri upravnem organu, ki upravlja s službenim avtomobilom, in ki uporablja avtomobil zaradi opravljanja del in nalog v okviru službenih obveznosti. Upravičenec iz prejšnjega odstavka je tudi vojaški obveznik, pripadnik sil zaščite in reševanje ali član rezervnega sestava Policije, ki je določen, da uporablja avtomobil v okviru opravljanja del in nalog pri izpolnjevanju svojih obveznosti do države.

Upravičenec pridobi pravico do uporabe službenih avtomobilov v službene namene z izdajo potnega naloga na ime uporabnika, v katerem sta opredeljena čas in relacija oziroma območje uporabe službenega avtomobila. Potni nalog se lahko izda uporabniku tudi za daljše časovno obdobje (npr. mesec dni).

Upravičenec mora sporočiti odgovornemu delavcu datum in predviden čas uporabe avtomobila v službeni namen vsaj en dan pred uporabo službenega vozila, v izjemnih primerih pa neposredno pred odhodom na službeno pot.

Upravičenec mora službeni avtomobil vrniti takoj po izvršeni delovni nalogi.

Upravičenec mora evidentirati vožnjo v službene namene na obrazcu »Evidenca opravljenih voženj«, ki je v prilogi številka 2 in je sestavni del te uredbe.

Upravičenec mora ob vrnitvi službenega avtomobila oddati odgovornemu delavcu potrdilo o:

-        oskrbi avtomobila z gorivom, če je oskrbel službeni avtomobil z gorivom in

-        plačilu cestnine, če jo je poravnal. Upravičencu se lahko povrnejo stroški uporabe službenega avtomobila samo ob predložitvi ustreznih listin.

Upravičenec do uporabe službenih avtomobilov v službene in privatne namene (pravica do stalne osebne uporabe službenega avtomobila) je oseba, ki je v delovnem razmerju pri upravnem organu, ki upravlja s službenim avtomobilom, in je funkcionar v skladu s predpisi, ki urejajo funkcionarje v državnih organih (v nadaljnjem besedilu: funkcionar). Funkcionarji, ki imajo pravico do stalne osebne uporabe službenega avtomobila, so:

-        predsednik vlade, ki ima pravico do avtomobila s prostornino motorja nad 2500 ccm;

-        ministri in generalni sekretar vlade, ki imajo pravico do avtomobila s prostornino motorja do 2500 ccm. Pravico do stalne osebne uporabe službenega avtomobila s prostornino motorja do 2000 ccm lahko pridobijo tudi državni sekretarji. Uradniki, ki lahko pridobijo pravico do stalne osebne uporabe službenega avtomobila s prostornino motorja do 2000 ccm, so:

-        (črtana),

-        predstojniki vladnih služb,

-        namestniki generalnega sekretarja vlade,

-        generalni direktorji v ministrstvih,

-        generalni sekretarji v ministrstvih,

-        predstojniki organov v sestavi ministrstev,

-        vojaški atašeji. Ne glede na določbe drugega, tretjega, četrtega in sedmega odstavka tega člena omejitve prostornine motorja ne veljajo za vozila, ki so starejša od petih let in so že v upravljanju in za katera tričlanska komisija, ki jo imenuje predstojnik, poda oceno, da jih je gospodarno obdržati v državni lasti. Uporaba službenega avtomobila za funkcionarja iz drugega odstavka, ki ga varuje Policija po drugi ali tretji stopnji varovanja v skladu z uredbo, ki ureja varovanje določenih oseb, se ne šteje kot boniteta. Pravico do stalne osebne uporabe službenega vozila s prostornino motorja do 1600 ccm lahko pridobijo tudi:

-        pripadniki Policije in uradne osebe Slovenske obveščevalno-varnostne agencije,

-        vojaške osebe v Slovenski vojski na položaju poveljnikov brigad, njim enakih ali višjih položajih,

-        uradniki Ministrstva za obrambo v nazivu II. stopnje in višje, če opravljajo operativne vodstvene naloge varnosti, obrambe, obveščevalno-varnostne dejavnosti ter zaščite in reševanja, ter

-        uradniki Ministrstva za notranje zadeve v nazivu II. stopnje in višje, če opravljajo operativne vodstvene naloge na področju varnosti. Ne glede na določbe tretjega, četrtega in sedmega odstavka tega člena za hibridna vozila velja omejitev prostornine motorja do 2500 ccm, za električna pa do 195 kW.

