(1)Inštitut strokovno preveri prejete podatke tako, da za vsako jamo posebej ugotovi, če:
- gre za jamo v skladu z zakonom, ki določa varstvo podzemnih jam;
- gre za novo jamo ali nov del že znane jame, kar ugotovi tako, da sporočene podatke strokovno primerja z obstoječimi podatki že znanih jam oziroma z obstoječimi podatki za isto jamo;
- ležijo sporočene koordinate vhoda v jamo znotraj meja Republike Slovenije;
- se sporočene koordinate vhoda v jamo ujemajo z ostalimi podatki, sporočenimi za isto jamo (ime, če to vsebuje geografsko opredelitev, nadmorska višina vhoda, lega, vrisana na izsek iz TTN, in druge krajevne opredelitve v oddanem gradivu);
- gre za popolnejše podatke za že znano jamo, vključno z natančnejšo določitvijo lege vhoda v že znano jamo, kar določi tako, da sporočene podatke primerja z obstoječimi podatki za isto jamo.
(2)Inštitut strokovno preverjene podatke zbira v računalniški bazi.
(3)Zapis za vsako jamo v računalniški bazi vsebuje naslednja polja:
1.evidenčna številka jame;
2.katastrska številka jame v italijanskem katastru za jame na območju, ki je bilo med obema vojnama na ozemlju Kraljevine Italije (VG številka), če ta obstaja;
3.ime jame;
4.morebitnimi sinonimi;
5.prvi tip jame po mednarodno primerljivi klasifikaciji;
6.drugi tip jame po mednarodno primerljivi klasifikaciji;
7.y-Gauss-Krügerjeva koordinata vhoda v jamo ali y-koordinata vhoda v jamo po drugem veljavnem pravokotnem koordinatnem sistemu;
8.x-Gauss-Krügerjeva koordinata vhoda v jamo ali x-koordinata vhoda v jamo po drugem veljavnem pravokotnem koordinatnem sistemu;
9.navedbo nadmorske višine vhoda v jamo;
10.način določitve lege;
11.skupna dolžina jame;
12.skupna globina jame;
13.datum odkritja jame;
14.osebno ime, ime društva ali firmo ter naslov osebe, ki je prispevala podatke za evidentiranje jame;
15.osebna imena prvopristopnikov v jami;
16.oprema, potrebna za obisk jame;
17.podatke o jamskem živem svetu, jamskem inventarju in posebnostih jame (splošna oznaka), če jih jama ima;
18.podatek o stanju jame, zlasti o poškodovanju, uničenju in onesnaženosti;
19.podatek o tem, ali je jama vojno grobišče;
20.datum zadnje spremembe vpisa podatkov;
21.polja zapisa, ki so bila spremenjena.
(4)Podatka o skupni globini in dolžini jame se morata ujemati z načrtom jame oziroma oddano osnovno merilno dokumentacijo.
(5)S sporočenimi podatki se ravna v skladu z zakonom, ki ureja avtorske in sorodne pravice in z zakonom, ki ureja varstvo osebnih podatkov.