Uredba o akreditacijskih pogojih za delovanje Agencije Republike Slovenije za kmetijske trge in razvoj podeželja

S to uredbo se določajo pogoji za izdajo akreditacije Agencije Republike Slovenije za kmetijske trge in razvoj podeželja (v nadaljnjem besedilu: agencija) in pristojnosti in delovanje agencije pri izvajanju Posebnega pristopnega programa za kmetijstvo in razvoj podeželja . SAPARD (v nadaljnjem besedilu: program SAPARD).

Za podelitev akreditacije agenciji na predlog Ministrstva za kmetijstvo, gozdarstvo in prehrano, ob soglasju organa, pristojnega za nadzor proračuna pri Ministrstvu za finance, je pristojen nacionalni sklad pri Ministrstvu za finance (v nadaljnjem besedilu: nacionalni sklad). Nacionalni sklad spremlja in nadzoruje izvajanje akreditacije. Nacionalni sklad akreditacijo odvzame, če agencija ne izpolnjuje več akreditacijskih pogojev. O tem nacionalni sklad nemudoma obvesti Komisijo Evropskih skupnosti.

V postopku izdaje akreditacije nacionalni sklad opravi pregled usposobljenosti agencije za izpolnjevanje akreditacijskih pogojev. Pregled se opravi v skladu z mednarodnimi revizijskimi standardi in zajema upravne, plačilne, nadzorne in računovodske postopke in strukture, zlasti postopke agencije, ki so predpisani za izbiro projektov, izvedbo javnih razpisov in sklepanje pogodb, ki morajo biti v skladu s predpisi, ki urejajo javna naročila, pogoji iz programa SAPARD in z letnim finančnim sporazumom. Nacionalni sklad lahko prenese nalogo iz prejšnjega odstavka na drugo institucijo.

Nacionalni sklad lahko izda agenciji pogojno akreditacijo za določen čas, če agencija izpolnjuje pogoje obveznosti zagotavljanja pisnih postopkov, nezdružljivost nalog odobritve obveznosti in izplačil sredstev iz programa SAPARD, nalog izvrševanja izplačil ter nalog računovodstva obveznosti in izplačil. Agencija mora izpolnjevati tudi pogoja varnosti računalniškega sistema in notranje revizije v agenciji. Če do preteka veljavnosti pogojne akreditacije agencija ne izpolni vseh pogojev za akreditacijo, ki so določeni s to uredbo, jo nacionalni sklad agenciji odvzame.

Agencija opravlja naloge izvajanja programa SAPARD, zlasti:

-        pripravlja javne razpise za projekte,

-        preverja vloge za odobritev projektov glede skladnosti predlaganih projektov z določili programa SAPARD in javnega razpisa,

-        opravi izbiro projektov,

-        določa pogodbene obveznosti med agencijo in upravičencem do sredstev iz programa SAPARD ter mu izda dovoljenje za začetek dela,

-        izvaja nadzor na kraju samem pred in po odobritvi projekta ter spremlja dela za zagotovitev izvedbe projekta,

-        poroča nacionalnemu skladu o izvajanju projektov in ukrepov na podlagi standardnih kazalcev. Agencija opravlja naloge izvrševanja izplačil iz sredstev programa SAPARD, zlasti:

-        preverja zahtevek za izplačilo sredstev,

-        z izvajanjem pregledov na kraju samem ugotavlja upravičenost do izplačila sredstev in namenske uporabe sredstev,

-        določi višino zneska sredstev, ki so odobrena upravičencu,

-        izda odredbo Ministrstvu za finance . Sektorju javnega računovodstva za izplačilo sredstev upravičencu,

-        računovodsko evidentira obveznosti in izplačila sredstev ter dolgove agenciji v posebno računovodsko evidenco.

