Navodilo o rokih, obliki in načinu posredovanja podatkov

To Navodilo določa roke, obliko in način posredovanja podatkov:

-        potrebnih za vzpostavitev Evidence članov KPSJU in Evidence zavezancev za plačilo,

-        potrebnih za razporeditev plačanih premij na osebne račune članov KPSJU, ki jih mora zavezanec za plačilo posredovati upravljavcu,

-        potrebnih za dopolnitve in spremembe Evidence članov KPSJU in Evidence zavezancev za plačilo, ter način določitve premij kolektivnega dodatnega pokojninskega zavarovanja za javne uslužbence.

Posamezni izrazi v tem Navodilu pomenijo:

-        ZPIZ-2: Zakon o pokojninskem in invalidskem zavarovanju (Uradni list RS, št. 96/12 – uradno prečiščeno besedilo);

-        ZKDPZJU: Zakon o kolektivnem dodatnem pokojninskem zavarovanju za javne uslužbence (Uradni list RS, št. 126/03, 32/15);

-        KPOPNJU: Kolektivna pogodba o oblikovanju pokojninskega načrta za javne uslužbence (Uradni list RS, št. 11/04, 34/04 – popr., 43/06 – ZKolP, 66/07, 103/09, 11/12, 18/16 in 64/19);

-        KPSJU: krovni pokojninski sklad javnih uslužbencev;

-        upravljavec: Modra zavarovalnica, d. d.;

-        zavezanec za plačilo: izvrševalci pravic in obveznosti delodajalca, ki so v skladu s KPOPNJU in 3. členom ZKDPZJU zavezani plačevati premijo na osebni račun člana KPSJU;

-        član KPSJU: javni uslužbenec, ki po 1. členu ZKDPZJU in KPOPNJU, izpolnjuje pogoje za vključitev v KPSJU;

-        osebni račun: evidenčni račun, ki ga v skladu z 243. členom ZPIZ-2 za vsakega člana KPSJU odpre upravljavec, na katerem se evidentirajo enote premoženja KPSJU, pridobljene s plačili in konverzijo premij;

-        premija: premija kolektivnega dodatnega pokojninskega zavarovanja, ki pripada javnemu uslužbencu na podlagi ZKDPZJU in KPOPNJU;

-        individualna dodatna premija: premija dodatnega pokojninskega zavarovanja, ki jo v skladu z določili ZPIZ-2 plačuje član sklada KPSJU sam;

-        spletna storitev upravljavca: je storitev Modri.Net, ki omogoča varno izmenjavo podatkov med upravljavcem in zavezancem za plačilo premij ter izvedbo kontrol pri posredovanju podatkov.

Zavezanec za plačilo mora obvestiti upravljavca o vseh spremembah, ki vplivajo na članstvo v KPSJU oziroma na kolektivno zavarovanje člana KPSJU, najkasneje na dan plačila premije v mesecu za pretekli mesec. Ne glede na prejšnji odstavek je zavezanec za plačilo dolžan upravljavcu vsaj 30 dni pred vplačilom prve premije posredovati osebne podatke novo zaposlenih, ki se vključujejo v pokojninski načrt.

Če je član KPSJU sredi meseca sklenil delovno razmerje pri drugem zavezancu za plačilo, morata upravljavcu podatke o članu KPSJU poslati oba zavezanca za plačilo in plačati premijo v sorazmerju s trajanjem delovnega razmerja. Če ima član KPSJU sklenjeno delovno razmerje pri več zavezancih za plačilo hkrati, morajo posredovati podatke o članu KPSJU in plačevati premije vsi zavezanci za plačilo, sorazmerno glede na polni delovni čas.

Če zavezanec za plačilo nima nobenega zaposlenega, mora upravljavca o tem obvestiti. Zavezanec za plačilo mora upravljavca obvestiti v naslednjih primerih:

-        če ob ustanovitvi nima nobenega zaposlenega,

-        kadarkoli v času delovanja nima nobenega zaposlenega. Zavezanec za plačilo iz prvega odstavka tega člena mora v primeru, ko sklene pogodbo o zaposlitvi, v najkrajšem času posredovati podatke za vse zaposlene.

