12. člen

(1)Pristojne organizacije morajo dokumentirati dediščino v skladu z določbami tega pravilnika, drugimi predpisi o varstvu kulturne dediščine, mednarodnimi ter domačimi standardi in priporočili za posamezna strokovna področja in internimi pravili pristojnih organizacij.

(2)Minimalna vsebina dokumentiranja enote dediščine obsega dokumentacijski obrazec in dokumentacijo.

(3)Dokumentacijski obrazec vsebuje pregledni opis vseh ključnih stanj in dogodkov varstva enote oziroma enot dediščine, kot so evidentiranje, vhodno dokumentiranje, akcesija, inventarizacija, vrednotenje, posegi, spremljanje stanja in ogroženosti, premestitve in podobno.

(4)Dokumentacija je z dokumentacijskim obrazcem povezana zbirka pisnih, slikovnih in zvočnih dokumentov in drugih gradiv v analogni ali digitalni obliki, ki podrobno dokumentirajo enoto kulturne dediščine.

(5)Format digitalnih podatkov iz prejšnjega odstavka mora upoštevati domača in mednarodna priporočila in standarde, predvsem odprte standarde, ki veljajo za besedilo, fotografijo, zvok, multimedijo, prostorske informacije, tridimenzionalne predstavitve in navidezno resničnost. Format podatkov mora biti primeren za trajno hrambo podatkov.

(6)Podatki iz četrtega odstavka tega člena morajo vsebovati metapodatkovni opis, predvsem opisne metapodatke po metapodatkovnem standardu Dublin Core.

(7)Dokumentacija v digitalni obliki vsebuje najmanj:

-        za nepremično in premično dediščino več fotografij z različnih pogledov ali tridimenzionalni model,

-        za živo dediščino videoposnetek.