Pravilnik o načinu zbiranja podatkov in vodenju zbirke podatkov o obsojencih

Ta pravilnik podrobneje ureja način zbiranja osebnih in drugih podatkov o obsojencih, osebah, ki prestajajo uklonilni zapor, mladoletnikih v zavodih za prestajanje kazni zapora in prevzgojnem domu (v nadaljnjem besedilu: zavod), vodenje, hranjenje in varovanje zbirke podatkov, postopek za ugotavljanje in izločanje podatkov, ki obsojencem, na katere se nanašajo, po 38. členu zakona o izvrševanju kazenskih sankcij (v nadaljnjem besedilu: zakon), niso dostopni in način, na katerega Uprava Republike Slovenije za izvrševanje kazenskih sankcij (v nadaljnjem besedilu: uprava) vodi centralno evidenco podatkov iz tega člena.

Upravljavci zbirke podatkov o obsojencih na prestajanju kazni zapora, o mladoletnikih na prestajanju mladoletniškega zapora in o mladoletnikih na prestajanju vzgojnega ukrepa oddaje mladoletnika v prevzgojni dom (v nadaljnjem besedilu: osebe na prestajanju kazni) ter o osebah, ki prestajajo uklonilni zapor so zavodi, dislocirani oddelki, prevzgojni dom za mladoletnike in Generalni urad. V zbirko podatkov, ki jo sestavljajo matična knjiga, osebni spis in pomožne evidence, se vpisujejo osebni in drugi podatki o osebah na prestajanju kazni in o osebah, ki prestajajo uklonilni zapor. Upravljavci zbirke podatkov zbirajo o osebah iz prvega odstavka tega člena na posebnih obrazcih tudi statistične podatke. Osebni in drugi podatki iz tega člena se vodijo in posredujejo v elektronski obliki samo, če so posebej zavarovani s kriptografskimi metodami in elektronskim podpisom, tako da je zagotovljena nečitlvjiost podatkov med njihovim prenosom. Osebni podatki, vpisani v evidenco iz tega člena, so uradna tajnost. Pooblaščene osebe, ki imajo dostop do zbirke podatkov o osebah na prestajanju kazni in o osebah, ki prestajajo uklonilni zapor, so dolžne podpisati izjavo, s katero se zavežejo k varovanju podatkov in gesel, ki omogočajo vpogled v elektronske baze podatkov.

Za zbiranje podatkov iz 33., 35. in 131. člena zakona pooblasti direktor zavoda oziroma vodja dislociranega oddelka zavoda ustrezno usposobljenega delavca zavoda (v nadaljnjem besedilu: pooblaščena oseba). Podatke iz 34. in 36. člena in tretje alinee drugega odstavka 131. člena zakona pridobivajo po pooblastilu upravljavca zbirke podatkov vsak s svojega delovnega področja psihologi, pedagogi, sociologi, vzgojitelji, socialni delavci in drugi strokovni delavci iz 21. člena pravilnika o izvrševanju kazni zapora (v nadaljnjem besedilu: člani strokovne skupine).

Osebe iz prejšnjega člena lahko zbirajo podatke o obsojencu od njegovih ožjih družinskih članov, rejnika in skrbnika šele potem, ko obsojenec podpiše pisno izjavo, s katero privoli v zbiranje podatkov.

Matično knjigo vodi pooblaščena oseba na posebnem obrazcu, ki je sestavni del tega pravilnika in je objavljen skupaj z njim. Pooblaščena oseba mora osebe na prestajanju kazni in osebe, ki prestajajo uklonilni zapor vpisovati v matično knjigo po vrstnem redu sprejema na prestajanje kazni zapora na dan nastopa kazni, razen če je bila oseba sprejeta na prestajanje kazni izven delovnega časa, na dan državnega praznika, nedeljo ali na drug dela prost dan. V tem primeru jo v matično knjigo vpiše prvi delovni dan po nastopu kazni. Če se podatki spremenijo po vpisu v matično knjigo, mora pooblaščena oseba te spremembe oziroma popravke vpisati v matično knjigo takoj, ko dobi uradni dokument o spremembi.

