Pravilnik o opravljanju overitev listin v mednarodnem prometu

Ta pravilnik določa in ureja načine overjanja listin za rabo v Republiki Sloveniji in tujini ter vodenje evidence za overjanje listin.

Overitev listine opravlja uradna oseba v ministrstvu za zunanje zadeve in na diplomatskem predstavništvu ali konzulatu.

(1)Uradna oseba overja javne in zasebne listine.

(2)Z overitvijo se na javni listini potrdi verodostojnost podpisa osebe, ki je listino podpisala, in verodostojnost odtisa pečata ali žiga na njej.

(3)Na zasebni listini se potrdi verodostojnost podpisa, na fotokopiji pa enakost izvirniku.

(1)Kot potrdilo overitve listine uradna oseba odtisne ustrezen overitveni pečat ali žig ali prilepi nalepko z ustrezno vsebino, se podpiše in odtisne žig s svojim imenom ali čitljivo izpiše svoje ime na izvirno listino poleg podpisa, pod njim ali na posebnem listu, ki se z listino zveže tako, da onemogoča njuno ločevanje. Prav tako zraven odtisne veliki okrogli žig ministrstva za zunanje zadeve, diplomatskega predstavništva ali konzulata.

(2)Enako se opravi potrdilo overitve fotokopije, in sicer pod besedilom ali na hrbtni strani fotokopije, ki se overja.

(1)Uradna oseba overja javne listine na podlagi deponiranih podpisov, odtisov pečatov ali žigov in podpisov:

1.pristojnih oseb ministrstva, pristojnega za zunanje zadeve države sprejemnice;

2.pristojnih oseb ministrstva, pristojnega za zunanje zadeve države akreditacije;

3.pristojnih oseb akreditiranih tujih diplomatskih predstavništev in konzulatov s sedežem v Republiki Sloveniji;

4.pristojnih oseb akreditiranih tujih diplomatskih predstavništev in konzulatov s sedežem zunaj Republike Slovenije;

5.na kakršen koli drug način, s katerim je mogoče brez dvoma ugotoviti verodostojnost pečatov ali žigov in podpisov pristojnih oseb, kot na primer: a)    na podlagi izmenjave podpisov se lahko overi pečat ali žig drugega diplomatskega predstavništva ali konzulata in podpis pristojne osebe na tem predstavništvu ali konzulatu; b)    v skladu s predpisi države sprejemnice in po predhodnem soglasju ministrstva, pristojnega za zunanje zadeve države sprejemnice, lahko diplomatsko predstavništvo ali konzulat na tuji javni listini overi tudi pečat ali žig in podpis uradnih oseb iz drugega organa države sprejemnice. Za ta namen mora diplomatsko predstavništvo ali konzulat posedovati deponirane odtise pečatov ali žigov in podpisov uradnih oseb v določenem organu države sprejemnice ali c)    na drug primeren način.

(2)Overitev podpisa listine se opravi tako, da uradna oseba odtisne žig ali prilepi nalepko z vsebino, kot jo določa pravilnik, ki ureja potrdila o overitvah, se podpiše in odtisne žig s svojim imenom ali čitljivo izpiše svoje ime ter odtisne veliki okrogli žig ministrstva za zunanje zadeve, diplomatskega predstavništva ali konzulata.

(1)Uradna oseba overja podpis predlagatelja na zasebni listini na enak način, kot je določen v zakonu, ki ureja overjanje listin v mednarodnem prometu.

(2)Overitev podpisa listine se opravi tako, da uradna oseba odtisne žig ali prilepi nalepko z naslednjo vsebino: »Potrjuje se, da je (ime in priimek podpisnika) lastnoročno podpisal to listino. Istovetnost podpisnika je ugotovljena na podlagi deponiranega podpisa / osebnega dokumenta / drugo št. (številka verbalne note / osebnega dokumenta / drugega dokumenta) z dne (datum verbalne note / izdaje osebnega dokumenta / drugega dokumenta) v (kraj izdaje verbalne note / osebnega dokumenta / drugega dokumenta). Številka (zaporedna številka overitve): Kraj in datum (kraj in datum overitve):«.

