4. člen BCZJVI

1) Sestanki, na katerih se bodo izmenjavale informacije, se bodo organizirali po potrebi, vendar najmanj enkrat na dve leti; dnevni red, na katerega bo uvrščen tudi pregled izmenjanih informacij, bo dogovorjen vnaprej. 2) Vsaka pogodbenica bo določila koordinatorja, ki bo usklajeval zadeve, povezane z izmenjavo informacij. 3) Koordinatorja: a) bosta prejemala vse dokumente, ki se pošiljajo v okviru izmenjave, vključno s poročili, uradnimi pismi itd.; b) bosta odgovorna za razvijanje sodelovanja, vključno z določitvijo odgovornih oseb, specifikacijo naprav, dokumentov, standardov in dvostranskih obveznosti; c) si bosta prizadevala za vzpostavitev in ohranitev primerno uravnotežene izmenjave informacij; d) bosta vzdrževala seznam vseh dokumentov, izmenjanih po tem dogovoru; e) bosta določila število kopij dokumentov, ki bodo posredovani; f) bosta načrtovala informativne sestanke, pripravljala dnevni red, izmenjavala zapise o sestankih in spremljala vse druge s tem povezane dogovore.