Osebni list osebe na prestajanju kazni vodi zavod na posebnem obrazcu, ki je sestavni del tega pravilnika in je objavljen skupaj z njim. Podatki iz 36. člena zakona se vpisujejo v ustrezne obrazce, ki so oštevilčeni od IK – 1/1 do IK – 1/18 in so priloga osebnega lista. Osebni list s prilogami sestavlja osebni spis. Osebni spis ima tudi navodilo za izpolnjevanje podatkov v prilogah osebnega lista, ki je natisnjeno kot priloga osebnega lista in je sestavni del tega pravilnika. Pooblaščena oseba vpiše podatke v osebni list tisti dan, ko je bila oseba na prestajanju kazni sprejeta na prestajanje kazni, če to ni mogoče, pa najkasneje do konca sprejemnega obdobja. Če katerikoli član strokovne skupine meni, da utegnejo posamezne ugotovitve, ki jih je zbral, pridobil in zapisal o osebi na prestajanju kazni, negativno vplivati na delo s tako osebo, če bi se z njimi seznanila, lahko predlaga, da ji te ugotovitve niso dostopne. O predlogu iz prejšnjega odstavka odloči direktor zavoda oziroma vodja dislociranega oddelka zavoda. Dokument o ugotovitvah iz tretjega odstavka 38. člena zakona, za katerega je bilo odločeno, da osebi na prestajanju kazni, na katero se nanaša, ni dostopen, se ustrezno označi in izloči iz osebnega lista vselej, ko oseba uveljavlja pravico do vpogleda v njen osebni spis. Člani strokovne skupine oziroma drugi delavci zavoda v osebni list vpisujejo tudi kratko vsebino razgovorov z osebo na prestajanju kazni. Podatki iz drugega odstavka tega člena se med prestajanjem kazni zapora ustrezno dopolnjujejo oziroma spreminjajo.

V osebni spis se vložijo sodne odločbe, ki jih je treba izvršiti, in vse druge listine, ki so bile poslane ali pridobljene pred nastopom kazni ali po njem. Vanj se vloži tudi osebni načrt ter pisni dogovor o osebnem načrtu, če ga je oseba na prestajanju kazni podpisala. V osebni spis se sproti vlagajo vsi uradni akti, ki se nanašajo na osebo na prestajanju kazni, in vpisujejo podatki, ki se nanašajo na osebni načrt osebe na prestajanju kazni (pohvale, nagrade, ugodnosti, disciplinske kazni) in drugi podatki o osebi na prestajanju kazni, zbrani med prestajanjem kazni.

Če je oseba na prestajanju kazni zapora premeščena v drug zavod ali dislocirani oddelek, pošlje zavod ob premestitvi zavodu oziroma oddelku njen osebni spis, ki ga hrani zavod, v katerega je bila oseba premeščena.

V osebni spis osebe na prestajanju kazni, ki je ponovno poklicana na prestajanje kazni zapora, se vloži star osebni spis, če je oseba kazen zapora nastopila v istem zavodu. Če je oseba na prestajanju kazni zadnjo kazen zapora prestajala v drugem zavodu, mora ta zavod na zahtevo zavoda, v katerem je oseba nastopila prestajanje nove kazni zapora, poslati potrebne podatke o zaprti osebi iz prejšnjega osebnega spisa. V primeru zakonske rehabilitacije se prejšnjega osebnega spisa ne priključi novonastalemu osebnemu spisu.

Osebne spise oseb na prestajanju kazni, hrani pooblaščena oseba v ustrezno zavarovanem prostoru oziroma omari. Pooblaščena oseba mora osebne spise oseb na prestajanju kazni dati na vpogled članom strokovne skupine, če jih ti potrebujejo pri svojem delu oziroma, če morajo vanj vnašati zahtevane podatke. Pooblaščena oseba je dolžna dati osebni spis na vpogled tudi direktorju zavoda, drugim pooblaščenim delavcem zavoda oziroma Generalnega urada ter pooblaščenim uradnim osebam, ki opravljajo nadzor nad delom zavodov. Osebe iz prejšnjega odstavka so dolžne osebni spis vrniti pooblaščeni osebi praviloma ob koncu delovnega časa. Na zahtevo Ministrstva za pravosodje, Generalnega urada, sodišč in drugih upravičenih državnih organov mora pooblaščena oseba tem organom poslati osebni spis osebe na prestajanju kazni. Osebni spis morajo navedeni organi po uporabi nemudoma vrniti zavodu.

