4. člen

(1)Prejete predloge za podelitev nagrade oziroma priznanj (v nadaljnjem besedilu: predlogi) s prilogami in dokumente, ki nastanejo v postopku odločanja o posamezni vlogi, ter druge dokumente odbora evidentira in hrani ministrstvo v skladu z veljavnimi predpisi, ki urejajo poslovanje z dokumentarnim gradivom in njihovo hrambo oziroma porabo javnih sredstev.

(2)Uspeli predlogi s prilogami in drugo dokumentarno gradivo, ki se nanaša na odločanje o podelitvi nagrade oziroma priznanj, ter kopije dokumentov iz petega odstavka 2. člena te uredbe se hranijo trajno.

(3)V skladu s petim odstavkom 45. člena zakona ministrstvo na spletu objavi vsakoletne podatke o prejemnikih nagrade in priznanj. Podatki o prejemnikih nagrade in priznanj se objavljajo po tekočem zaporedju, od številke ena dalje, in vsebujejo naslednje podatke: - zaporedna številka objave in datum objave, - ime in priimek ter morebitni akademski naziv prejemnika nagrade ali priznanja oziroma naziv prostovoljske organizacije, če je prejemnik prostovoljska organizacija, - rojstni datum in kraj stalnega prebivališča prejemnika nagrade ali priznanja oziroma matična številka in naslov sedeža prejemnika, - datum podelitve nagrade oziroma priznanja, - evidenčna številka nagrade oziroma priznanja, - navedba, da se podeljuje nagrada oziroma priznanje, in - utemeljitev razlogov za podelitev nagrade oziroma priznanja.

(4)Ministrstvo na podlagi podatkov odbora o vsakoletnih prejemnikih priznanj objavljene podatke iz prejšnjega odstavka redno dopolnjuje oziroma osvežuje.