Novi zavezanec za plačilo je dolžan najkasneje v 5 dneh po vpisu v Seznam proračunskih uporabnikov pri Upravi za javna plačila pri Ministrstvu za finance, pripraviti vse podatke iz prvega in drugega odstavka 14. člena tega Navodila, ki so potrebni za odprtje osebnega računa člana KPSJU in jih posredovati upravljavcu. Novi zavezanec za plačilo je dolžan upravljavcu posredovati podatke iz prejšnjega odstavka za vse zaposlene, ne glede na to, ali ima kdo od zaposlenih že odprt osebni račun pri KPSJU. V primeru statusnega preoblikovanja (združitev, pripojitev, oddelitev) zavezanca za plačilo, se za statusno preoblikovanega zavezanca za plačilo uporabljajo določbe tega Navodila o novem zavezancu za plačilo.

V primeru, ko zavezanec za plačilo iz kateregakoli vzroka preneha obstajati, mora posredovati upravljavcu podatke o datumu prenehanja ter razlogih za prenehanje.

Za razporeditev vseh plačil premij mora zavezanec za plačilo mesečno posredovati upravljavcu vse finančno-računovodske podatke, ločeno za premijo, ki jo plačuje zavezanec za plačilo in ločeno za premijo, ki jo plačuje član KPSJU sam. Zavezanec za plačilo je dolžan podatke posredovati upravljavcu najkasneje na dan vplačila premije.

Zavezanec za plačilo odgovarja za pravilnost, točnost ter pravočasno posredovanje podatkov in pravilen obračun ter pravočasno plačilo premij. KPSJU ima poseben transakcijski račun, preko katerega sprejema vplačila. Poseben transakcijski račun je odprt pri banki Nova KBM d. d., številka transakcijskega računa SI56 0400 1004 6645 446. Zavezanec za plačilo mora ob prvem posredovanju podatkov v skladu z Navodilom upravljavcu predložiti tudi podpisan Obrazec za določitev, spremembo ali preklic pooblaščenca za posredovanje in vzdrževanje podatkov, objavljen na spletni strani www.modra.si V primeru spremembe podatkov o pooblaščencu za posredovanje in vzdrževanje podatkov, je zavezanec za plačilo dolžan poslati upravljavcu izpolnjen Obrazec za določitev, spremembo ali preklic pooblaščenca za posredovanje in vzdrževanje podatkov.

Zavezanec za plačilo zagotavlja za potrebe odprtja osebnega računa člana KPSJU, za upravljanje z osebnim računom člana KPSJU (tj. vključevanje novih članov, odjava članov, spremembe osebnih podatkov in drugo) in za vodenje finančno-računovodskega dela osebnega računa člana KPSJU, podatke o:

-        članih KPSJU,

-        zavezancih za plačilo in

-        plačanih premijah. Podatki iz prvega odstavka tega člena morajo biti posredovani v strukturi in obliki, ki je določena v Opisu strukture izmenjalne datoteke, objavljena na spletni strani www.modra.si.

Zavezanec za plačilo mora pripraviti in dostaviti upravljavcu zahtevane podatke v predpisani obliki preko spletne storitve upravljavca. Pri pripravi podatkov mora zavezanec za plačilo upoštevati tehnična navodila upravljavca, objavljena na spletni strani upravljavca. Ne glede na določilo prvega odstavka tega člena, se v izjemnih primerih (posebne varnostne ali logistične zahteve) upravljavec in zavezanec za plačilo lahko dogovorita za drugačen način dostave podatkov.

Zavezanci za plačilo podpisujejo podatke, oddane preko spletne storitve upravljavca, z digitalnimi potrdili. Zavezancem za plačilo, ki v skladu s 7. členom teh Navodil prenehajo biti zavezanci za plačilo, upravljavec ukine dostop do vpogleda podatkov preko spletne storitve najkasneje v roku 60 dni po datumu prenehanja. Upravljavec bo zavezancu za plačilo preko spletne storitve omogočil oddajo podpisanih datotek z digitalnimi potrdili, ki jih pravnim osebam ali fizičnim osebam, registriranim za opravljanje dejavnosti, izdajo naslednji kvalificirani overitelji digitalnih potrdil v Republiki Sloveniji: SIGOV-CA, SIGEN-CA, in Posta®CA. Obrazce in navodila za njihovo izpolnjevanje bo upravljavec objavil na svojem spletnem mestu, na zahtevo zavezanca za plačilo pa jih bo zavezancu za plačilo posredoval tudi po pošti.