Na pisno zahtevo osebe na prestajanju kazni ji je pooblaščena oseba dolžna omogočiti vpogled v zbirko osebnih podatkov in v njen osebni spis. Proti plačilu dejanskih stroškov ji je dolžna omogočiti tudi prepisovanje, izpis ali fotokopiranje dokumentov iz osebnega spisa. Osebi na prestajanju kazni se omogoči vpogled v njen osebni spis v navzočnosti pooblaščene osebe ali osebe, ki jo ona določi in ki mora paziti, da se dokumenti, ki so v osebnem spisu, ne odtujijo, poškodujejo ali uničijo.

Pooblaščena oseba mora osebne spise oseb na prestajanju kazni po njihovem odpustu s prestajanja kazni oddati v arhiv zavoda, ki je ločen od prostora, v katerem se hranijo osebni spisi oseb na prestajanju kazni zapora. Zavodi hranijo matične knjige in osebne spise oseb na prestajanju kazni, dokler jih ne izročijo Arhivu Republike Slovenije.

Prevzgojni dom vodi osebni spis za mladoletnike na prestajanju vzgojnega ukrepa oddaje v prevzgojni dom na posebnem obrazcu, ki je sestavni del tega pravilnika in je objavljen skupaj z njim. Določbe 6. do 12. člena tega pravilnika se smiselno uporabljajo tudi za vodenje osebnega spisa mladoletnikov na prestajanju vzgojnega ukrepa oddaje mladoletnika v prevzgojni dom.

Za osebo, ki prestaja uklonilni zapor, vodi zavod osebni list na posebnem obrazcu, ki je sestavni del tega pravilnika in je objavljen skupaj z njim. V osebni spis se vpisujejo podatki, ki jih kot zbirko podatkov opredeljuje 131. člen zakona. Za vodenje in hrambo osebnega spisa osebe, ki prestaja uklonilni zapor, se smiselno uporabljajo določbe od 6. do 12. člena tega pravilnika.

Pooblaščena oseba vpiše podatke o osebi na prestajanju kazni v centralno elektronsko evidenco podatkov (v nadaljnjem besedilu: centralna evidenca) iz 40. člena zakona, razen podatkov iz 36. člena zakona, tisti dan, ko je oseba sprejeta na prestajanje kazni. Vpis opravi na podlagi podatkov, zapisanih v matični knjigi in osebnem spisu ter podatkov, ki jih pooblaščene osebe zberejo neposredno od osebe na prestajanju kazni. V centralno evidenco vpiše pooblaščena oseba tudi podatke o osebi, ki prestaja uklonilni zapor. Vpis opravi na podlagi podatkov iz matične knjige in osebnega spisa take osebe. V centralno evidenco se ne vpisuje podatkov, ki se beležijo v osebnem spisu v obliki poročil in drugih pisnih sestavkov. Pooblaščena oseba mora podatke v centralno evidenco vpisovati skrbno in natančno. Vpisani podatki se morajo ujemati s podatki v matični knjigi in osebnem spisu. Pooblaščena uradna oseba lahko pomotni vpis v centralni evidenci tudi popravi.

Pooblaščena oseba se mora pri vnašanju podatkov v centralno evidenco, posredovanju in uporabi teh podatkov ter njihovem varovanju ravnati po tehničnem navodilu, ki ga izda generalni direktor.

Delavec Generalnega urada, ki ga pooblasti generalni direktor, vodi centralno evidenco ter nadzira sprotno in točno vpisovanje podatkov. Pooblaščena oseba iz prejšnjega odstavka sme v centralni evidenci popraviti tiste pomotne vpise ali posamezne podatke, za katerih popravo pooblaščena oseba v zavodu ni pristojna.

Dostop do baze podatkov v centralni evidenci imajo delavci Generalnega urada, ki jih pooblasti generalni direktor, in delavci Sektorja za izvrševanje kazenskih sankcij v Ministrstvu za pravosodje, ki jih pooblasti minister za pravosodje.

Pooblaščeni delavci iz prejšnjega člena lahko podatke iz centralne evidence posredujejo upravičencem iz 39. člena zakona samo na podlagi njihove pisne zahteve.