Pri opravljanju nalog iz 5. člena te uredbe agencija opravlja nadzorstvo nad dejstvi, ki so bila navedena v vlogi. Ta nadzor obsega tudi naknadne preglede količine in kakovosti dobavljenega blaga ali opravljenih storitev, analizo ali kontrolo vzorcev, kot tudi preglede pred in po izplačilih sredstev iz programa SAPARD. Agencija lahko ob nadzoru zahteva ekonomsko finančne ocene ter izvedenska mnenja kmetijske, tehnične ali znanstvene narave.

Agencija mora vzpostaviti ustrezen sistem poročanja o izvajanju nalog iz 5. člena te uredbe. Sistem poročanja agencije mora zagotoviti preglednost zakonitosti in skladnosti opravljenega dela agencije z akreditacijskimi kriteriji in predpisanimi postopki dela agencije. Sistem poročanja mora vsebovati tudi evidenco o neizvršenih in nepravočasno izvršenih nalogah agencije. Poročila morajo biti dostopna nacionalnemu skladu, ministrstvu, pristojnemu za kmetijstvo, gozdarstvo in prehrano, Ministrstvo za finance ter pooblaščenim organom Evropske skupnosti.

Na predlog direktorja agencije izda minister, pristojen za kmetijstvo, gozdarstvo in prehrano notranji akt agencije, s katerim se zagotavlja dosledna nezdružljivost nalog odobritve obveznosti in izplačil sredstev iz programa SAPARD, nalog izvrševanja izplačil sredstev ter nalog računovodstva obveznosti in izplačil sredstev. V aktu agencije mora biti določeno, da posamično nalogo iz prejšnjega odstavka opravlja delavec s posebnimi pooblastili, ki ni pristojen za opravljanje več kot ene naloge iz prejšnjega odstavka. V pooblastilu, ki ga delavcu izda direktor agencije, mora biti določena tudi finančna omejitev njegovega pooblastila. V skladu z aktom iz prvega odstavka direktor agencije določi:

-        postopek sprejema, evidentiranja in obdelave vlog ter zahtevkov za izplačilo sredstev iz programa SAPARD,

-        postopek, ki zagotavlja, da je delo vsakega delavca hkrati tudi kontrola njegovega predhodnika. Evidenco nadzora dela vodijo nadrejeni delavci,

-        postopek preverjanj, ki določa sezname preverjanj in jih mora izvesti delavec s posebnimi pooblastili, ki mora v spis zadeve vložiti svojo izjavo, da so bila preverjanja opravljena. Izjava je lahko v obliki elektronskega zapisa. Postopek preverjanja mora vsebovati pravila za preprečevanje in odkrivanje goljufij in nepravilnosti v postopkih dela,

-        postopek odobravanja obveznosti in plačil, in sicer določitev višine zneska, ki se izplača upravičencu ali dobavitelju v skladu s pravili iz finančnega sporazuma, zlasti s pravili, ki se nanašajo na izpolnjevanje pogojev vlog za odobritev in zahtevkov za plačilo, skladnosti s prevzetimi obveznostmi v zvezi s postopki za odobravanje projektov, pripravo javnih razpisov in sklepanjem pogodb ter s preverjanjem opravljenega dela ali storitev,

-        postopek, ki mora zagotoviti, da se izplačila sredstev iz programa SAPARD izplačajo le upravičencu ali njegovemu pooblaščencu,

-        postopek, ki zagotavlja, da se vsa izplačila, za katera prenosi niso bili izvršeni, ponovno knjižijo v dobro evro računa programa SAPARD,

-        postopek zaščite podatkovnih baz, elektronskih podpisov in preverjanj neskladnih in nenavadnih podatkov,

-        postopek, ki mora zagotoviti, da se vsaka sprememba v uporabljenih stopnjah sredstev ali predpisanih pogojih za odobritev sredstev evidentira ter, da se navodila, podatkovne baze in sezname preverjanj pravočasno in sproti dopolnjuje,

