4. člen

(1)V zbirki listin registra se listine vodijo za vsako stranko posebej v posebnem ovoju, ki se označi z zaporedno številko vloge za vpis stranke v register. Ustanovne izjave se za vsako stranko vodijo v posebnem ovoju, prav tako označenem z zaporedno številko vloge za vpis v register.

(2)Listine, ki se nanašajo na posamezno stranko, se v ovoje vlagajo kronološko glede na vpise v register, označene s številko zadeve, določene po pravilih pisarniškega poslovanja.

(3)Zbirka listin se vodi tudi v informatizirani obliki v informacijskem sistemu Lotus Notes, program SPIS. Listine, ki so podlaga za vpis v register, se pretvorijo v elektronsko obliko na optičnih bralnikih. Elektronska listina, ki nastane s pretvorbo pisne listine, mora biti izdelana v PDF ali v večstranskem TIF formatu.