Zavodi vodijo pomožne evidence o dejstvih, ki se nanašajo na osebe na prestajanju kazni:

-       dnevnem številčnem stanju;

-       odvzetih predmetih in dragocenostih;

-       prejetih in odposlanih pisemskih pošiljkah in prejetih paketih;

-       obiskih;

-       prejetih vlogah in vročanju listin državnih organov, pri katerih sta čas sprejema oziroma vročitve pomembna za vložitev rednega ali izrednega pravnega sredstva;

-       obveznih in neobveznih prihrankih plačila za delo in porabi denarja;

-       prehrani;

-       poizkusih pobega, preprečitvah pobega, pobegih s prestajanja kazni in nevrnitvah v zavod;

-       napadih na delavce zavoda;

-       odkritih drogah in prepovedanih predmetih;

-       uporabi prisilnih sredstev;

-       samomorih in poizkusih samomorov oseb;

-       gladovnih stavkah;

-       ugodnostih zunaj zavoda (rednih in izrednih dopustih) in prostih izhodih;

-       izrečenih disciplinskih kaznih. Obrazce za evidence iz prejšnjega odstavka predpiše generalni direktor enotno za vse zavode. Pomožne evidence hranijo zavodi deset let od vzpostavitve pomožnih evidenc iz prvega odstavka tega člena.

Zavodi morajo na podlagi podatkov iz matične knjige, osebnega spisa in pomožnih evidenc zbirati statistične podatke o osebah na prestajanju kazni.

Zavodi pošiljajo Generalnemu uradu statistične podatke o osebah na prestajanju kazni na posebnih statističnih obrazcih, ki so določeni s tem pravilnikom. Statistične obrazce morajo izpolnjevati:

1.vsi zavodi statistične podatke o številčnem stanju v posameznem obdobju v obrazcih IK-1 in IK-1a za podatke o polnoletnih osebah ter IK-2 ali IK-2a za podatke o mladoletnikih;

2.vsi zavodi, razen prevzgojnega doma, letne statistične podatke v obrazcih IK-1, IK-1a, IK-3, IK-5, IK-7, IK-7a, IK-9, IK-11, IK-11/1 in IK-12;

3.zavod za prestajanje mladoletniškega zapora letne statistične podatke v obrazcih IK-2, IK-4, IK-6, IK-7, IK-7a, IK-9, IK-11, IK-11/1 in IK-12;

4.prevzgojni dom letne statistične podatke v obrazcih IK-2a, IK-4, IK-6, IK-11, IK-11/1 in IK-12. Zavodi morajo Generalnemu uradu vsak dan do 10. ure poslati dnevne statistične podatke za prejšnji dan do 24. ure. Statistične podatke za nedelje in dela proste dni morajo zavodi poslati Generalnemu uradu naslednji delovni dan. Trimesečne statistične podatke v obrazcih IK-1, IK-1a ter IK-2 in IK-2a morajo zavodi poslati Generalnemu uradu najkasneje do petnajstega dne v prvem mesecu naslednjega trimesečja. Letne statistične podatke za preteklo leto v obrazcih IK-1, IK-1a ter IK-2 in IK-2a morajo zavodi poslati Generalnemu uradu najkasneje do 15. januarja naslednje leto. Generalni direktor lahko predpiše tudi druge obrazce za zbiranje statističnih podatkov o osebah na prestajanju kazni, če se pokaže potreba po zbiranju, obdelavi, uporabi in posredovanju določenih statističnih podatkov (priprava letnega poročila, posredovanje podatkov drugim organom, mednarodnim institucijam in podobno). Generalni direktor lahko določi tudi drugačne roke za dostavo statističnih podatkov Generalnemu uradu.

Pooblaščene osebe zavodov so statistične obrazce dolžne izpolnjevati skrbno ter vanje vnašati samo resnične podatke. Zlasti morajo paziti, da se številčni podatki v vodoravni in navpični legi med seboj ujemajo, če so obrazci tako prirejeni.