Upravljavec lahko pooblaščencu za posredovanje in vzdrževanje podatkov zapre možnost uporabe spletne storitve v naslednjih primerih:

-        če zavezanec za plačilo prekliče pooblastilo pooblaščencu za posredovanje in vzdrževanje podatkov,

-        če zavezanec za plačilo obvesti upravljavca, da so bili elementi prepoznave pooblaščenca za posredovanje in vzdrževanje podatkov izgubljeni ali odtujeni,

-        če upravljavec upravičeno domneva, da obstaja sum ali možnost zlorabe. O zapori uporabe spletne storitve v primerih iz druge in tretje alinee prejšnjega odstavka upravljavec nemudoma obvesti zavezanca za plačilo ter obenem navede tudi razloge ter predvidene nadaljnje ukrepe.

Za potrebe odprtja osebnega računa člana KPSJU mora zavezanec za plačilo posredovati upravljavcu naslednje podatke:

-        podatki za vzpostavitev osebnega računa člana KPSJU (priimek, ime, spol, naslov, EMŠO, davčna številka, datum rojstva, datum vključitve v zavarovanje – z dnem nastopa dela v javnem sektorju, datum prenehanja delovnega razmerja, podatek o zaposlitvi za polni oziroma krajši delovni čas),

-        podatki o zavezancu za plačilo (matična številka, davčna številka, transakcijski račun zavezanca, številka proračunskega uporabnika). Za potrebe upravljanja z osebnim računom člana KPSJU (tj. vključevanje novih članov, odjava članov, spremembe osebnih podatkov in drugo) mora zavezanec za plačilo posredovati upravljavcu naslednje podatke:

-        podatki, ki so potrebni za identifikacijo člana (priimek, ime, spol, naslov, EMŠO, davčna številka, datum rojstva, datum vključitve v zavarovanje – z dnem nastopa dela v javnem sektorju, datum prenehanja delovnega razmerja, podatek o zaposlitvi za polni oziroma krajši delovni čas),

-        podatki o zavezancu za plačilo (matična številka, davčna številka, številka proračunskega uporabnika, transakcijski račun zavezanca za plačilo). Za potrebe vodenja finančno-računovodskega dela osebnega računa člana KPSJU mora zavezanec za plačilo posredovati upravljavcu, ločeno za kolektivno in individualno zavarovanje, naslednje podatke:

-        namen plačila (individualno oziroma kolektivno zavarovanje),

-        EMŠO in davčno številko,

-        plačana premija (s strani zavezanca za plačilo oziroma s strani člana KPSJU – obdobje plačila, za katerega so plačane premije). Podatke za vse nove zaposlene je zavezanec za plačilo dolžan posredovati vsaj 30 dni pred prvim plačilom premije.

Upravljavec bo ob oddaji podatkov preko spletne storitve le-te preveril preko logičnih in formalnih kontrol. Če podatki niso pripravljeni na dogovorjen način in vsebujejo napake, jih upravljavec lahko zavrne. Za pravilne podatke štejejo tisti podatki, na podlagi katerih lahko upravljavec nedvoumno ugotovi, v dobro osebnega računa katerega člana KPSJU je bila vplačana premija in razporedi plačane premije na osebne račune članov KPSJU. Upravljavec je uspešno prejel podatke tedaj, ko so podatki formalno in logično pravilni ter preneseni v njegovo notranje omrežje. V primeru neskladja med vsemi posredovanimi podatki iz prejšnjega odstavka in plačili, bo upravljavec o tem nemudoma obvestil zavezanca za plačilo, ter ga pozval k odpravi ugotovljenih neskladij.

Zavezanec za plačilo je dolžan hraniti celotni arhiv posredovanih podatkov. Zavezanec za plačilo ima pravico vpogleda v posredovane podatke na on-line način v arhiv podatkov za zadnjih 36 mesecev od dneva posredovanja podatkov. V primeru, da želi zavezanec za plačilo vpogled v arhiv posredovanih podatkov, ki jih je posredoval več kot 36 mesecev od dneva vpogleda, mora v ta namen izpolniti poseben zahtevek in ga posredovati preko spletne storitve. Upravljavec je v primeru iz prejšnjega odstavka upravičen do pavšalnega nadomestila stroškov v višini 4 EUR.

Kot delovna doba javnega uslužbenca se štejejo njegova dopolnjena leta delovne dobe na dan 1. 8. 2003, brez dokupljene in dodane ter brez beneficirane delovne dobe, ob upoštevanju definicije delovne dobe.

