52. člen

(1)V evidenco dokumentarnega gradiva se o dokumentu evidentirajo najmanj naslednji evidenčni podatki:

1.številka dokumenta;

2.datum dokumenta;

3.datum prejema oziroma odpreme dokumenta;

4.signirni znak;

5.subjekt dokumenta;

6.kratka vsebina dokumenta;

7.oznaka, ali gre za vhodni, izhodni ali lastni dokument;

8.kratek opis vsake morebitne priloge;

9.morebitna stopnja tajnosti (»STROGO TAJNO«, »TAJNO«, »ZAUPNO«, »INTERNO«) ali oznaka (»poslovna skrivnost«, »LIMITE«, »NATO UNCLASSIFIED«);

10.rok.

(2)Datum dokumenta je datum nastanka dokumenta in je naveden na dokumentu.

(3)Podatki o subjektu dokumenta so praviloma osebno ime oziroma firma pravne osebe ali naziv organa ter naslov prebivališča oziroma sedež ter morebitni elektronski naslov pošiljatelja pri vhodnih dokumentih in naslovnika pri izhodnih dokumentih. Pri lastnih dokumentih subjekta dokumenta ni treba evidentirati.

(4)Rok se evidentira pri dokumentih, ki so vezani na rok.

(5)Predstojnik lahko določi, da se v evidenco dokumentarnega gradiva vpišejo tudi drugi evidenčni podatki, ki omogočajo pregled nad dokumenti (na primer: ključne besede, rok rešitve, čas odpreme, da je dokument v fizični obliki in podobno). Drugi evidenčni podatki ne smejo vsebovati varovanih podatkov.