V obrazcu IK-1 pooblaščene osebe navedejo podatke o obsojencih, ki so pravnomočno obsojeni na kazen zapora, in o obsojencih, ki so na podlagi sklepa pristojnega sodišča kazen nastopili pred pravnomočnostjo sodbe. Rubrike s skupnim napisom »Celotno povečanje« se izpolnjujejo tako, da se v njih izkazujejo podatki o številu, vseh sprejetih, premeščenih, prerazporejenih, vrnjenih z bega ipd. oseb v zavod v obdobju, na katero se nanaša poročilo, in sicer specificirano po naslovih posameznih rubrik. Obsojencev, ki med prestajanjem kazni zapora ponovno storijo kaznivo dejanje, zaradi katerega jim je izrečena kazen zapora po 55. členu Kazenskega zakonika (Uradni list RS, št. 55/08, 66/08 – popr., 39/09 in 55/09 – odl. US), in prestajajo kazen v istem zavodu, zavod v tem poročilu ne izkazuje kot osebe, ponovno sprejete na prestajanje kazni, če ni bil zoper njih odrejen pripor, zaradi česar so bili izbrisani iz evidence zavoda v prejšnjem poročevalskem obdobju. Osebe, ki so bile zaradi izrečene nove enotne kazni prerazporejene v drug zavod, se evidentira v rubriki »prerazporeditev iz drugega zavoda (IKZ)«. Osebe, ki kazen zapora nastopijo po prestani prejšnji kazni zapora in se že nahajajo v zavodu, se zavede v rubriko »Nastop kazni iz ZPKZ ali PD«. V rubrikah »Iz prekinitve« in »Iz bega« je treba izkazati le število tistih oseb, ki so se vrnile z bega oziroma s prekinitve prestajanja kazni v poročevalskem obdobju. Rubrike s skupnim napisom »Celotno zmanjšanje« se izpolnijo tako, da se v skladu z naslovom vsake posamezne rubrike izkažejo ustrezni podatki o številu oseb, ki so bile v poročevalskem obdobju odpuščene iz zavoda (bodisi po prestani kazni, na podlagi akta o amnestiji ali pomilostitvi, odločbi o pogojnem in predčasnem odpustu) in v podrubrikah rubrike »druga zmanjšanja« podatki o številu oseb, ki so zaradi drugačnih vzrokov odšle iz zavoda (npr. premestitev v drug zavod, beg, prekinitev kazni, smrt in v drugih primerih zmanjšanja številčnega stanja) za obdobje, na katerega se poročilo nanaša. Obsojence, ki jim je bila z aktom o amnestiji ali pomilostitvi pravnomočna kazen znižana, je treba v rubriki »Pomiloščeni« izkazati v poročevalskem obdobju, v katerem so bili odpuščeni. V rubriki »Drugo« se izkazujejo podatki o osebah, ki so bile zaradi uvedbe preiskave ali zaradi obnove kazenskega postopka predane preiskovalnemu sodniku, osebe, ki jim je izvršitev kazni zapora zastarala, osebe, ki jim je bila kazen zapora z aktom o amnestiji ali pomilostitvi pogojno odložena, osebe, ki jim je sodišče dovolilo prestajati nadomestno kazen zapora po 13. členu zakona in druge primere zmanjšanja številčnega stanja v zavodu, za katere ni ustreznih rubrik. V tem obrazcu mora biti seštevek izkazanih podatkov o številu oseb na prestajanju kazni v začetku poročevalskega obdobja in celotnega povečanja enak seštevku izkazanih podatkov o celotnem zmanjšanju števila oseb na prestajanju kazni in podatkov na koncu poročevalskega obdobja. Za izpolnjevanje obrazca IK-1a, ki se nanaša na statistične podatke o osebah, ki prestajajo uklonilni zapor, se smiselno uporablja navodilo za izpolnjevanje obrazca IK-1. Za izpolnjevanje podatkov v teh obrazcih se smiselno uporablja navodilo o izpolnjevanju obrazca IK-1. Obrazec IK-2 je namenjen zbiranju podatkov o mladoletnikih na prestajanju mladoletniškega zapora, obrazec IK-2a pa zbiranju podatkov o mladoletnikih v prevzgojnem domu. V tem obrazcu je treba izkazovati ustrezne podatke le za osebe, ki so v zavodu začele prestajati kazen v obdobju, na katero se poročilo nanaša. V tem obrazcu se ne izkazuje podatkov za:

-       obsojence, premeščene iz drugih zavodov, razen za obsojence, ki so premeščeni iz zavodov v tujini;

-       osebe, vrnjene z bega;

