158. člen ZViS-1

(1)Visokošolski zavodi vodijo naslednje evidence z osebnimi podatki: 1. evidenco prijavljenih za vpis in vpisanih študentov ter vpisanih na študijske programe za izpopolnjevanje ter v krajša izobraževanja in usposabljanja za pridobitev mikrodokazila, 2. osebni karton, 3. evidenco o izpitih in drugih študijskih obveznostih, 4. evidenco izdanih dokumentov o končanem dodiplomskem in podiplomskem izobraževanju ter o študijskem programu za izpopolnjevanje in izdanih mikrodokazil.

(2)V evidencah iz 1., 2. in 4. točke prejšnjega odstavka se vodijo naslednji podatki: 1. osebno ime, 2. EMŠO, 3. vpisna številka in akademska elektronska identiteta, 4. evropska študentska identiteta (ESI), 5. številka evropske študentske izkaznice (ESCN), 6. spol, 7. datum, kraj in država rojstva, 8. vrsta in naslov prebivališča, 9. elektronski naslov, 10. državljanstvo, 11. učni uspeh oziroma uspeh pri študiju in predhodno pridobljena izobrazba, relevantna za vpis v visokošolski študijski program, 12. najvišja dosežena predhodna izobrazba, če je višja od predhodne izobrazbe, relevantne za vpis v visokošolski študijski program iz prejšnje točke (KLASIUS), 13. ime visokošolskega zavoda, 14. ime študijskega programa ali krajšega izobraževanja in usposabljanja za pridobitev mikrodokazila, 15. ime smeri, 16. kraj izvajanja študija ali krajšega izobraževanja in usposabljanja za pridobitev mikrodokazila, 17. način študija, 18. datum in študijsko leto vpisa v študijski program, 19. letnik študija, 20. datuma začetka in datum zaključka statusa študenta po študijskih letih, 21. dokončanje študija oziroma krajšega izobraževanja in usposabljanja za pridobitev mikrodokazila, 22. jezik, v katerem je bila izobrazba dosežena, 23. drugi podatki, potrebni za odločanje o izpolnjevanju pogojev za vpis ali napredovanju v višji letnik ter za odločanje o pravicah študentov v skladu z zakonom.

(3)Za tuje študente, ki so v Republiki Sloveniji na mednarodni izmenjavi v okviru študija, se v evidenci iz 1. točke prvega odstavka tega člena vodijo poleg podatkov iz 1., 2.,

6.do 10., 13. do 17. in 19. točke prejšnjega odstavka tudi naslednji podatki: 1. datuma začetka in zaključka izmenjave, 2. število vpisanih in doseženih kreditnih točk po ECTS, 3. o študiju na visokošolskem zavodu, s katerega študent prihaja: – ime visokošolskega zavoda, – kraj in država visokošolskega zavoda, – ime študijskega programa.

(4)Evidenca iz 2. točke prvega odstavka tega člena poleg podatkov iz drugega odstavka tega člena obsega še podatke o: 1. opravljenih izpitih, 2. opravljenih študijskih obveznostih, 3. napredovanju v višji letnik, 4. številu vpisanih in doseženih kreditnih točk po ECTS za posamezno študijsko leto, 5. tem, ali je študentu priznano podaljšanje statusa študenta, 6. mednarodni izmenjavi v času študija: – ime visokošolskega zavoda ali institucije, na katerem je potekala izmenjava, – kraj in država visokošolskega zavoda ali institucije, na katerem je potekala izmenjava, – ime študijskega programa, – datuma začetka in zaključka izmenjave, – število vpisanih in doseženih kreditnih točk po ECTS po predmetih na visokošolskem zavodu ali v instituciji, na katerem oziroma kateri je potekala izmenjava, ter število priznanih točk po ECTS na visokošolskem zavodu v Republiki Sloveniji, – vrsta mednarodne izmenjave, tj. podatek o mednarodnem programu ali sporazumu, po katerem je opravljena izmenjava, 7. dokončanju študija ali izpisu iz študijskega programa.