Premijski razred in znesek premije se določita glede na dopolnjena leta delovne dobe javnega uslužbenca na dan 1. 8. 2003. V primeru sklenitve delovnega razmerja pri zavezancu za plačilo po 31. 7. 2003 se za posameznika, ki pred sklenitvijo delovnega razmerja pri zavezancu za plačilo ni imel statusa javnega uslužbenca, znesek premije in premijski razred določita v višini 1. premijskega razreda. V primeru, da je javni uslužbenec sklenil z zavezancem za plačilo pogodbo o zaposlitvi v času po 31. 7. 2003, se za določitev premijskega razreda upošteva delovna doba iz prvega odstavka tega člena le pod pogojem, da je imel pred tem neprekinjen status javnega uslužbenca. Zavezanec za plačilo je dolžan preveriti vse okoliščine, ki so pomembne za razvrstitev javnega uslužbenca v premijski razred. Premijski razred glede na leta delovne dobe na dan 1. 8. 2003: Premijski razred Leta delovne dobe na dan 1. 8. 2003 Premijski razred Leta delovne dobe na dan 1. 8. 2003 1 0 19 18 2 1 20 19 3 2 21 20 4 3 22 21 5 4 23 22 6 5 24 23 7 6 25 24 8 7 26 25 9 8 27 26 10 9 28 27 11 10 29 28 12 11 30 29 13 12 31 30 14 13 32 31 15 14 33 32 16 15 34 33 17 16 35 34 18 17 36 35 in več Premijski razred Leta delovne dobe na dan 1. 8. 2003 Premijski razred Leta delovne dobe na dan 1. 8. 2003 1 0 19 18 2 1 20 19 3 2 21 20 4 3 22 21 5 4 23 22 6 5 24 23 7 6 25 24 8 7 26 25 9 8 27 26 10 9 28 27 11 10 29 28 12 11 30 29 13 12 31 30 14 13 32 31 15 14 33 32 16 15 34 33 17 16 35 34 18 17 36 35 in več Zneski premij se v skladu s premijskim razredom določijo na podlagi KPOPNJU in se vsakokrat objavijo v Uradnem listu RS ter na spletnem mestu upravljavca.

Zavezanec za plačilo plačuje za člana KPSJU, ki ima sklenjeno pogodbo o zaposlitvi za krajši delovni čas od polnega delovnega časa, premijo v sorazmernem delu glede na polni delovni čas. Če ima javni uslužbenec sklenjeno pogodbo o zaposlitvi za krajši delovni čas od polnega, se določi sorazmerni del premije (upoštevaje število ur po pogodbi o zaposlitvi v primerjavi s številom ur polnega delovnega časa).

Ne glede na določbo prvega odstavka 19. člena, zavezanec za plačilo plačuje za člana KPSJU, ki dela krajši delovni čas v skladu s predpisi o pokojninskem in invalidskem zavarovanju, predpisi o zdravstvenem zavarovanju ali predpisi o starševskem varstvu, premijo za polni delovni čas. Zavezanec za plačilo plačuje premijo za polni delovni čas tudi za člana KPSJU, ki se mu v skladu s predpisi o pokojninskem in invalidskem zavarovanju, predpisi o zdravstvenem zavarovanju ali predpisi o starševskem varstvu, nadomestilo plače izplačuje v breme pokojninskega in invalidskega zavarovanja, zdravstvenega zavarovanja oziroma zavarovanja za starševsko varstvo.

Če je javni uslužbenec sklenil oziroma prekinil delovno razmerje med mesecem, se za mesec sklenitve delovnega razmerja določi sorazmerni del premije (upoštevaje plačane ure pri obračunu plače javnega uslužbenca v tem mesecu in polni fond ur).

Javni uslužbenec lahko vplačuje individualno dodatno premijo na enega izmed naslednjih načinov:

-        z odtegljajem od neto plače;

-        preko direktne obremenitve,

-        s plačilnim nalogom. Javni uslužbenec si način vplačila izbere v Izjavi o vplačilu individualne dodatne premije. Javni uslužbenec lahko z novo Izjavo o vplačilu individualne dodatne premije kadarkoli spremeni način vplačevanja individualne dodatne premije.