-       osebe, ki so po preteku prekinitve prestajanja kazni zapora prišle v zavod zaradi nadaljevanja prestajanja kazni zapora. Podatki, ki jih je treba izkazovati v rubriki »Skupaj sprejetih«, vključujejo tudi podatke, ki jih je treba posebej izkazovati v rubriki »Preklican pogojni odpust« in »Preklicana pogojna obsodba«. Podatki, izkazani v tem obrazcu v stolpcu 1, rubriki »Vsi« za obsojence, se morajo ujemati s seštevkom v obrazcu IK-1 v stolpcu 1, rubriki »Skupaj na novo sprejeti«. Podatki, izkazani na tem obrazcu v stolpcu 4, rubriki »Vsi« za osebe v uklonilnem zaporu, pa se morajo ujemati s seštevkom v obrazcu IK-1a v stolpcu 1, rubriki »Skupaj na novo sprejeti«. Za izkazovanje podatkov v tem obrazcu se uporabljajo navodila prvega in tretjega odstavka obrazca IK-3. V tem obrazcu je treba izkazovati podatke samo za tiste osebe, ki so bile odpuščene s prestajanja kazni (rubrika »Skupaj odpuščeni« iz obrazca IK-1 in IK-1a). V tem obrazcu zavodi ne izkazujejo podatkov za osebe, ki:

-       jim je bilo prestajanje kazni prekinjeno;

-       so bili premeščeni v drug zavod, razen za premeščene v zavod tuje države;

-       so pobegnili ali umrli med prestajanjem kazni zapora. Podatke o obsojencih, ki jim je bila kazen izredno omiljena, je treba izkazovati v tem obrazcu potem, ko so kazen v celoti ali delno prestali. Za izkazovanje podatkov o osebah, ki prestajajo uklonilni zapor, se smiselno uporablja četrti odstavek navodila za obrazec IK-3. Za izkazovanje podatkov v tem obrazcu se smiselno uporabljata prvi in drugi odstavek navodila za obrazec IK-5. Pri izpolnjevanju teh obrazcev se je treba ravnati po prejšnjem členu. Ta obrazec vsebuje podatke o izobrazbi oseb na prestajanju kazni in o njihovem izobraževanju med prestajanjem kazni. V vodoravni koloni »Številčno stanje po izobrazbi na dan 31. 12.« se izkazujejo podatki od 1 do 18 za vse, ki prestajajo kazen zapora po stanju ob koncu leta. Ti podatki se morajo ujemati s podatkom v obrazcu IK-1 oziroma IK-2 v rubriki »Številčno stanje na koncu obdobja«. Ta obrazec vsebuje podatke o doseženi izobrazbi mladoletnikov med izvrševanjem vzgojnega ukrepa oddaje mladoletnika v prevzgojni dom. V vodoravni koloni »Številčno stanje po izobrazbi na dan 31. 12.« se izkazujejo podatki od 1 do 8 za vse, ki prestajajo vzgojni ukrep po stanju ob konca leta. Ti podatki se morajo ujemati s podatkom v obrazcu IK-2a v rubriki »Številčno stanje na koncu obdobja«. Obrazca IK-11 in IK-11/1 V tem obrazcu se prikazujejo ugodnosti, ki so bile osebam na prestajanju kazni podeljene v poročevalskem obdobju, in zlorabe teh ugodnosti. V ustrezno rubriko se vpišejo vse podeljene ugodnosti, tudi če je bila ista oseba deležna več različnih ugodnosti. V rubrikah »Vrnili se z zamudo« se vpiše število ugodnosti, s katerih so se osebe, ki so jih koristile, sicer vrnile nepravočasno, vendar so se vrnile same. Rubrike »Privedeni« prikazujejo število ugodnosti, s katerih so bile osebe, ki so jih koristile, v zavod privedene, ne glede na vzrok privedbe. V rubrikah »Se niso vrnili v poročevalskem obdobju« se prikazuje število ugodnosti, s katerih se osebe, ki so jih koristile, sploh niso vrnile (so še na begu). V rubrikah »Osumljeni storitve kaznivega dejanja« se prikazuje število ugodnosti, med koriščenjem katerih so osebe, ki so jih koristile, osumljene, da so storile kaznivo dejanje. V dodatnem obrazcu IK-11/1 se prikazuje število oseb na prestajanju kazni, ki so bile deležne posameznih ugodnosti, oziroma število oseb, ki jim te ugodnosti niso bile podeljene. V tem obrazcu se v stolpcu št. 1 vpiše skupno število oseb, ki jim je bila v poročevalskem obdobju izrečena disciplinska kazen, ne glede