(3)Uradna oseba se podpiše in odtisne žig s svojim imenom ali čitljivo izpiše svoje ime ter odtisne veliki okrogli žig ministrstva za zunanje zadeve, diplomatskega predstavništva ali konzulata.

(1)Uradna oseba overja fotokopijo na podlagi predloženega izvirnika. Za ugotavljanje istovetnosti fotokopije je to potrebno primerjati z izvirnikom. Če je izvirna listina poškodovana ali je v njej kaj popravljeno, spremenjeno, izbrisano, prečrtano ali dodano, se to navede v potrdilu overitve prepisa.

(2)Overitev fotokopije se opravi tako, da uradna oseba odtisne žig ali prilepi nalepko z naslednjo vsebino: »Potrjuje se, da je ta fotokopija istovetna z izvirnikom, ki je v hrambi pri (ime in priimek). Številka (zaporedna številka overitve): Kraj in datum (kraj in datum overitve):«.

(3)Uradna oseba podpiše in odtisne žig s svojim imenom ali čitljivo izpiše svoje ime ter odtisne veliki okrogli žig ministrstva za zunanje zadeve, diplomatskega predstavništva ali konzulata.

(1)Overitev se opravi v uradnih prostorih ministrstva za zunanje zadeve, diplomatskega predstavništva ali konzulata.

(2)Izjemoma se lahko overitev opravi tudi zunaj diplomatskega predstavništva ali konzulata, in sicer v primeru opravljanja konzularne dejavnosti na konzularnih dnevih zunaj diplomatskega predstavništva ali konzulata.

(3)Overitev je mogoče opraviti tudi zunaj diplomatskega predstavništva ali konzulata v primeru, ko oseba, ki prosi za overitev, iz upravičenih razlogov ne more priti na diplomatsko predstavništvo ali konzulat (invalidnost, bolezen, odvzem prostosti ipd.). V tem primeru lahko diplomatsko predstavništvo ali konzulat zahteva povračilo potnih stroškov za uradno osebo v skladu z veljavnimi predpisi.

(1)O overitvah se vodi evidenca overitev z naslednjimi podatki:

1.številka overitve,

2.priimek in ime/naziv pravne osebe,

3.vrsta listine,

4.namen uporabe listine,

5.država uporabe listine,

6.način ugotovitve istovetnosti predlagatelja ali deponiranega pečata, žiga, podpisa,

7.znesek konzularne takse z valuto,

8.tarifna številka, po kateri se overja v skladu z zakonom, ki ureja upravne takse,

9.morebitne opombe,

10.datum overitve,

11.ime in priimek uradne osebe, ki je listino overila.

(2)Hramba evidence je trajna.

(1)Overitev listine, ki se na ministrstvu za zunanje zadeve overja za rabo v tujini v skladu z določbami zakona, ki ureja overjanje listin v mednarodnem prometu, se opravi tako, da uradna oseba odtisne žig z vsebino, kot jo določa pravilnik, ki ureja potrdila o overitvah, se podpiše in odtisne žig s svojim imenom ali čitljivo izpiše svoje ime ter odtisne veliki okrogli žig ministrstva za zunanje zadeve.

(2)Overitev listine, ki se na diplomatskem predstavništvu ali konzulatu overja za rabo v tujini, se opravi tako, da uradna oseba odtisne žig ali prilepi nalepko z naslednjo vsebino: »Videno in potrjeno na Veleposlaništvu Republike Slovenije v (država) Št. (številka overitve) Datum (datum overitve)«.

(3)Uradna oseba podpiše in odtisne žig s svojim imenom ali čitljivo izpiše svoje ime ter odtisne veliki okrogli žig diplomatskega predstavništva ali konzulata.

Takse za overitev se zaračunajo v skladu z zakonom, ki ureja upravne takse.

Z dnem začetka veljavnosti tega pravilnika preneha veljati Pravilnik o overitvah javnih listin, podpisov, rokopisov in prepisov oziroma fotokopij v diplomatskih in konzularnih predstavništvih Republike Slovenije v tujini (Uradni list RS, št. 7/02).

Ta pravilnik začne veljati naslednji dan po objavi v Uradnem listu Republike Slovenije. Št. ZKO-4126/16 Ljubljana, dne 23. aprila 2018 EVA 2017-1811-0079 Karl Erjavec l. r. Minister za zunanje zadeve