4. člen

(1)Oseba pred sprejetjem notranjih pravil izvede pripravo in organizacijo zajema, e-hrambe in spremljevalnih storitev. Oseba, ki pripravlja spremembo notranjih pravil, dodatno izvede pripravo in organizacijo zajema, e-hrambe in spremljevalnih storitev v obsegu, ki vsebinsko omogoča pripravo spremenjenih notranjih pravil.

(2)Oseba, ki vloži zahtevek za potrditev notranjih pravil ali vzorčnih notranjih pravil iz 20. člena zakona v državni arhiv, zahtevku priloži poročilo o izvedeni pripravi iz prejšnjega odstavka.

(3)Poročilo iz prejšnjega odstavka vključuje najmanj:

1.obseg zajema, e-hrambe in spremljevalnih storitev pri osebi, ki se uredi z notranjimi pravili;

2.opis metodologije za pripravo ocene tveganja in načrta za upravljanje tveganj;

3.analizo upravljanja gradiva, ki vsebuje najmanj:

-  opis poslovnih, pravnih in tehnoloških zahtev, ki jih mora vlagatelj upoštevati pri izvajanju postopkov ali storitev;

-  popis informacijskih sredstev v zvezi z zajemom in e-hrambo ali spremljevalnimi storitvami;

-  popis vrst gradiva, ki nastaja ali bo zajeto in hranjeno, v katerem je označeno gradivo, ki ima lastnosti dokumentarnega in arhivskega gradiva;

-  izvleček ocene obstoječega informacijskega sistema in informacijske varnosti vključno s povzetkom ključnih tveganj;

4.načrt za izvajanje postopkov ali storitev in vzpostavitev ali prenovo informacijskega sistema.