Funkcionar iz drugega odstavka 28. člena pridobi pravico do stalne osebne uporabe službenega avtomobila z dnem imenovanja. Funkcionar iz tretjega ali uradnik iz četrtega odstavka 28. člena lahko pridobi pravico do stalne osebne uporabe službenega avtomobila s sklepom, ki ga izda:

-        predsednik vlade za državnega sekretarja, ki mu pomaga pri opravljanju njegove funkcije v okviru danih pooblastil, vodjo Kabineta predsednika vlade in za predstojnika vladne službe, glede katere generalni sekretar vlade nima enakih pooblastil, kot jih ima minister do organov v sestavi ministrstva;

-        minister za funkcionarja ministrstva, ki ga vodi, generalnega direktorja, generalnega sekretarja in predstojnika organa v sestavi ministrstva;

-        generalni sekretar vlade za predstojnika vladne službe, do katere ima enaka pooblastila, kot jih ima minister do organov v sestavi ministrstva, in namestnika generalnega sekretarja vlade. Upravičenec iz drugega, tretjega in četrtega odstavka 28. člena te uredbe lahko dovoli uporabo službenega avtomobila ob njegovi prisotnosti ožjemu družinskemu članu ali izjemoma tretji osebi, za kar upravičenec prevzema odškodninsko odgovornost. V sklepu se določi datum pridobitve pravice do stalne osebne uporabe službenega avtomobila. Priloga sklepa je primopredajni zapisnik s podrobno specifikacijo, ki ga podpišeta funkcionar in odgovorni delavec. Pri izdaji sklepa se upošteva zlasti naslednje elemente:

-        zagotovitev stalne dosegljivosti,

-        pogosto opravljanje nalog izven sedeža oziroma izven kraja sedeža, pogosto opravljanje nalog izven rednega delovnega časa,

-        ekonomična uporaba službenih vozil in

-        druge posebne zahteve, vezane na izvajanje konkretnih delovnih nalog ali na funkcijo oziroma uradniški položaj. Osebe iz sedmega odstavka 28. člena pridobijo pravico do stalne osebne uporabe službenega avtomobila s sklepom ministra za notranje zadeve, ministra za obrambo oziroma direktorja Slovenske obveščevalno-varnostne agencije.

Funkcionar ali uradnik uporablja službeni avtomobil v službene namene samo na podlagi veljavnega potnega naloga, izdanega na ime funkcionarja za čas opravljanja funkcije ali položaja.

Funkcionar iz drugega in tretjega odstavka 28. člena te uredbe lahko uporablja službeni avtomobil s šoferjem, če je to delovno mesto sistemizirano in zasedeno. Izjemoma, kadar je to gospodarno in nujno za opravljanje nalog, lahko tudi uradnik iz druge do šeste alineje četrtega odstavka 28. člena te uredbe uporablja službeni avtomobil s šoferjem, če je to delovno mesto v organu sistemizirano in zasedeno. Zaradi zagotovitve gospodarnega razpolaganja s proračunskimi sredstvi lahko:

-        šofer, ki je v delovnem razmerju v enem upravnem organu, opravlja prevoze funkcionarjev, ki so v delovnem razmerju v drugem državnem organu, ali

-        upravni organ zagotovi opravljanje prevozov s sklenitvijo pogodbe o delu s šoferjem.

Upravni organ lahko funkcionarju ali uradniku zagotovi mesečno vozovnico za plačilo cestnine v smeri vožnje na delo in iz dela. Funkcionarju ali uradniku se povrnejo stroški cestnine za uporabo avtomobila zaradi opravljanja del in nalog v okviru službenih obveznosti samo ob predložitvi potrdila o njenem plačilu.

Funkcionar ali uradnik oziroma šofer mora do 5. dne v mesecu za pretekli mesec oddati odgovornemu delavcu potrdila o oskrbi avtomobila z gorivom.

Funkcionarju ali uradniku se z dnem pridobitve pravice do stalne osebne uporabe službenega avtomobila ne izplačujejo povračila stroškov za prevoz na delo in z dela ali za uporabo lastnega avtomobila v službeni namen. Znesek bonitete, ki se všteva v osnovo za davek od osebnih prejemkov in v osnovo za prispevke za socialno varnost, ugotavlja računovodska služba upravnega organa.

Funkcionar ali uradnik izgubi pravico do uporabe službenega avtomobila z dnem prenehanja opravljanja funkcije ali položaja in mora službeni avtomobil vrniti takoj oziroma najkasnje tri dni po prenehanju opravljanja funkcije ali položaja. Ob vrnitvi avtomobila se sestavi primopredajni zapisnik s podrobno specifikacijo, ki ga podpišeta funkcionar ali uradnik in odgovorni delavec.

Upravičenec, ki ima na dan uveljavitve te uredbe pravico do uporabe službenega avtomobila za osebno uporabo ali pa ima službeni avtomobil, ki je večje prostornine kot mu pripada po tej uredbi, lahko obdrži pravico do uporabe tega avtomobila. Pri dodeljevanju novega avtomobila je potrebno ravnati skladno s to uredbo.

Z uveljavitvijo te uredbe prenehajo veljati sklepi Vlade Republike Slovenije o zagotavljanju in uporabi avtomobilov za potrebe funkcionarjev vlade in ministrstev št. 220-08/93-1/10-8, z dne 10. 11. 1994 in št. 220-08/93-1/14-8, z dne 30. 5. 1996 ter interni akti upravnih organov, ki urejajo dodeljevanje in uporabo službenih avtomobilov skladno s citiranimi sklepi vlade.

Ta uredba začne veljati naslednji dan po objavi v Uradnem listu Republike Slovenije. Priloga 1: Obrazec »Evidenca službenih avtomobilov« Priloga 2: Obrazec »Evidenca opravljenih voženj«