99. člen ZMEPIZ-1

(1)Prejeti dokumenti se lahko hranijo v izvirni obliki ali pa se pretvorijo v druge pravno veljavne oblike. Pretvorba, obdelava in hramba dokumentov poteka v skladu s predpisi s področja varstva dokumentarnega in arhivskega gradiva.

(2)Postopek zajema, pretvorbe in hrambe zavodu potrdi pristojni arhiv.

(3)Za dokazovanje dejstev, vpisanih v matično evidenco, se lahko namesto izvirnika uporabi:

-        potrjena fotokopija dokumenta, če je dokument hranjen v fizični obliki,

-        potrjena mikrofilmska kopija dokumenta, če je dokument hranjen v mikrofilmski obliki,

-        potrjen natis dokumenta iz digitalne oblike ali

-        digitalna oblika dokumenta, pri čemer mora biti zagotovljena reprodukcija prijave na izviren format ob popolni skladnosti z izvirnikom.