-        metodologijo poročila o nadzoru,

-        izobraževanje in periodično razporejanje delavcev na občutljivih delovnih mestih ali povečan nadzor nad temi delovnimi mesti. Postopki iz prejšnjega odstavka morajo zagotoviti, da se obravnavajo le tiste vloge in zahtevki za izplačila ki so v skladu s predpisanimi kriteriji. Vloga in zahtevek se odobrita, ko se izvede zadostno preverjanje, da se preveri skladnost s pravili finančnega sporazuma in vsebino programa SAPARD. Ta preverjanja obsegajo preverjanja ki zahtevajo pravila za vsak posamezen ukrep v okviru katerega se zahtevajo sredstva in pravila za preprečevanje in odkrivanje prevar in nepravilnosti pri čemer se posebej upošteva tveganje. Vloge in zahtevke se preverja tako, da se ugotovi izpolnjevanje pogojev, upravičenost, popolnost dokumentov, pravilno spremljajoče dokumentacije, datum prejema itd.

Agencija lahko del naloge ali celotno nalogo izvajanja ali izplačevanja sredstev ali drugih nalog iz programa SAPARD prenese na drugo institucijo, razen nalog izdaje odredbe za izvrševanje izplačil sredstev in računovodskega evidentiranja obveznosti in izplačil sredstev. Naloge iz prejšnjega odstavka se prenesejo na podlagi akta, ki ga sprejmeta direktor agencije in odgovorna oseba institucije. V aktu iz prejšnjega odstavka se jasno določijo obveznosti in odgovornosti institucije, zlasti postopki, ki zagotavljajo izpolnjevanje prenesenih nalog. Institucije morajo razpolagati z učinkovitimi sistemi, ki zagotavljajo izpolnjevanje odgovornosti institucije na predpisan način, o čemer mora institucija dati posebno izjavo. Akt mora zagotoviti pooblaščeni dostop do podatkov ki jih hranijo institucije, in sicer uslužbencem Komisije Evropskih skupnosti in Računskemu sodišču, vključno z revizijo odobrenih projektov in revizijo pri prejemnikih sredstev iz programa SAPARD.

Institucija, ki opravlja prenesene naloge iz prvega odstavka 9. člena te uredbe, mora agencijo redno in pravočasno obveščati o rezultatih izvedenih kontrol, zlasti pred odobritvijo projektov ali pred izplačili sredstev iz programa SAPARD. Izvedeno kontrolo se podrobno navede v poročilu iz prejšnjega odstavka, zlasti se navede fizična in upravna preverjanja, uporabljeno metodo preverjanj in rezultate vseh revizij ali sprejetih ukrepov v zvezi z morebitnimi nepravilnostmi ali odstopanji od predpisanih postopkov. Poročilu se priloži tudi potrdilo o izpolnjevanju pogojev iz vlog ter skladnost dela institucije s predpisanimi postopki.

Če je v sporazumu iz drugega odstavka 9. člena te uredbe določeno, da institucija, ki opravlja prenesene naloge, hrani dokumentacijo o odobrenih projektih in izplačilih sredstev iz programa SAPARD, morajo biti v sporazumu določeni tudi postopki, ki omogočajo nemoten vpogled v dokumentacijo na sedežu agencije, in sicer: pooblaščenim delavcem agencije, delavcem notranje revizijske službe agencije, pooblaščenim delavcem nacionalnega sklada, pooblaščenim delavcem Ministrstva za finance ter uslužbencem Komisije Evropskih skupnosti.

