Pravilnik o zbirkah podatkov

Ta pravilnik določa podrobnejša navodila o načinu zbiranja podatkov, vodenja in vzdrževanja zbirk podatkov ter posredovanja osebnih podatkov (v nadaljnjem besedilu: evidence) o vojnih invalidih, vojnih veteranih in žrtvah vojnega nasilja (v nadaljnjem besedilu: upravičenci) ter predpisuje obrazec izkaznice vojnega veterana in obrazec potrdila o statusu žrtve vojnega nasilja.

Evidenca o upravičencih vsebuje osebne podatke iz 112. člena zakona o vojnih invalidih, 30. člena zakona o vojnih veteranih in 25. člena zakona o žrtvah vojnega nasilja. Vsebina evidence o upravičencih je predpisana v prilogi l, ki je sestavni del tega pravilnika. V evidenco se ne vnašajo podatki o pravicah, ki upravičencu niso bile priznane.

Upravna enota vodi in vzdržuje evidenco o upravičencih, ki imajo stalno prebivališče na območju upravne enote (aktivna evidenca). Pristojna upravna enota vodi in vzdržuje posebno evidenco o upravičencih – tujcih s stalnim prebivališčem v tujini.

Upravna enota zbira osebne podatke za oblikovanje evidence na podlagi že obstoječih evidenc o upravičencih, na podlagi dokumentacije zbrane v postopkih za priznanje njihovih pravic ter neposredno od upravičencev, na katere se podatki nanašajo.

Evidenca se oblikuje in vodi po abecednem vrstnem redu priimkov upravičencev, ki se oštevilčijo. Po predhodnem soglasju ministrstva, pristojnega za vojne invalide, lahko upravna enota določi tudi drugačen način vodenja evidence, ki je prilagojen avtomatski obdelavi podatkov ter omogoča zbiranje in posredovanje podatkov za statistične namene.

Upravna enota vodi in vzdržuje evidenco o upravičencih s sredstvi za avtomatsko obdelavo podatkov. Evidenco iz prejšnjega odstavka je upravna enota dolžna hraniti in vzdrževati tudi v obliki iztiskanega računalniškega izpisa evidence in kot rezervno kopijo v elektronski obliki.

Uporaba programske opreme in dostop do osebnih podatkov iz evidence morata biti varovana z gesli za avtorizacijo in identifikacijo programov in opreme, ki nepooblaščenim preprečujejo dostop do osebnih podatkov ter neupravičeno seznanjanje z njihovo vsebino. Računalniški izpis evidence mora biti shranjen na način, ki nepooblaščenim onemogoča dostop do podatkov in preprečuje njihovo uničenje.

Upravna enota sproti vpisuje spremembe in popravke osebnih podatkov ter spremembe vrste in obsega uveljavljenih pravic. Ob vpisu spremembe ali popravka osebnega podatka se v evidenco vpiše datum vnosa spremembe ali popravka.

Ob izgubi statusa upravičenca, ob preselitvi upravičenca na območje druge upravne enote ter po njegovi smrti, se osebni podatki o upravičencu prenesejo v posebno evidenco (pasivna evidenca). Iz vsebine pasivne evidence mora biti razvidno, na podlagi katerega razloga iz prejšnjega odstavka se osebni podatki o upravičencu vodijo v tej evidenci.

Osebne podatke iz evidence sme upravna enota posredovati drugim uporabnikom samo, če so za njihovo uporabo pooblaščeni z zakonom ali na podlagi pisne zahteve ali privolitve upravičenca, na katerega se nanašajo. Uporabniki iz prejšnjega odstavka morajo navesti pravno podlago za pridobitev osebnih podatkov in se ob tem zavezati, da jih bodo uporabili samo za namene, za katere so jih prejeli. Če nameravajo uporabniki uporabljati osebne podatke za statistične, znanstvene, raziskovalne, izobraževalne ali druge podobne namene, se lahko osebni podatki o upravičencih posredujejo le na način in v obliki, ki ne omogoča identifikacije upravičencev, na katere se podatki nanašajo. Upravna enota mora za vsako posredovanje osebnih podatkov po prvem in tretjem odstavku tega člena v evidenci upravičenca označiti, komu, kdaj in za kakšne namene so bili osebni podatki posredovani. Ne glede na pogoje iz tega člena je upravna enota dolžna posredovali osebne podatke iz evidence v uporabo in hrambo pristojnemu ministrstvu za opravljanje nalog, za katere je pooblaščeno z zakonom.

Upravna enota posreduje osebne podatke drugim uporabnikom z informacijskimi, telekomunikacijskimi in drugimi sredstvi, ki zagotavljajo varnost in tajnost podatkov. Upravna enota posreduje osebne podatke na nosilcu zapisa za avtomatsko obdelavo podatkov (disketa) s priporočeno poštno pošiljko ali po kurirju. Osebni podatki iz računalniško vodene evidence o upravičencih se drugim uporabnikom posredujejo z elektronsko pošto, faksimilnimi napravami ali računalniškim prenosom podatkov preko modema. Prenos podatkov z računalniško faksimilno pošto je treba zavarovati z geslom za identifikacijo. Prepis oziroma kopija računalniškega izpisa evidence ali njenega dela se uporabnikom pošilja s faksimilnimi sredstvi, s priporočeno poštno pošiljko ali po kurirju.

Upravna enota v svojih notranjih aktih določi način varovanja prostorov in naprav, s katerimi se obdelujejo osebni podatki ter predpiše ukrepe za zagotavljanje varnosti zbiranja, obdelave, hrambe in posredovanja osebnih podatkov.

Vojnemu veteranu se izda izkaznica vojnega veterana (v nadaljnjem besedilu: izkaznica). Obrazec izkaznice je kot priloga 2 sestavni del tega pravilnika. Žrtvi vojnega nasilja se izda potrdilo o statusu žrtve vojnega nasilja (v nadaljnjem besedilu: potrdilo). Obrazec potrdila je kot priloga 3 sestavni del tega pravilnika. Izkaznica ima številko, ki jo določi pristojno ministrstvo. V potrdilo se vpiše evidenčno številko in datum izdaje potrdila.

Upravna enota izda izkaznico za trajno. Upravičenec izgubo izkaznice naznani upravni enoti, ki jo je izdala. Upravna enota evidentira izgubo v registru in mu izda novo. Upravičencu se izda nova izkaznica tudi v primeru, če je ta postala neuporabna (npr. poškodovana ali uničena zaradi fizičnih dejavnikov).

Upravna enota vodi register izdanih izkaznic in potrdil. V register se vpiše: številko izkaznice oziroma potrdila, ime in priimek upravičenca, rojstne podatke ter datum izdaje izkaznice oziroma potrdila. Upravičencu se na njegovo zahtevo lahko izda več potrdil o statusu žrtve vojnega nasilja.

Upravna enota mora vzpostaviti evidenco o upravičencih najpozneje v šestih mesecih od dneva uveljavitve tega pravilnika.

Z dnem uveljavitve tega pravilnika preneha veljati navodilo o vsebini in načinu vodenja evidence o uživalcih denarnih prejemkov po zakonu o vojaških invalidih in zakonu o civilnih invalidih vojne (Uradni list SRS, št. 45/88).

Ta pravilnik začne veljati naslednji dan po objavi v Uradnem listu Republike Slovenije. Priloga 1: Obrazec Priloga 2: Izkaznica vojnega veterana Priloga 3: Potrdilo o statusu žrtve vojnega nasilja