na to, ali je bila ista oseba disciplinsko kaznovana enkrat ali večkrat. V ustreznih stolpcih se izkaže število posameznih vrst disciplinskih kazni, izrečenih polnoletnim oziroma mladoletnim osebam. V ustreznem stolpcu je treba izkazati vse izrečene disciplinske kazni, tudi če je bila kakšna oseba večkrat kaznovana z istovrstnimi ali različnimi disciplinskimi kaznimi. Disciplinske kazni, izrečene polnoletnim osebam na prestajanju kazni, se vpišejo v stolpce 2 do 13. Disciplinske kazni, izrečene mladoletnim obsojencem, se vpišejo v stolpce 14 do 23. Disciplinske kazni, izrečene mladoletnikom v prevzgojnem domu, se vpišejo v stolpce 24 do 30. Priloge: Osebni list obsojenca(-ke)/mladoletnika(-ce) (Obrazci IK-1/1 do IK-1/18); Navodilo za izpolnjevanje podatkov na obrazcih IK-1/1 do IK-1/18; Osebni list za osebo,ki prestajajo uklonilni zapor, Statistično poročilo o polnoletnih obsojencih v ZPKZ (obrazec IK-1) Statistično poročilo o osebah, ki prestajajo uklonilni zapor (obrazec IK-1a) Statistično poročilo o mladoletnikih v ZPKZ (obrazec IK-2) Statistično poročilo o mladoletnikih v PD (obrazec IK-2a) Statistično poročilo o polnoletnih in mladoletnih obsojencih, sprejetih na prestajanje kazni zapora in osebah, sprejetih na prestajanje uklonilnega zapora (obrazec IK-3) Statistično poročilo o mladoletnih osebah, sprejetih na prestajanje kazni zapora in vzgojnega ukrepa oddaje v prevzgojni dom (obrazec IK-4) Statistično poročilo o polnoletnih osebah, odpuščenih s prestajanja kazni zapora (obrazec IK-5) Statistično poročilo o mladoletnih osebah, odpuščenih s prestajanja kazni zapora in vzgojnega ukrepa oddaje v prevzgojni dom (obrazec IK-6) Statistično poročilo o vseh pogojno odpuščenih s prestajanja kazni zapora po odločbi komisije (obrazec IK-7) Statistično poročilo o pogojno odpuščenih s prestajanja kazni zapora z varstvenim nadzorstvom po odločbi komisije (obrazec IK-7a) Statistično poročilo o predčasno odpuščenih s prestajanja kazni zapora po odločbi direktorja (obrazec IK-8) Statistično poročilo o izobrazbi in izobraževanju obsojencev na prestajanju kazni zapora (obrazec IK-9) Statistično poročilo o izobraževanju mladoletnikov med izvrševanjem vzgojnega ukrepa oddaje v prevzgojni dom (obrazec IK-10) Statistično poročilo o ugodnostih v ZPKZ in PD (obrazec IK-11) Statistično poročilo o številu oseb, ki so koristile različne ugodnosti in število tistih, ki jih niso koristile (obrazec IK-11/1) Statistično poročilo o osebah, zoper katere so bile v ZPKZ in PD uporabljene/izrečene disciplinske kazni (obrazec IK-12) Pravilnik o načinu zbiranja podatkov in vodenju zbirke podatkov o obsojencih (Uradni list RS, št. 26/02) vsebuje naslednje prehodne in končne določbe:

Do celovite vzpostavitve elektronskega zbiranja podatkov po tem pravilniku se podatki zbirajo, vodijo in obdelujejo ročno.

Za osebe na prestajanju kazni, ki so ob uveljavitvi tega pravilnika že na prestajanju kazni zapora, se še naprej vodi zbirka podatkov na dosedanjih obrazcih.

Tehnično navodilo iz 16. člena tega pravilnika mora biti izdano v dveh mesecih po uveljavitvi navedenega pravilnika. Do izdaje tehničnega navodila se pri vnašanju podatkov o osebi na prestajanju kazni v centralno evidenco smiselno uporablja navodilo za uporabo računalniškega sistema, ki ga je izdal Republiški računalniški center novembra 1999.

Ta pravilnik začne veljati osmi dan po objavi v Uradnem listu RS.«. Pravilnik o spremembah in dopolnitvah Pravilnika o načinu zbiranja podatkov in vodenju zbirke podatkov o obsojencih (Uradni list RS, št. 86/09) vsebuje naslednjo končno določbo: 10. člen Ta pravilnik začne veljati naslednji dan po objavi v Uradnem listu Republike Slovenije.«.