Javni uslužbenec, ki želi vplačevati individualno dodatno premijo z odtegljajem od neto plače, mora v ta namen izpolniti Izjavo o vplačilih individualne premije, v kateri mora kot način plačila individualne dodatne premije izbrati odtegljaj od neto plače. Izjavo o vplačilih individualne premije posreduje zavezancu za plačilo, kopijo obrazca pa pošlje upravljavcu. V primeru, da zavarovanec kopije dokumenta upravljavcu ne posreduje, zavezanec za plačilo pa preko spletne storitve upravljavca posreduje podatek o vplačevanju individualne premije, se šteje, da bo javni uslužbenec plačeval individualno premijo kot odtegljaj od neto plače v višini, ki jo posreduje zavezanec za plačilo. Zavezanec za plačilo obračuna individualno dodatno premijo za obdobje od prvega dne naslednjega meseca po prejemu Izjave s strani javnega uslužbenca. V primeru, ko javni uslužbenec vplačuje individualno dodatno premijo z odtegljajem od neto plače, je zavezanec za plačilo dolžan mesečno obračunati ter odtegniti od neto plače individualno dodatno premijo v višini, ki jo je določil javni uslužbenec. Ne glede na določbo prejšnjega odstavka, plačevanje individualne premije na način odtegljaja od neto plače ni mogoče v času, ko se javnemu uslužbencu v skladu s predpisi o pokojninskem in invalidskem zavarovanju, predpisi o zdravstvenem zavarovanju ali predpisi o starševskem varstvu, nadomestilo plače izplačuje v breme pokojninskega in invalidskega zavarovanja, zdravstvenega zavarovanja oziroma zavarovanja za starševsko varstvo.

Javni uslužbenec iz drugega odstavka prejšnjega člena, ki želi spremeniti višino individualne dodatne premije, mora v ta namen izpolniti Izjavo o spremembi višine individualne dodatne premije, ki jo posreduje zavezancu za plačilo. Zavezanec za plačilo obvesti upravljavca o spremembi preko spletne storitve. Javni uslužbenec iz drugega odstavka prejšnjega člena, ki želi začasno prekiniti vplačevanje individualne dodatne premije (uveljaviti mirovanje), mora v ta namen izpolniti Izjavo o mirovanju plačevanja individualne premije v dveh izvodih, od katerih en izvod posreduje zavezancu za plačilo, kopijo pa zavezanec za plačilo pošlje upravljavcu. Zavezanec za plačilo preneha z obračunavanjem individualne dodatne premije od prvega dne naslednjega meseca po prejemu Izjave o mirovanju plačevanja individualne dodatne premije s strani javnega uslužbenca. Zavezanec za plačilo v primerih iz prejšnjega odstavka ponovno prične z obračunavanjem individualne premije prvi dan naslednjega meseca po izteku obdobja, za katerega je bilo uveljavljeno mirovanje.

Javni uslužbenec, ki želi prekiniti vplačevanje individualne dodatne premije na način odtegljaja od neto plače, mora v ta namen izpolniti Izjavo o prekinitvi plačevanja individualne dodatne premije, katero posreduje zavezancu za plačilo, kopijo pa pošlje upravljavcu. Zavezanec za plačilo preneha z obračunavanjem individualne dodatne premije od prvega dne naslednjega meseca po prejemu Izjave o prekinitvi plačevanja individualne dodatne premije s strani javnega uslužbenca.

V primeru, da zavezanec za plačilo naknadno ugotovi, da je za posameznega člana KPSJU plačal previsok znesek premije, presežka ne more poračunati v korist drugega člana KPSJU pri tekočem plačilu premij. V primeru naknadno ugotovljenega presežka plačila premije za posameznega člana KPSJU mora zavezanec za plačilo pisno zahtevati vračilo razlike. Zavezanci za plačilo lahko v primeru iz prejšnjega odstavka zahtevajo vračilo razlike najkasneje do dneva konverzije oziroma znotraj enega konverzijskega obdobja (od 1. v mesecu do zadnjega delovnega dne v mesecu plačila premije). Po konverziji preveč vplačanih premij (zadnji delovni dan v mesecu) zavezanec za plačilo ne more več zahtevati vračila.

Upravljavec zagotavlja naslednje načine komunikacije v primeru težav pri posredovanju podatkov:

-        Elektronski naslov za pomoč: info@modra.si

-        Telefonska številka: 080 23 45

Z dnem uveljavitve tega Navodila se preneha uporabljati Navodilo o rokih, obliki in načinu posredovanja podatkov (Uradni list RS, št. 70/16). To Navodilo začne veljati 1. januarja 2021. Branimir Štrukelj predsednik odbora KPSJU