Notranja revizijska služba mora zagotoviti sistem notranjega, neodvisnega revizijskega nadzora v agenciji. Vodja notranje revizijske službe je za delo službe neposredno odgovoren direktorju agencije. Notranja revizijska služba preverja, če je izvajanje postopkov, ki jih predpiše direktor agencije, skladno s programom SAPARD in finančnim sporazumom, ki ga skleneta Komisija Evropskih skupnosti in Republika Slovenija. Preverjanja so lahko omejena na izbrane ukrepe in na vzorce transakcij, če so v načrtu za revizijo v obdobju, ki ne presega tri leta, zajete vse pomembne naloge, vključno z nalogami, ki jih izvajajo pravne osebe, ki opravljajo prenesene naloge. Delo službe za notranjo revizijo se opravlja v skladu z mednarodnimi revizijskimi standardi. Služba lahko daje direktorju agencije priporočila za odpravo ugotovljenih nepravilnosti. Direktor agencije določi postopke sprejemanja revizijskih načrtov in postopke poročanja notranje revizijske službe. Revizijski načrti in poročila iz prejšnjega odstavka morajo biti na vpogled pooblaščenim delavcem nacionalnega sklada in uslužbencem Komisije Evropskih skupnosti, ki so pooblaščeni za opravljanje finančnih revizij.

Agencija mora objaviti javni razpis za dodelitev sredstev iz programa SAPARD, ki mora biti v skladu s predpisi, ki urejajo javna naročila, ter s pogoji, ki jih določata program SAPARD in finančni sporazum iz drugega odstavka 12. člena te uredbe. Razpis mora določiti tudi obrazce za vloge na razpis, kot tudi natančna navodila za izpolnjevanje obrazcev. Vsa preverjanja v vlogi na razpis se opravijo v skladu z listo preverjanj, ki jo za naloge iz 5. člena te uredbe določi akt agencije. Direktor agencije določi roke za obdelavo vlog upravičencev za izplačilo sredstev, ki ne smejo biti daljši kot tri mesece.

Za javna naročila storitev, gradbenih del in blaga se uporabljajo predpisi, ki urejajo javna naročila, javne finance ter pogoji, ki jih določi Evropska skupnost.

Izplačila sredstev iz programa SAPARD se opravijo v tolarjih in se knjižijo v breme evro računa SAPARD. Plačilni nalogi za izplačilo sredstev upravičencem morajo biti izdani v treh dneh po tej obremenitvi ter temeljijo na obračunu izdatkov upravičenca za izbrani projekt. Nacionalni sklad potrjuje letne obračune agencije ter evro računa SAPARD. Nacionalni sklad pripravlja letno poročilo o primernosti poslovodnih in nadzornih sistemov agencije za zagotavljanje skladnosti izplačil sredstev iz programa SAPARD s pravili finančnega sporazuma in akreditacijskimi pogoji. Agencija vzpostavi knjigo dolžnikov, v katero se vnesejo zapadle garancije, povrnjena izplačila itd.

Agencija mora zagotoviti pregled nad strukturo virov financiranja po posameznih projektih. Agencija vodi knjigovodsko evidenco vseh izplačil, ki mora vsebovati podatke o nacionalni valuti in ustrezen znesek v evrih.

Če agencija ugotovi, da je bilo izplačilo sredstev iz programa SAPARD nepravilno ali neupravičeno izvršeno, mora takoj zahtevati vračilo sredstev v proračun Republike Slovenije. Agencija zagotovi sredstva za vračilo sredstev iz prejšnjega odstavka, zamudne obresti in upravne kazni, in sicer v okviru finančnega načrta prihodkov in odhodkov. Za vračilo sredstev se ne sme uporabiti sredstev programa SAPARD, sredstev domače soudeležbe in tudi ne drugih namenskih sredstev. Če sredstva agencije ne zadostujejo za vračilo sredstev iz prejšnjega odstavka, manjkajoča sredstva zagotovi Ministrstvo za kmetijstvo, gozdarstvo in prehrano.

Agencija mora hraniti dokumentacijo še pet let po dnevu izplačila sredstev upravičencu.

Z dnem uveljavitve te uredbe preneha veljati uredba o akreditacijskih pogojih za agencijo za kmetijske trge in razvoj podeželja (Uradni list RS, št. 107/99).

Ta uredba začne veljati naslednji dan po objavi v Uradnem listu Republike Slovenije. Št. 439-01/99-3 Ljubljana, dne 24. avgusta 2000. Vlada Republike Slovenije dr. Andrej Bajuk l. r. Predsednik