61. člen

(1)Pri poslovanju z zadevami se uporabljajo pisarniške odredbe, ki se vnašajo v evidenco dokumentarnega gradiva prek informacijskega sistema za vodenje evidence dokumentarnega gradiva:

1.»rokovnik + datum, ko poteče rok za vložitev v rokovnik«: za zadeve, v katerih teče rok, ki je razlog za odreditev rokovnika; na ovoj zadeve se zapiše »R + datum«;

2.»rešena + datum odredbe za vložitev zadeve v tekočo zbirko«: za zadeve, v katerih je upravni akt postal pravnomočen ali ko je postopek končan; na ovoj zadeve se zapiše »REŠ + datum«;

3.»storno«: za označitev pomotoma evidentiranega dokumentarnega gradiva.

(2)Evidenca dokumentarnega gradiva omogoča spremljanje reševanja zadev tako, da omogoči določanje stanj zadev, na primer:

1.stanje zadeve »nerešena«: za stanje zadeve od prejema vloge do prvega dejanja;

2.stanje zadeve »rokovnik«: za stanje zadeve, za katero je odrejen rokovnik;

3.stanje zadeve »v reševanju«: za stanje zadeve, ko uradna oseba zadevo aktivno rešuje;

4.stanje zadeve »rešena«: za stanje zadeve, ki je rešena.

(3)Evidenca dokumentarnega gradiva lahko uporablja dodatna stanja zadeve:

1.v okviru stanja ROKOVNIK:

-  »čaka se odziv/dopolnitev«: za zadeve, v katerih organ čaka odziv naslovnika izhodnega dokumenta ali dopolnitev zadeve s strani stranke;

-  »čaka se odziv/dopolnitev – rok za rešitev ne teče«: za zadeve, v katerih organ čaka odziv naslovnika izhodnega dokumenta ali dopolnitev zadeve s strani stranke, v tem času pa rok za rešitev zadeve ne teče;

-  »postopek je prekinjen«: za zadeve, v katerih je postopek prekinjen s sklepom o prekinitvi postopka;

-  »odločeno, čakajo se povratnice/vročilnice«: za zadeve, v katerih je izdan pravni akt, s katerim naj bi se zadeva rešila, in organ čaka na informacije o vročitvi;

-  »vročeno, čaka se pravnomočnost«: za zadeve, v katerih je vročen pravni akt, s katerim naj bi se zadeva rešila, in organ čaka na potek roka za določitev pravnomočnosti;

-  »v reviziji«: za zadeve, v katerih je nastal pravni akt, v zvezi s katerim je bila sprožena revizija;

-  »v postopku pritožbe«: za zadeve, v katerih je nastal pravni akt, v zvezi s katerim je bilo vloženo redno pravno sredstvo;

-  »v upravnem sporu«: za zadeve, v katerih je nastal pravni akt, v zvezi s katerim je bil sprožen upravni spor;

2.v okviru stanja REŠENA:

-  »odstopljena«: za zadeve, ki so odstopljene drugemu organu;

-  »združena«: za zadeve, ki so združene.

(4)Pisarniške odredbe ali stanja imajo lahko tudi drugačno vsebino in so opisna, če to odredi predstojnik.

(5)Pisarniško odredbo določi javni uslužbenec in zagotovi njeno evidentiranje v evidenco dokumentarnega gradiva.

(6)Evidenca dokumentarnega gradiva v največji mogoči meri samodejno evidentira stanje zadeve in zaznava razloge za prekinitev stanja ter o tem obvešča javnega uslužbenca.