(5)V evidenci iz 3. točke prvega odstavka tega člena se vodijo naslednji podatki: 1. osebno ime, 2. vpisna številka, 3. ime visokošolskega zavoda, 4. ime študijskega programa, 5. ime smeri oziroma modula, 6. način študija, 7. letnik študija in študijsko leto prvega vpisa, 8. ime predmeta, 9. datum prijave na izpit, 10. datum izpita, 11. ali se izpit opravlja prvič ali se ga ponavlja, 12. ocena ali rezultat, dosežen pri izpitu.

(6)Evidenca iz 4. točke prvega odstavka tega člena poleg podatkov iz drugega odstavka tega člena obsega še podatke o: 1. številki in datumu izdane javne listine o zaključku študijskega programa za pridobitev izobrazbe, zaključku študijskega programa za izpopolnjevanje ali zaključku krajšega izobraževanja in usposabljanja za pridobitev mikrodokazila, 2. vrsti javne listine o končanem študijskem programu za pridobitev izobrazbe, študijskem programu za izpopolnjevanje ali krajšem izobraževanju in usposabljanju za pridobitev mikrodokazila.

(7)Za kandidate, vpisane na študijske programe za izpopolnjevanje, se zbirajo podatki iz evidenc 1. do 3. točke prvega odstavka tega člena.

(8)Visokošolski zavodi osebne podatke študentov in drugih oseb iz evidenc 1. do 4. točke prvega odstavka tega člena obdelujejo za potrebe svoje pedagoške in z njo povezane znanstvenoraziskovalne, umetniške in podporne dejavnosti. Osebne podatke iz prejšnjega stavka lahko obdelujejo tudi za potrebe nacionalnih in mednarodnih raziskav o spremljanju študentov in diplomantov, ki jih določi ministrstvo, pristojno za visoko šolstvo, pri čemer je treba zagotoviti anonimizacijo podatkov rezultatov.

(9)Podatki v evidenci iz 1. točke prvega odstavka tega člena se za prijavljene začnejo obdelovati z dnem prijave za vpis, prenehajo pa se obdelovati z dnem vpisa v študijski program za pridobitev izobrazbe, študijski program za izpopolnjevanje, krajše izobraževanje in usposabljanje za pridobitev mikrodokazila ali z iztekom pritožbenega postopka. Podatki v evidencah iz 1. in 2. točke prvega odstavka tega člena se za: – študente začnejo obdelovati z dnem vpisa v študijski program, prenehajo pa se obdelovati z dnem izpisa, – vpisane na študijske programe za izpopolnjevanje in v krajše izobraževanje in usposabljanje za pridobitev mikrodokazila začnejo zbirati z dnem vpisa, prenehajo pa se obdelovati z dnem izpisa.

(10)Podatki v evidenci iz 3. točke prvega odstavka tega člena se za študenta začnejo obdelovati z dnem prijave na izpit, prenehajo pa se obdelovati z opravljenim izpitom.

(11)Podatki v evidenci iz 4. točke prvega odstavka tega člena se za diplomanta začnejo obdelovati z dnem izdaje diplome, izdaje potrdila o dokončanju študijskega programa za izpopolnjevanje ali izdaje mikrodokazila.

(12)Študenti in vpisani v študijske programe za izpopolnjevanje ter v krajša izobraževanja in usposabljanja za pridobitev mikrodokazila morajo visokošolskemu zavodu prijaviti spremembe podatkov iz drugega in petega odstavka tega člena v osmih dneh po nastanku sprememb.

(13)Visokošolski zavod lahko spremembe podatkov iz 1., 2., 4., 5., 6., 7., 8. in 10. točke drugega odstavka tega člena pridobi iz evidence iz 165. člena tega zakona na podlagi podatka o EMŠO s povezovanjem evidenc.

(14)Evidence iz prvega odstavka tega člena se lahko vodijo elektronsko.